Πώς να προγραμματίσετε την αλληλογραφία εκτός γραφείου στο Outlook
Miscellanea / / November 29, 2021
Όλοι αξίζουν διακοπές ή ένα μικρό διάλειμμα από την επαγγελματική ζωή. Ωστόσο, εάν πρόκειται να πάτε σε άδεια για λίγες μέρες και δεν διαθέτετε στο γραφείο για να εξυπηρετήσετε πελάτες, συνιστάται να ορίσετε αυτόματες απαντήσεις ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός γραφείου στο Outlook. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να ενημερώσετε τους άλλους πότε, γιατί και για πόσο καιρό δεν θα είστε διαθέσιμοι. Μπορείτε επίσης να αναφέρετε με ποιον να επικοινωνήσετε εν απουσία σας χρησιμοποιώντας απαντήσεις εκτός γραφείου.
Μπορείτε εύκολα να ρυθμίσετε και να προγραμματίσετε την αλληλογραφία εκτός γραφείου στις εφαρμογές ιστού του Outlook, Windows και Mac. Δυστυχώς, δεν μπορείτε να κάνετε το ίδιο από Εφαρμογές για κινητά του Outlook. Σε αυτήν την ανάρτηση, θα καλύψουμε και τις τρεις πλατφόρμες και θα σας δείξουμε πώς να προγραμματίζετε ειδοποιήσεις εκτός γραφείου στο Outlook.
Επίσης στο Guiding Tech
Προγραμματισμός αλληλογραφίας εκτός γραφείου στο Outlook Web
Οι εφαρμογές του Outlook για επιτραπέζιους υπολογιστές είναι καλές, αλλά το Outlook web παραμένει το πιο πλούσιο σε χαρακτηριστικά μεταξύ των τριών. Νέες λειτουργίες όπως π.χ Outlook Spaces προσγειώνεται πρώτα στο Outlook web και, στη συνέχεια, επεκτείνεται σε άλλες πλατφόρμες.
Δείτε πώς μπορείτε να ορίσετε αυτόματες απαντήσεις στο Outlook web.
Βήμα 1: Επισκεφτείτε το Outlook στον Ιστό.
Επισκεφτείτε το Outlook Web
Βήμα 2: Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ρυθμίσεις στην επάνω δεξιά γωνία και επιλέξτε Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook.
Βήμα 3: Επιλέξτε Αλληλογραφία από την αριστερή πλαϊνή γραμμή και κάντε κλικ στο Αυτόματες απαντήσεις.
Βήμα 4: Ενεργοποίηση εναλλαγής αυτόματων απαντήσεων.
Βήμα 5: Μπορείτε να ρυθμίσετε τις απαντήσεις σας να ξεκινούν και να τελειώνουν σε μια συγκεκριμένη ώρα. Διαφορετικά, θα συνεχίσουν μέχρι να τα απενεργοποιήσετε. Ενεργοποίηση αποστολής απαντήσεων μόνο κατά τη διάρκεια μιας χρονικής περιόδου. Επιλέξτε Ώρα έναρξης και ώρα λήξης.
Βήμα 6: Πληκτρολογήστε την εξατομικευμένη απάντησή σας με όλες τις σχετικές λεπτομέρειες και πατήστε το κουμπί Αποθήκευση στο κάτω μέρος.
Κατά τη σύνταξη μιας απάντησης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα επεξεργασίας εμπλουτισμένου κειμένου του Outlook για να συνθέσετε μια τέλεια απάντηση. Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε την αποστολή απαντήσεων στο μενού επαφών στο κάτω μέρος. Αλλά δεν θα το προτείνουμε γιατί εάν ενεργοποιήσετε την επιλογή, μόνο οι αποθηκευμένες επαφές του Outlook θα λάβουν αυτόματη απάντηση. Άλλοι ενδέχεται να μην απαντήσουν εκτός γραφείου.
Επίσης στο Guiding Tech
Προγραμματισμός αλληλογραφίας εκτός γραφείου στο Outlook Mac
Η Microsoft χειρίζεται αυτήν τη στιγμή δύο εφαρμογές του Outlook σε Mac. Μια νέα εναλλαγή του Outlook στην εφαρμογή Outlook στο Mac σας μεταφέρει στο νέα εμπειρία του Outlook που σχεδιάζει σύντομα η Microsoft.
