Μετακίνηση από το Evernote στο Google Keep Notes and Docs: My Experience

Τον περασμένο μήνα, έγραψα ένα αναλυτική ανάρτηση εξηγώντας γιατί μετέφερα όλα τα δεδομένα και τα αρχεία μου από το Dropbox στο Google Drive. Αυτό είναι μέρος της συνεχιζόμενης προσπάθειάς μου να μεταφέρω τα πάντα σε μια ενιαία πλατφόρμα. Η ιδέα μου είναι να χρησιμοποιώ λιγότερες εφαρμογές και επεκτάσεις/πρόσθετα προς όφελος της συνέπειας, της ομοιομορφίας και της καλύτερης ενσωμάτωσης σε πλατφόρμες και διεπαφή χρήστη.

Σήμερα, θα μοιραστώ την εμπειρία μου από τη μετάβαση από το Evernote στο Google Keep (τώρα ονομάζεται Keep Notes) και στα Έγγραφα. Γιατί επέλεξα το Google; Τα περισσότερα προϊόντα Google είναι δωρεάν ή φθηνότερα από τον ανταγωνισμό. Επίσης, η Google υποστηρίζει σχεδόν όλες τις μεγάλες πλατφόρμες.

Ήμουν μεγάλος θαυμαστής της εφαρμογής Sunrise calendar πριν την αγοράσει η Microsoft και την κλείσει. Χρησιμοποίησα την εφαρμογή Newton για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τώρα είναι κλείνοντας πολύ. Η μοίρα της Evernote κρέμεται επίσης, αφού η εταιρεία το έχει ήδη κάνει έχασε τον CTO και CFO

και φημολογείται ότι βρίσκεται σε πτωτική πορεία χωρίς ανάπτυξη τους τελευταίους μήνες.

Σε ένα τέτοιο σενάριο, είναι λογικό να δράσουμε γρήγορα και να προχωρήσουμε σε ένα σύνολο αξιόπιστων εναλλακτικών λύσεων. Έτσι ξεκίνησα.

Επίσης στο Guiding Tech

1. Evernote στο Google Keep

Ενώ το Evernote προσφέρει τη δυνατότητα να βλέπετε καθαρά όλα τα σημειωματάρια και τις σημειώσεις σας στην πλαϊνή γραμμή, το Google Keep ακολουθεί μια διαφορετική προσέγγιση.

Το Keep προσφέρει μια απλή διεπαφή. Ωστόσο, δεν υπάρχουν σημειωματάρια ή σύστημα ιεραρχίας αρχείων σε αυτό. Αντίθετα, μπορείτε να δημιουργήσετε σημειώσεις που μπορούν να είναι χρωματικά κωδικοποιημένες για καλύτερα παρουσίαση και οργάνωση.

Πάντα μου άρεσαν οι ελκυστικές οπτικά εφαρμογές και χάρηκα που έμαθα ότι πλέον μπορούσα να αντιστοιχίσω σε κάθε σημείωση ένα χρώμα. Κάνει την αναζήτηση πληροφοριών για ένα συγκεκριμένο έργο ή θέμα πολύ πιο γρήγορη.

Μου αρέσει επίσης η ιδέα ότι μπορώ μετατρέψτε το Keep σε Έγγραφα Google μέσα από τη διεπαφή.

Το Google Keep βασίζεται σε ετικέτες και στην ισχυρή λειτουργία αναζήτησης της Google για να σας βοηθήσει να βρείτε αυτό που ψάχνετε στις σημειώσεις σας. Αν ψάχνετε για μια δομή φακέλου για να κατανοήσετε τις σημειώσεις και τις ιδέες σας, θα πρέπει να δείτε τα Έγγραφα Google, αλλά περισσότερα για αυτό αργότερα.

Το Keep επιτρέπει σε πολλούς χρήστες να συνεργάζονται σε μία μόνο σημείωση δωρεάν, σε αντίθεση με το Evernote. Χρειάζεστε το σχέδιο Evernote's Plus για αυτό. Μπορώ τώρα να προσκαλέσω φίλους να συνεισφέρουν σε μια σημείωση της λίστας υποχρεώσεων όλων των δραστηριοτήτων στις οποίες μπορούμε να συμμετέχουμε στα οδικά μας ταξίδια.

