Πώς να δημιουργήσετε πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Microsoft Outlook
Miscellanea / / November 29, 2021
Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να εξοικονομήσετε χρόνο σε επαναλαμβανόμενες εργασίες είναι η δημιουργία προτύπων. Το πρότυπο βοηθά στην παροχή μιας δομής ή μορφής για οποιοδήποτε περιεχόμενο. Για παράδειγμα, στο Microsoft Outlook, οι χρήστες μπορούν να δημιουργούν πρότυπα email αντί να δημιουργούν email από την αρχή κάθε φορά.
Αυτά τα πρότυπα email είναι χρήσιμα όταν τα εξερχόμενα email έχουν το ίδιο περιεχόμενο ή παρόμοια δομή. Για να δημιουργήσουν ένα πρότυπο email στο Microsoft Outlook, οι χρήστες μπορούν είτε να χρησιμοποιήσουν το Λειτουργία Quick Parts ή το πρόσθετο Τα πρότυπά μου. Ετσι δουλευει:
Επίσης στο Guiding Tech
Δημιουργία προτύπου email με χρήση Quick Parts στο Microsoft Outlook
Το Quick Parts είναι μια συλλογή στο Microsoft Outlook που περιέχει επαναχρησιμοποιήσιμο περιεχόμενο, όπως κείμενο και εικόνες. Οι χρήστες μπορούν εύκολα να επιλέξουν αυτά τα στοιχεία και να τα εισαγάγουν σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αιτήσεις συνάντησης, εργασίες κ.λπ. Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα Quick Parts για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο email:
Σημείωση: Η Microsoft παρουσίασε τα Quick Parts στο Outlook 2007 για να αντικαταστήσει το AutoText που υπήρχε σε προηγούμενες εκδόσεις.
Βήμα 1: Εκκινήστε το Microsoft Outlook στον υπολογιστή σας.
Βήμα 2: Από την Κορδέλα, επιλέξτε Νέο email για να δημιουργήσετε την αλληλογραφία που θα αποθηκευτεί ως πρότυπο.
Βήμα 3: Επισημάνετε το κείμενο της αλληλογραφίας.
Βήμα 4: Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή και στην ομάδα Κείμενο, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Γρήγορα μέρη.
Βήμα 5: Από τις επιλογές που παρατίθενται, επιλέξτε Αποθήκευση επιλογής στη Συλλογή Γρήγορων τμημάτων για να ανοίξετε ένα πλαίσιο διαλόγου.
Βήμα 6: Μέσα στο πλαίσιο διαλόγου, συμπληρώστε τα σχετικά στοιχεία για τα παρακάτω πεδία:
- Ονομα: Αυτό είναι το μοναδικό αναγνωριστικό για κάθε καταχώρηση. Το Quick Parts παραθέτει τα ονόματα με αλφαβητική σειρά. Θα το βρείτε πολύ χρήσιμο όταν έχετε πολλές συμμετοχές.
- Εκθεσιακός χώρος: Το Outlook σάς βοηθά να αποθηκεύετε το περιεχόμενο Quick Parts σε συγκεκριμένες γκαλερί. Αυτό είναι πολύ χρήσιμο όταν έχετε αποθηκευμένους τόνους προτύπων.
- Κατηγορία: Θα πρέπει να παραμείνετε στα Γενικά εκτός από τις περιπτώσεις που χρειάζεστε επιπλέον ομαδοποίηση για τα πρότυπά σας. Οι κατηγορίες είναι σαν υποφάκελοι και ανήκουν σε γκαλερί.
- Περιγραφή: Αυτό είναι ένα σχόλιο που βοηθά στην περιγραφή κάθε καταχώρισης ή προτύπου. Δεν βλέπετε ποτέ αυτό το χαρακτηριστικό, επομένως δεν χρειάζεται να ασχοληθείτε με αυτό.
- Αποθήκευση σε: Για να διασφαλίσετε ότι το περιεχόμενο είναι διαθέσιμο για χρήση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook, χρησιμοποιήστε το NormalEmail.dotm. Μπορείτε επίσης να απομονώσετε τις καταχωρίσεις σας ανά πρότυπο.
- Επιλογές: Αυτό το χαρακτηριστικό βοηθά στον καθορισμό του τρόπου εισαγωγής κάθε καταχώρισης.
Βήμα 7: Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τα στοιχεία της νέας καταχώρισής σας. Μπορείτε πάντα να έχετε πρόσβαση σε αυτήν την καταχώρηση για διαφορετικούς σκοπούς, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας email.
Βήμα 8: Για να χρησιμοποιήσετε το νέο πρότυπο, μεταβείτε στο τμήμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπου θέλετε να εμφανίζεται το πρότυπο.
Βήμα 9: Επιλέξτε Quick Parts και κάντε κλικ στο πρότυπο που θα χρησιμοποιηθεί.
Σημείωση: Οποιοδήποτε στοιχείο είναι αποθηκευμένο στο Quick Parts είναι διαθέσιμο μόνο τοπικά στον υπολογιστή.
Επίσης στο Guiding Tech
Δημιουργία προτύπου email χρησιμοποιώντας το πρόσθετο Τα πρότυπά μου
Το My Templates είναι ένα πρόσθετο που παρέχεται από τη Microsoft για να διευκολύνει την εισαγωγή κειμένου με ένα κλικ. Με αυτήν τη δυνατότητα, οι χρήστες μπορούν να αποθηκεύουν φράσεις που χρησιμοποιούνται συχνά και να τις προσθέτουν στα email όταν χρειάζεται. Αυτή η δυνατότητα είναι προεγκατεστημένη στο Outlook. Ωστόσο, οι χρήστες πρέπει να έχουν λογαριασμό email με διακομιστή Microsoft Exchange.
Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόσθετο Τα πρότυπά μου:
Σημείωση: Το πρόσθετο My Templates είναι διαθέσιμο στο Microsoft Outlook 2019, 2016 και 2013 καθώς και στο Microsoft 365.
Βήμα 1: Εκκινήστε το Microsoft Outlook.
Βήμα 2: Από την Κορδέλα, επιλέξτε Νέο email.
Βήμα 3: Στην καρτέλα Μηνύματα και στην ομάδα Τα πρότυπά μου, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή προτύπων.
Σημείωση: Εάν το πρόσθετο Προβολή προτύπων δεν είναι προρυθμισμένο στην κορδέλα του Outlook, επιλέξτε Αρχείο και Διαχείριση πρόσθετων για να το εγκαταστήσετε.
Βήμα 4: Στο νέο παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο Πρότυπο.
Βήμα 5: Στα κενά πλαίσια κειμένου, καταχωρίστε έναν τίτλο και το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Βήμα 6: Κάντε κλικ στο Αποθήκευση για να βεβαιωθείτε ότι το πρότυπο είναι διαθέσιμο όποτε το χρειάζεστε.
Βήμα 7: Κάντε κλικ στο πρότυπο που δημιουργήθηκε πρόσφατα για να το μεταφέρετε στο κύριο μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Σημείωση: Τα πρότυπα που δημιουργούνται με το πρόσθετο My Templates αποθηκεύονται στο γραμματοκιβώτιό σας και είναι προσβάσιμα από οπουδήποτε.
Επίσης στο Guiding Tech
Δημιουργία προτύπων email στο Gmail
Είτε χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα Quick Parts είτε το πρόσθετο My Templates, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε απλά πρότυπα στο Microsoft Outlook. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε Πρότυπα σε άλλες εφαρμογές αλληλογραφίας, όπως π.χ Gmail χρησιμοποιώντας Gorgias.