Η λειτουργία Out of Office είναι διαθέσιμη μόνο στην παλιά εφαρμογή Outlook Mac. Δείτε πώς να το χρησιμοποιήσετε.
Βήμα 1: Ανοίξτε την εφαρμογή Outlook σε Mac.
Βήμα 2: Επιλέξτε Εργαλεία από τη γραμμή μενού.
Βήμα 3: Κάντε κλικ στο Εκτός γραφείου.
Βήμα 4: Ενεργοποιήστε την αποστολή αυτόματων απαντήσεων για τον λογαριασμό "Outlook".
Εδώ έχετε την επιλογή να δημιουργήσετε διαφορετικές αυτόματες απαντήσεις για εντός και εκτός του οργανισμού σας.
Βήμα 5: Επιλέξτε την ώρα έναρξης και την ώρα λήξης και πατήστε ok στο κάτω μέρος.
Δυστυχώς, από την εφαρμογή Outlook Mac λείπει το πρόγραμμα επεξεργασίας εμπλουτισμένου κειμένου για τη σύνταξη αυτοματοποιημένων απαντήσεων.
Ρύθμιση αυτόματων απαντήσεων στο Outlook Windows
Στα Windows, έχουμε την εφαρμογή Mail που είναι ενσωματωμένη στο λειτουργικό σύστημα και την εφαρμογή Outlook που αποτελεί μέρος του πακέτου Microsoft 365. Για το παρακάτω παράδειγμα, θα χρησιμοποιήσουμε την εφαρμογή Outlook από το Microsoft 365.
Βήμα 1: Ανοίξτε το Outlook στα Windows.
Βήμα 2: Διατηρήστε ανοιχτό το μενού Αλληλογραφία και επιλέξτε Αρχείο από τη γραμμή μενού.
Βήμα 3: Από τη σελίδα πληροφοριών, θα βρείτε την επιλογή Αυτόματες απαντήσεις. Κάντε κλικ σε αυτό.
Βήμα 4: Ενεργοποιήστε την αποστολή αυτόματων απαντήσεων και επιλέξτε ώρα έναρξης και ώρα λήξης.
Βήμα 5: Πληκτρολογήστε την αυτόματη απάντησή σας χρησιμοποιώντας ένα λειτουργικό πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου και OK στο κάτω μέρος.
Ένας τομέας όπου το Outlook για Windows ξεπερνά το Outlook Mac και το Outlook web είναι οι Κανόνες στις αυτόματες απαντήσεις.
Αφού πληκτρολογήσετε την αυτόματη απάντησή σας, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Κανόνες και θα ανοίξει ένα ειδικό μενού για να ορίσετε κανόνες.
Επιλέξτε Προσθήκη κανόνα και μπορείτε να δημιουργήσετε διαφορετικούς κανόνες αυτοματισμού στο Outlook. Για παράδειγμα, μπορείτε αυτόματη προώθηση συγκεκριμένων email σε διαφορετική διεύθυνση email.
Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε το Outlook να διαγράφει αυτόματα ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με λέξεις-κλειδιά μάρκετινγκ. Με αυτόν τον τρόπο, όταν επιστρέψετε από τις διακοπές, δεν θα βομβαρδιστείτε με εκατοντάδες email.
Ένα άλλο σενάριο μπορεί να είναι προσαρμοσμένες απαντήσεις. Ας υποθέσουμε ότι ορισμένοι πελάτες είναι πιο σημαντικοί για εσάς. Μπορείτε να προσθέσετε τη διεύθυνση email τους στους Κανόνες και να ορίσετε μια προσαρμοσμένη απάντηση μέσω email για αυτούς. Η επαναφορά θα συνεχίσει να λαμβάνει κανονικές αυτόματες απαντήσεις στο Outlook. Οι δυνατότητες είναι ατελείωτες εδώ.
Επίσης στο Guiding Tech
Ορίστε τις αυτόματες απαντήσεις στο Outlook
Η ρύθμιση των αυτόματων απαντήσεων κατά τις ώρες εκτός γραφείου δείχνει την επαγγελματική σας προσέγγιση απέναντι στην εργασία σας. Οι πελάτες, οι πελάτες σας και όσοι επικοινωνούν μαζί σας μέσω email εκτιμούν μια ενημέρωση μέσω email. Ακολουθήστε τα παραπάνω βήματα και ρυθμίστε την αλληλογραφία εκτός γραφείου στο Outlook.