Το Evernote μου επέτρεψε να σχολιάζω εικόνες εν κινήσει. Στο Google Keep, μπορώ να ζωγραφίζω. Είτε πρόκειται για νέα κενή σημείωση είτε για υπάρχουσα με φωτογραφία, μπορώ να γίνω δημιουργικός εδώ.

Τι γίνεται με τους επαγγελματίες χρήστες που χρησιμοποιούν τη συνομιλία και την παρουσίαση εργασίας του Evernote; πιστεύω Τα Hangouts θα λειτουργήσουν τέλεια σε αυτές τις καταστάσεις. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για συνομιλία ή βιντεοκλήση σε συσκέψεις. Αντί να χρησιμοποιείτε σημειωματάρια και σημειώσεις, θα χρησιμοποιείτε πλέον φακέλους και αρχεία στο Drive και σημειώσεις στο Keep.

Στην επιφάνεια εργασίας των Windows, χρησιμοποιούσα αυτοκόλλητες σημειώσεις για να δημιουργήσω σύντομες σημειώσεις που θα μπορούσα να διαγράψω αργότερα σε λίγες μέρες. Δεν υπήρχε διαθέσιμη δυνατότητα συγχρονισμού. Το Google Keep το αντικατέστησε επίσης.

Έχω την τάση να ξεχνάω πράγματα που υποτίθεται ότι πρέπει να κάνω όταν είμαι έξω. Το Keep με βοηθάει να τα σημειώνω γρήγορα. Δημιούργησα μια σημείωση για να εκτυπώσω επισκέψεις σε ένα τοπικό τυπογραφείο και πρόσθεσα μια υπενθύμιση τοποθεσίας. Όταν βρίσκομαι κοντά, το Keep θα μου το υπενθυμίσει. Με το Evernote, μπορούσα να δημιουργήσω μόνο υπενθυμίσεις βάσει χρόνου.

Ένας τομέας όπου το Keep λάμπει πάνω από το Evernote είναι οι λίστες. Στο Keep, όταν δημιουργώ μια λίστα με πολλά στοιχεία και τα ελέγχω ως ολοκληρωμένα, κάθε καταχώριση μετακινείται στο κάτω μέρος της λίστας. Όταν άρχισα να πληκτρολογώ ένα αντικείμενο, το Keep μου υπενθύμισε ότι υπήρχε ήδη στη λίστα και με βοήθησε να αποφύγω την αντιγραφή. Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη σε πολλές εφαρμογές λιστών υποχρεώσεων όπως Todoist.

Ένα εξαιρετικό παράδειγμα χρήσης λιστών είναι να δημιουργήσετε μια σημείωση λίστας αγορών για το σπίτι σας και να τη μοιραστείτε με τον σύζυγό σας. Διευκολύνει την αγορά ειδών παντοπωλείου και τον έλεγχο των αντικειμένων. Το μόνο μου παράπονο είναι ότι δεν λαμβάνω ειδοποίηση όταν κάτι ελέγχεται από τη λίστα.

Τόσο το Evernote όσο και το Keep μου επιτρέπουν να καταγράφω ιδέες ενώ βρίσκομαι εν κινήσει χρησιμοποιώντας κείμενο, εικόνες και φωνή. Μιλώντας για τη φωνή, το Keep κάνει κάτι καλύτερα από το Evernote εδώ. Όλα τα φωνητικά σημειώματα θα μετατραπούν σε κείμενο και θα αποθηκευτούν στην ίδια σημείωση για μελλοντική ανάγνωση.

Οι ελλείψεις του Keep

Δεν είναι όλα λιακάδα όμως. Αυτό που δεν μου αρέσει στο Keep είναι πώς χειρίζεται τις σημειώσεις και τις λίστες ξεχωριστά. Μια σημείωση μπορεί να είναι είτε μια λίστα με πλαίσια ελέγχου είτε μια σημείωση με κείμενο, εικόνα και φωνή. Δεν μπορεί να είναι συνδυασμός των δύο. Αυτό είναι απογοητευτικό.

