5 βέλτιστες πρακτικές για να συνεχίσετε με ασφάλεια να χρησιμοποιείτε το Microsoft Office 365

Το Microsoft Office θεωρείται η αγαπημένη επιλογή στο χώρο σουίτας παραγωγικότητας. Το δημοφιλές λογισμικό χρησιμοποιείται από εκατομμύρια καταναλωτές και επιχειρήσεις σε όλο τον κόσμο. Διατηρεί επίσης ισχυρό έλεγχο στον τομέα των Επιχειρήσεων. Γι' αυτό γίνεται όλο και πιο απαραίτητο να χρησιμοποιείτε με ασφάλεια το Office 365, τις διαδικτυακές εκδόσεις για εύκολη συνεργασία.

Η εταιρεία προσφέρει μια μεγάλη γκάμα προσωπικών, Επιχείρηση, και επιχειρηματικά σχέδια. Με κάθε πρόγραμμα, έχετε πρόσβαση στις εφαρμογές του Office, στο OneDrive και πολλά άλλα μαζί με ορισμένες προϋποθέσεις. Φυσικά, πρόκειται να δημιουργήσετε, να επεξεργαστείτε και να αποθηκεύσετε προσωπικές καθώς και εμπιστευτικές πληροφορίες χρησιμοποιώντας το Microsoft Word, το Excel και το OneDrive.

Γι' αυτό είναι σημαντικό να ενισχυθεί η ασφάλεια κατά τη διαδικασία επεξεργασίας, προβολής και κοινής χρήσης.

Σε αυτήν την ανάρτηση, θα σας καθοδηγήσω στις πέντε κορυφαίες πρακτικές για να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε το Office 365 με ασφάλεια. Εφαρμόστε αυτές τις μετρήσεις και μην ανησυχείτε από κλοπή δεδομένων ή οποιαδήποτε κακή χρήση. Ας αρχίσουμε.

Αποκτήστε το Office 365

1. Χρησιμοποιήστε ισχυρό κωδικό πρόσβασης και ενεργοποιήστε το 2FA

Αυτός είναι άνευ λόγου. Κατά τη δημιουργία ενός λογαριασμού Microsoft, χρησιμοποιήστε τον ισχυρό κωδικό πρόσβασης με συνδυασμό γραμμάτων, αριθμών και ειδικών χαρακτήρων.

Εάν ανησυχείτε μήπως τα θυμάστε, τότε θα σας συμβούλευα να επενδύσετε σε έναν διαχειριστή κωδικών πρόσβασης. Υπάρχουν πολλές ικανές προσφορές όπως το LastPass, Enpass, 1 Κωδικός πρόσβασης, SafeInCloud και πολλά άλλα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ενσωματωμένη δημιουργία κωδικών πρόσβασης και την αυτόματη σύνδεση τόσο σε iOS όσο και σε Android για εμπειρία σύνδεσης χωρίς προβλήματα.

Η επιλογή ενός ισχυρού κωδικού πρόσβασης είναι ένα μέρος της διαδικασίας. Θα σας προτείνω ανεπιφύλακτα να ενισχύσετε την ασφάλεια χρησιμοποιώντας έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων.

Μην επιλέξετε μόνο την επαλήθευση αριθμού κινητού τηλεφώνου. Υπήρξαν πολλές περιπτώσεις όπου χάκερ μπόρεσαν να αποκτήσουν πρόσβαση στον λογαριασμό ενός ατόμου χρησιμοποιώντας μια ανταλλαγή SIM και στη συνέχεια να διαβάσουν το OTP από τα μηνύματα. Ο διευθύνων σύμβουλος του Twitter Τζακ Ντόρσεϊ είναι το πρόσφατο θύμα τέτοιων πρακτικών.

Χρήση Εφαρμογές 2FA (έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων). που δημιουργούν τυχαίους κωδικούς σε μια συγκεκριμένη περίοδο. Εισαγάγετε αυτόν τον κωδικό μετά την οθόνη κωδικού πρόσβασης. Το Authy θα ήταν η προτιμώμενη επιλογή μου για υποστήριξη πολλαπλών πλατφορμών και δυνατότητες συγχρονισμού.

Επίσης στο Guiding Tech

2. Προστασία ευαίσθητων εγγράφων με κωδικό πρόσβασης

Για να αποτρέψετε το άνοιγμα και την πρόσβαση άγνωστων σε ευαίσθητα έγγραφα, μπορείτε πάντα να προστατεύετε έγγραφα με κωδικό πρόσβασης χρησιμοποιώντας το ενσωματωμένο εργαλείο κωδικού πρόσβασης.

Κάντε κλικ στο μενού Αναθεώρηση από τη γραμμή κορδέλας, πατήστε Προστασία εγγράφου και το παράθυρο διαλόγου θα σας επιτρέψει να προσθέσετε κωδικούς πρόσβασης και ορισμένους κανόνες σχετικά με αυτό.

Μιλώντας για κανόνες, μπορείτε να προσθέσετε έναν κωδικό πρόσβασης για να προβάλετε ένα έγγραφο, να ορίσετε έναν άλλο κωδικό πρόσβασης για να επιτρέψετε σε άλλους να κάνουν τροποποιήσεις σε ένα έγγραφο. Κάποιος μπορεί επίσης να εμποδίσει τους συναδέλφους να προσθέτουν σχόλια χρησιμοποιώντας περαιτέρω επιλογές.

Μπορείτε να ενεργοποιήσετε αυτή τη μικρή εναλλαγή στην ενότητα απορρήτου για να αποκρύψετε προσωπικές πληροφορίες από το αρχείο.

