Κορυφαίες 8 συμβουλές της Microsoft Teams για να το χρησιμοποιήσετε σαν επαγγελματίας
Miscellanea / / November 29, 2021
Χαλαρότητα άλλαξε το παιχνίδι ανταλλαγής μηνυμάτων από το ντεμπούτο του τον Αύγουστο του 2013. Έχει αντικαταστήσει το email για εσωτερική επικοινωνία σε πολλές ομάδες και οργανισμούς. Εν τω μεταξύ, Το Microsoft Teams προσπέρασε τον Slack με πάνω από 13 εκατομμύρια χρήστες ομαδοποιώντας το με την υπηρεσία Office 365.
Επιπλέον, επωφελείται από το ισχυρό οικοσύστημα της Microsoft που χτίστηκε με τα χρόνια. Εάν η εγκατάσταση ή ο οργανισμός του γραφείου σας έχει συνδρομή στο Office 365, τότε η επικοινωνία και η συνεργασία μέσω του Teams γίνονται αβίαστα.
Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικές από τις καλύτερες συμβουλές και κόλπα για τους χρήστες της Microsoft Team για να ενισχύσουν την παραγωγικότητά τους και να τη χρησιμοποιήσουν σαν επαγγελματίας.
1. Συντομεύσεις πληκτρολογίου
Οι συντομεύσεις πληκτρολογίου μπορούν να εξοικονομήσουν πολύ χρόνο, ειδικά όταν χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή όπως το Teams. Πιθανότατα θα το χρησιμοποιείτε όλη μέρα για να επικοινωνείτε με συναδέλφους. Υπάρχουν μόνο δύο συντομεύσεις που πρέπει να θυμάστε ως αρχάριοι προς το παρόν.
- / — το πλήκτρο κάθετο προς τα εμπρός θα αποκαλύψει όλες τις εντολές που μπορείτε να δώσετε χρησιμοποιώντας διάφορες συντομεύσεις πληκτρολογίου.
- /keys — μια λίστα με όλες τις συντομεύσεις πληκτρολογίου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Η λίστα είναι μάλλον μεγάλη για να την μοιραστούμε εδώ. Βρείτε και θυμηθείτε αυτά που σας είναι χρήσιμα.
Όπως φαίνεται στο στιγμιότυπο οθόνης, θα πληκτρολογήσετε αυτές τις δύο συντομεύσεις στη γραμμή αναζήτησης στο επάνω μέρος για να βρείτε αυτό που ψάχνετε.
2. Ονομα ομάδας
Η συνομιλία είναι ένα κύριο χαρακτηριστικό του Microsoft Teams, αλλά η αναζήτηση μιας συγκεκριμένης συνομιλίας μέσα σε ένα κανάλι μπορεί να είναι δύσκολη. Μπορείτε να λύσετε αυτό το πρόβλημα δίνοντας σε αυτό το παράθυρο συνομιλίας ή στην ομάδα ένα ουσιαστικό όνομα. Για παράδειγμα, εάν συζητάτε έναν νέο οδηγό για το Προϊόν Α, μπορείτε να ονομάσετε το παράθυρο συνομιλίας Προϊόν Α Σφάλματα. Διευκολύνει την αναζήτηση στο μέλλον.
Για να το κάνετε αυτό, απλώς κάντε κλικ στο εικονίδιο με το μολύβι στο επάνω μέρος του παραθύρου συνομιλίας για επεξεργασία και, στη συνέχεια, δώστε του ένα όνομα. Λειτουργεί μόνο για ομαδικές συνομιλίες και όχι ιδιωτικές.
3. Προώθηση email
Στο GT, χρησιμοποιούμε ελάχιστα email και βασιζόμαστε κυρίως στο Slack για να επικοινωνούμε μεταξύ μας. Λειτουργεί για εμάς, αλλά δεν σημαίνει ότι μπορείτε να καταργήσετε εντελώς τα email. Τα email είναι εδώ για να μείνουν. Η Microsoft το γνωρίζει αυτό και αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο επιτρέπει στους χρήστες να προωθούν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα σε κανάλια ομάδας από οποιονδήποτε τομέα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνεται στη λίστα επιτρεπόμενων.
Όχι μόνο αυτό, εάν κάνετε κλικ στις Προηγμένες ρυθμίσεις στην επόμενη οθόνη, μπορείτε να ελέγξετε ποιος μπορεί να στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά και από συγκεκριμένους τομείς, για να μειώσετε τα ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
4. Δημιουργία GIF
Η κοινή χρήση GIF είναι διασκεδαστική, αλλά δημιουργώντας τα είναι ακόμη περισσότερο. Χαίρομαι που το Teams επιτρέπει στα μέλη να δημιουργούν τα δικά τους GIF, επιτρέποντάς τους να είναι δημιουργικοί και να μειώνουν το άγχος για να εξισορροπήσουν τις σοβαρές συζητήσεις.