Αν και το Notes είναι ισχυρό και εκπληκτικό, δεν ενσωματώνεται στο Ημερολόγιο Google. Τα Έγγραφα Google κάνουν έτσι γιατί δεν μπορεί το Google Keep; Έστειλα ένα tweet στην ομάδα και μου ζήτησαν να υποβάλω ένα αίτημα για λειτουργίες. Η Google διαθέτει επίσης ένα Εφαρμογή εργασιών που δεν ενσωματώνει το Keep.

Το θετικό είναι ότι μπόρεσα να το εγκαταστήσω σε κάθε συσκευή που κατέχω, σε αντίθεση με το Evernote όπου στον δωρεάν λογαριασμό μου, είχα περιοριστεί σε 2 συσκευές.

Επίσης στο Guiding Tech

Ως προϊόν Google, το Keep θα προτείνει αυτόματα φράσεις όταν ξεκινάτε να πληκτρολογείτε και εάν η καταχώριση είναι ήδη στη λίστα σας, θα σας υπενθυμίσει το ίδιο. Στη συνέχεια, μπορείτε να το αποεπιλέξετε.

Το Keep δεν υποστηρίζει εμπλουτισμένο κείμενο, πράγμα που σημαίνει ότι δεν μπορώ να χρησιμοποιήσω έντονη, πλάγια ή οποιαδήποτε άλλη οπτική ένδειξη για να με βοηθήσει να οργανώσω τις σκέψεις μου σε μια σημείωση όπως έκανα στο Evernote.

Κάποτε δημιούργησα μια πολύ μεγάλη σημείωση νομίζοντας ότι θα ήταν εύκολο να ψάξω για κείμενο μέσα, αλλά έκανα λάθος. Ενώ υπάρχει μια δυνατότητα αναζήτησης για αναζήτηση κειμένου μέσα στις σημειώσεις, δεν υπάρχει τρόπος αναζήτησης μέσα σε μια σημείωση.

Κατά τη διάρκεια της έρευνάς μου, διαπίστωσα ότι υπάρχει α όριο ετικέτας 99 στο Keep. Αυτό μπορεί να είναι τόσο περιοριστικό εάν χρησιμοποιείτε το Keep για μεγάλο χρονικό διάστημα. Τα καλά νέα είναι ότι το Το όριο ετικέτας νωρίτερα ήταν 50 και φαινόταν να έχει αυξηθεί πρόσφατα. Καθώς η δημοτικότητα του εργαλείου αυξάνεται, ίσως η Google επανεξετάσει την απόφασή της. Από την άλλη, το Evernote επιτρέπει έως και 100.000 ετικέτες!

Το Evernote έχει επίσης μερικές ελλείψεις. Ως δωρεάν χρήστης, ανακάλυψα ότι δεν μπορούσα να προσθέσω πολλές εικόνες σε μία σημείωση λόγω του ορίου 25 MB/σημείωση.

Εδώ είναι ένα πλήρες λίστα με όλα τα όρια, λογιστικά, για το Evernote. Η Google πρέπει να δημιουργήσει μια παρόμοια λίστα.

Επίσης στο Guiding Tech

2. Evernote στα Έγγραφα Google

Ειλικρινά, θα χάσω τη λειτουργία φορητού υπολογιστή του Evernote, αλλά βρήκα μια λύση — τα Έγγραφα Google. Μέσα στο Google Drive, μπόρεσα να δημιουργήσω υποφακέλους μέσα σε φακέλους για να αποθηκεύσω τα έγγραφα και τα αρχεία μου. Τώρα μπορώ να χρησιμοποιήσω το Drive και τα Έγγραφα για να μιμηθούν τη λειτουργία αρχειοθέτησης του Evernote.

Ενώ το Evernote μου επιτρέπει να εμβαθύνω μόνο δύο επίπεδα με τη δομή των φακέλων του, δεν υπάρχει όριο στο πόσο βαθιά μπορώ να πάω με τους φακέλους του Google Drive.