3. Προσθήκη ημερομηνίας λήξης στον σύνδεσμο κοινής χρήσης του OneDrive

Οι εφαρμογές του Office 365 ενσωματώνουν στενά την πλατφόρμα cloud του Microsoft OneDrive. Λοιπόν, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Box και το Dropbox, αλλά θα προτείνω το OneDrive ως ενσωματωμένο από προεπιλογή στα Windows 10 και διαθέτει επίσης χώρο αποθήκευσης 1 TB για συνδρομητές του Office 365.

Κάθε αρχείο Word, PowerPoint και Excel αποθηκεύεται αυτόματα στην πλατφόρμα cloud της Microsoft.

Τώρα, κατά την κοινή χρήση ενός αρχείου ή φακέλου από την εφαρμογή OneDrive, η Microsoft προσφέρει έναν καθαρό τρόπο προσθήκης ημερομηνίας και ώρας λήξης σε αυτόν τον κοινόχρηστο σύνδεσμο.

Στο OneDrive Web, όταν μοιράζεστε έναν φάκελο, μπορείτε να πατήσετε Κοινή χρήση και να επιλέξετε μια καθορισμένη ημερομηνία λήξης. Από εκεί, επιλέξτε την ώρα και την ημερομηνία λήξης του συνδέσμου.

Ωστόσο, τα πράγματα είναι λίγο περίπλοκα στο κινητό. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να εκτελέσετε την ίδια ενέργεια σε εφαρμογές iOS και Android.

Βήμα 1: Κατεβάστε το OneDrive και συνδεθείτε με διαπιστευτήρια και κωδικό 2FA.

Βήμα 2: Μεταβείτε στο φάκελο που θέλετε να μοιραστείτε και πατήστε στο μενού με τις τρεις κουκκίδες.

Βήμα 3: Επιλέξτε κοινή χρήση και επιλέξτε ρυθμίσεις συνδέσμου.

Βήμα 4: Προσθέστε ώρα και ημερομηνία για τη σύνδεση και ενεργοποιήστε την εναλλαγή.

Καθώς η δυνατότητα που αναφέρεται παραπάνω σχετίζεται με το OneDrive, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια τεχνική για να προσθέσετε τη λήξη σε εικόνες και βίντεο.

Επίσης στο Guiding Tech

4. Προσθήκη κωδικού πρόσβασης στους συνδέσμους OneDrive

Η επιλογή δύο που αναφέρθηκε παραπάνω χρησιμοποιείται περισσότερο όταν θέλετε να προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης μόνο ένα αρχείο κάθε φορά. Αλλά αν θέλετε να μοιραστείτε 8-10 έγγραφα με μία μόνο κίνηση, είναι καλύτερα εσείς προστατέψτε τους συνδέσμους του OneDrive με κωδικό πρόσβασης.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, μπορείτε να ανεβάσετε όλα τα έγγραφα σε έναν μόνο φάκελο στο OneDrive.

Τώρα, ανοίξτε τον ιστό του OneDrive, επιλέξτε το φάκελο και πατήστε στο μενού κοινής χρήσης. Από το παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε προσθήκη κωδικού πρόσβασης και, στη συνέχεια, μοιραστείτε τη σύνδεση του φακέλου.

Ο παραλήπτης θα πρέπει να εισαγάγει έναν κωδικό πρόσβασης πριν αποκτήσει πρόσβαση στα αρχεία σε αυτόν.

Γνωρίζω ότι η λύση δεν είναι τόσο προσαρμόσιμη όσο η επιλογή ενότητας που σας επιτρέπει να αποκλείσετε ορισμένα δικαιώματα και να αποκρύψετε προσωπικά στοιχεία. Ωστόσο, συνολικά, ο τρόπος OneDrive κάνει τη δουλειά από την άποψη ενός πρόσθετου επιπέδου ασφαλείας.

Δυστυχώς, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία σε εφαρμογές για κινητά. Είναι διαθέσιμο μόνο στον ιστό του OneDrive.

5. Χρησιμοποιήστε βιομετρικά στοιχεία στο OneDrive

Όπως ίσως έχετε μαντέψει, το OneDrive παίζει τον κεντρικό ρόλο στην εμπειρία του Office 365.

Είτε είναι OneNote είτε Word είτε Excel, καθένα από αυτά αποθηκεύει το αρχείο στο OneDrive. Γι' αυτό είναι σημαντικό να το διατηρείτε ασφαλές χρησιμοποιώντας βιομετρικά στοιχεία σε εφαρμογές για κινητά.

Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις > Ασφάλεια και ενεργοποιήστε την προστασία FaceID ή δακτυλικών αποτυπωμάτων για iOS και Android.

Κατεβάστε το OneDrive για iOS

Κατεβάστε το OneDrive για Android

Επίσης στο Guiding Tech

Απολαύστε μια ασφαλή εμπειρία Office 365

Η Microsoft κατανοεί τις ανάγκες των καταναλωτών και των επιχειρήσεων να διατηρούν τα δεδομένα τους ασφαλή. Γι' αυτό η εταιρεία έχει εισαγάγει αρκετά μέτρα ασφαλείας στη σουίτα Office 365.

Πρόσφατα, η εταιρεία ανακοίνωσε το Personal Vault για το OneDrive, το οποίο σας επιτρέπει να προσθέτετε προσωπικά έγγραφα σε αυτό με ένα επιπλέον επίπεδο ασφάλειας.

Επόμενο: Αναρωτιέστε τι είναι το Personal Vault και θέλετε να μάθετε περισσότερα για αυτό; Διαβάστε την παρακάτω ανάρτηση για να δείτε περισσότερες λεπτομέρειες.