Το Teams ενσωματώνει το Giphy, έναν δημοφιλή προορισμό GIF, για να μοιραστείτε το έργο τέχνης σας με άλλα μέλη της ομάδας.
5. Bots
Η αυτοματοποίηση των επαναλαμβανόμενων εργασιών εξοικονομεί χρόνο και τα bots μπορεί να είναι χρήσιμα. Το Teams έχει μια σειρά από bots που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προς όφελός σας. Το ρομπότ Who είναι χρήσιμο για την εύρεση μελών ομάδας σε ολόκληρο τον οργανισμό με βάση τους ρόλους και τις ευθύνες τους. Για παράδειγμα, ποιος είναι ο κύριος έμπορος προϊόντων X;
Τα ρομπότ ενεργούν ακριβώς όπως τα μέλη της ομάδας, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να συνομιλήσετε μαζί τους, να τους κάνετε ερωτήσεις και θα απαντήσουν.
Άλλα ρομπότ περιλαμβάνουν το Calendar bot για να βρείτε μια ανοιχτή θέση στα ημερολόγια και στον προγραμματισμό σας καθώς και των μελών της ομάδας ραντεβού, Polly για δημιουργία δημοσκοπήσεων και συλλογή σχολίων και YellowAnt για σύνδεση με περισσότερες από 40 εφαρμογές για δημιουργία έξυπνων ροές εργασιών. Εδώ είναι πώς μπορείτε δημιουργήστε τα δικά σας bots.
6. Καρτέλες
Το Teams διαθέτει ένα μοναδικό χαρακτηριστικό που ονομάζεται Tabs. Μπορείτε να αφιερώσετε κάθε καρτέλα σε έναν μόνο πόρο που μπορεί να είναι ένα βίντεο, ένας ιστότοπος ή μια εφαρμογή. Εξαρτάται από το τι θέλετε να πετύχετε με αυτό. Νομίζω ότι είναι καλύτερο για εφαρμογές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ενώ εργάζεστε με το Teams.
Οι καρτέλες καθιστούν πολύ εύκολη τη διαχείριση της ροής εργασιών και αποτρέπει την επικάλυψη σημαντικών τμημάτων της διαδικασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια καρτέλα για το Trello, ώστε όλοι στην ομάδα να έχουν εύκολη πρόσβαση σε αυτήν. Απλώς κάντε κλικ στο εικονίδιο «+» για να επιλέξετε μια εφαρμογή. Σημειώστε ότι υπάρχει ήδη μια καρτέλα για κοινή χρήση αρχείων.
7. Σελιδοδείκτης
Ένα μικρό αλλά συχνά παραμελημένο χαρακτηριστικό του Teams είναι η επιλογή σελιδοδεικτών. Σε περίπτωση που λάβετε ένα σημαντικό μήνυμα αλλά θέλετε να επιστρέψετε σε αυτό αργότερα, μπορείτε απλώς να το προσθέσετε σελιδοδείκτη και να το παρακολουθήσετε αργότερα.
Κάντε κλικ στο εικονίδιο μενού δίπλα στο μήνυμα για να το κάνετε.
8. Καθηλωτικός αναγνώστης
Μήπως κάποιος μοιράστηκε ένα έγγραφο μαζί σας; Αντί να το διαβάσετε ολόκληρο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Immersive Reader για να κάνετε δύο πράγματα. Αφαιρέστε όλους τους περισπασμούς ώστε να είναι ορατό μόνο το κείμενο. Διευκολύνει την εστίαση στο έγγραφο ή το μήνυμα.
Μπορείτε επίσης να ακούσετε το έγγραφο με λέξεις που επισημαίνονται σε πραγματικό χρόνο. Ένα άλλο ωραίο χαρακτηριστικό είναι η μετάφραση. Μπορείτε να επιλέξετε ένα μήνυμα και να το μεταφράσετε σε περισσότερες από 60 γλώσσες χρησιμοποιώντας το Microsoft Translator.
Ομαδική εργασία σε όλη τη διαδρομή
Το Microsoft Teams είναι ένα εκπληκτικό εργαλείο συνεργασίας και δεν είναι έξυπνο εάν εργάζεστε ήδη με άλλα προϊόντα της Microsoft όπως το Office 365. Ελπίζουμε ότι μερικές από τις συμβουλές που μοιραστήκαμε παραπάνω θα σας βοηθήσουν να είστε πιο παραγωγικοί.
Επόμενο: Τα Εισερχόμενα του Outlook σας ξεφεύγουν από τον έλεγχο; Κάντε κλικ στον παρακάτω σύνδεσμο για να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε κανόνες για τη διαχείριση του Outlook 365.