Είμαι ακόμα στη διαδικασία μεταφοράς σημειώσεων, αλλά έτσι φαίνεται αυτή τη στιγμή. Θα πάρει καλύτερη μορφή με την πάροδο του χρόνου. Το κάνω ένα-ένα, αλλά υπάρχουν τρόποι αυτοματοποίησης της διαδικασίας. Περισσότερα για αυτό αργότερα.

Το Google Drive μου επιτρέπει επίσης να πραγματοποιώ δωρεάν αναζήτηση σε έγγραφα και αρχεία PDF. Τόσο το Drive όσο και το Evernote υποστηρίζουν το OCR και δεν χρειάζεται να πληρώσετε για το πρώτο όπως για το Evernote.

Χρησιμοποιώ τα Έγγραφα ως ντουλάπι αρχείων για να αποθηκεύω σημειώσεις και συνημμένα που είναι πιο μακροπρόθεσμα. Εν τω μεταξύ, χρησιμοποιώ το Google Keep για βραχυπρόθεσμες σημειώσεις που διαγράφω συχνά. Το Keep είναι καλύτερο για σημειώσεις κειμένου, εικόνας και ήχου.

Είναι εύκολο να μετατρέψετε ένα Έγγραφο Google σε Keep και αντίστροφα. Χρήσιμο για περιπτώσεις που θέλω να αποθηκεύσω μόνιμα μια σημείωση Keep. Αυτή η δυνατότητα λείπει για τις εκδόσεις iOS αυτών των εφαρμογών. Δεν είμαι σίγουρος γιατί το iOS αποκλείστηκε, καθώς τόσες πολλές εφαρμογές Google είναι διαθέσιμες σε αυτήν την πλατφόρμα.

Το Evernote λειτουργεί σαν ντουλάπι αρχειοθέτησης. Μπορείτε να επιτύχετε παρόμοια αποτελέσματα με το Keep και το Docs με τη βοήθεια του Αποθήκευση στην επέκταση Google Drive. Χρησιμοποιώντας αυτό, μπορείτε να κάνετε αποκοπή ιστοσελίδων σε μορφή HTML ή PDF. Όπως το Evernote, η Google υποστηρίζει το OCR και μπορεί επίσης να αναζητήσει κείμενο μέσα σε εικόνες.

Τις ιστοσελίδες που χρειάζομαι μόνο για γρήγορη αναφορά, τις αποθηκεύω στο Συνεχίστε να το χρησιμοποιείτε Επέκταση Chrome.

Τα Έγγραφα Google υποστηρίζουν επίσης εμπλουτισμένο κείμενο που λείπει πολύ στο Keep. Μπορείτε να δημιουργήσετε συνδέσμους προς άλλα Έγγραφα και αρχεία μέσα στο Drive, παρόμοια με τον τρόπο που συνδέετε άλλες σημειώσεις/σημειωματάρια στο Evernote, αλλά το ίδιο δεν είναι δυνατό στο Keep. Αυτό κάνει τα Έγγραφα ακόμα πιο απαραίτητα.

Πρέπει να συμφωνήσω ότι η χρήση ενός συνδυασμού των Εγγράφων Google και του Keep μπορεί να με φέρει σε μια διόρθωση περιστασιακά. Η αναζήτηση Google λειτουργεί ξεχωριστά στο Drive και στο Keep. Αυτό συμβαίνει επειδή το Keep δεν αποτελεί μέρος του Google Drive. Ωστόσο, εφαρμογές όπως οι Παρουσιάσεις και τα Φύλλα αποτελούν μέρος του Drive και συνδέονται επίσης με το Keep, κάτι που μπορεί να είναι χρήσιμο για πίνακες και παρουσιάσεις.

Αν και δεν είμαι ευχαριστημένος με αυτήν τη ρύθμιση, το Keep είναι δωρεάν και συνοδεύεται από απεριόριστο αποθηκευτικό χώρο δεν υπολογίζεται στον δωρεάν αποθηκευτικό χώρο 15 GB της Google. Ελέγξτε μας Οδηγός αποθήκευσης Google Drive για το τι μετράει και τι όχι.

3. Τρόπος Μεταφοράς

Αυτό είναι το μεγαλύτερο πρόβλημα που έχω αντιμετωπίσει μέχρι τώρα. Δεν υπάρχει τρόπος να εισαγάγετε απευθείας σημειώσεις και συνημμένα από το Evernote στο Keep. Σας ζητώ από όλους να ανοίξετε το Keep και να χρησιμοποιήσετε την επιλογή σχολίων για να υποβάλετε ένα αίτημα λειτουργίας Evernote στο Keep. Μπορείτε να το κάνετε στο web έκδοση μόνο, όχι σε επιτραπέζιους υπολογιστές ή εφαρμογές για κινητά.

Υπάρχουν μερικές λύσεις που θα συζητήσω παρακάτω. Δείτε ποιο ταιριάζει στις ανάγκες σας.

Cloud HQ προσφέρει δωρεάν υπηρεσία που θα δημιουργήσει δωρεάν αντίγραφα ασφαλείας όλων των σημειώσεων του Evernote στο Google Drive. Θα δημιουργήσουν ένα αρχείο HTML για κάθε σημείωση. Γνωρίζουμε ήδη ότι το Drive ενσωματώνει το Keep.

Τώρα μπορείτε να δημιουργήσετε σημειώσεις στο Keep from Docs. Το τελευταίο μέρος μπορεί να είναι μια κουραστική διαδικασία, αλλά αυτή είναι η μόνη διαθέσιμη εναλλακτική αυτή τη στιγμή.

Η δεύτερη επιλογή είναι να αντιγράψετε τα πάντα χειροκίνητα, μία σημείωση τη φορά. Αυτό κάνω, καθώς μου δίνει περισσότερο έλεγχο σε κάθε πτυχή της διαδικασίας και μου επιτρέπει να καθαρίζω το σπίτι.

Έχω διαγράψει παλιές σημειώσεις, ακόμη και ολόκληρα τετράδια, που δεν χρειαζόμουν πια. Κατά τη διάρκεια της χειροκίνητης και χρονοβόρας διαδικασίας μεταφοράς, έπεσα πάνω σε ξεχασμένες αλλά ουσιαστικές σημειώσεις με κομμάτια και κομμάτια πληροφοριών που ούτε καν θυμόμουν.

Evernote στο Google Keep & Docs

Έχω περισσότερες από 1000 σημειώσεις στο Evernote, αλλά δεν χρειάζομαι πλέον περισσότερες από τις μισές από αυτές. Η διαδικασία αλλαγής σημειώσεων από το Evernote στα Έγγραφα και στο Keep θα πάρει χρόνο, αλλά θα ενοποιήσει περαιτέρω τα δεδομένα μου και θα έχω δύο λιγότερα μέρη για να αναζητήσω ιδέες, σημειώσεις και αρχεία.

Ο συνδυασμός των Εγγράφων Google και του Keep μπορεί να αντικαταστήσει το Evernote, ακόμη και μια εφαρμογή λίστας υποχρεώσεων, αλλά με λιγότερες δυνατότητες. Το ερώτημα λοιπόν είναι τι χρειάζεστε; Περισσότερες δυνατότητες και περισσότερες εφαρμογές με αρχεία και δεδομένα διάσπαρτα στον ιστό;

Ή, μπορείτε να το κάνετε με λιγότερες δυνατότητες που προσφέρουν εφαρμογές αλλά περισσότερη σταθερότητα, συνέπεια σε όλες τις πλατφόρμες και καλύτερη ενοποίηση; Σίγουρα, μπορεί να χρειαστεί να κόψετε τις γωνίες κάπου, και εξαρτάται αποκλειστικά από εσάς ποια θα κόψετε.

Επόμενο: Θέλετε να χρησιμοποιήσετε το Google Drive σαν επαγγελματίας; Ακολουθούν 5 εφαρμογές Chrome που θα σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Google Drive.