Expensify vs. Shoeboxed: Ποιος διαχειριστής εξόδων είναι κατάλληλος για εσάς

Είτε είστε άτομο, μέλος ενός οργανισμού ή ιδιοκτήτης καταστήματος, επιβαρύνεστε με έξοδα και πρέπει να είστε υπόλογοι για αυτά. Είναι τόσο εύκολο να ξεχάσεις μια εγγραφή και τόσο δύσκολο να θυμηθείς πού χάθηκε ο μισθός σου.

Αυτό φαίνεται να είναι ένα καθολικό πρόβλημα και λίγο πολύ όλοι όσοι γνωρίζω αναζητούν ένα σύστημα για την καταγραφή των εξόδων. Ενώ υπάρχει ανάγκη να καταγράψτε κάθε δαπάνη αναλαμβάνουμε, υπάρχει επίσης ανάγκη να γίνει η διαδικασία εύκολη και γρήγορη. Όσο πιο δυσκίνητο είναι να καταγράψετε τα έξοδα, τόσο περισσότερες είναι οι πιθανότητες να αποφύγετε να το κάνετε.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο θα ρίξουμε μια ματιά σε δύο από τις πιο δημοφιλείς εφαρμογές παρακολούθησης δαπανών και διαχείρισης που είναι διαθέσιμες στην αγορά. Η αποστολή μας, εάν επιλέξουμε να την αποδεχτούμε, θα είναι να καταλήξουμε σε ένα συμπέρασμα στο τέλος αυτής της ανάρτησης. Ας ελπίσουμε, με νικητή.

Οι υποψήφιοι είναι Expensify και Shoeboxed. Ας δούμε ποιος διαχειριστής εξόδων είναι κατάλληλος για εσάς.

Επισκεφτείτε το Expensify

Επισκεφθείτε το Shoeboxed

1. Συμβατότητα μεταξύ πλατφορμών

Αυτό είναι ένα από τα πρώτα πράγματα που ελέγχω κάθε φορά που ψάχνω για ένα νέο εργαλείο ή μια εφαρμογή. Διαφορετικοί άνθρωποι έχουν διαφορετικές ανάγκες. Κάποιοι αγαπούν το Android ενώ άλλοι ορκίζονται στο iOS. Υπάρχουν χρήστες Windows και στη συνέχεια υπάρχουν άνθρωποι που τους αρέσει να έχουν πρόσβαση σε πράγματα σε ένα πρόγραμμα περιήγησης. Αυτή η κατάσταση ισχύει ιδιαίτερα όταν εργάζεστε ως μέλος μιας ομάδας.

Τόσο το Shoeboxed όσο και το Expensify είναι διαθέσιμα σε πλατφόρμες Android καθώς και iOS. Μπορείτε επίσης να τα χρησιμοποιήσετε σε οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης της επιλογής σας χωρίς προβλήματα. Αυτό θα σας βοηθήσει να διατηρείτε τις αποδείξεις σας πάντα συγχρονισμένες.

2. Επισκόπηση τιμολόγησης

Ένας άλλος σημαντικός παράγοντας που πρέπει να λάβετε υπόψη, ειδικά εάν αναζητάτε μια επεκτάσιμη λύση, είναι η τιμολόγηση. Με εκατοντάδες και χιλιάδες υπαλλήλους, ο αριθμός των εγγραφών και των εξόδων μπορεί να ξεπεράσει γρήγορα την οροφή.

Το Shoeboxed προσφέρει τρία κύρια σχέδια. Υπάρχει ένα πρόγραμμα ελεύθερου επαγγελματία (ένας χρήστης) που ξεκινά από 15 $/μήνα και επιτρέπει τη σάρωση και την αποθήκευση έως και 50 εγγράφων/μήνα. Εάν είστε μια μικρή επιχείρηση ή μια νέα νεοσύστατη επιχείρηση, χρησιμοποιήστε το πρόγραμμα Classic στα 39 $ για δύο χρήστες, όπου λαμβάνετε έως και 150 έγγραφα/μήνα.

Τέλος, υπάρχει επιχειρηματικό σχέδιο για 69 $/μήνα όπου λαμβάνετε 500 έγγραφα/μήνα με 3 χρήστες. Υπάρχει επίσης ένα πρόγραμμα ομάδας που ξεκινά από 9,95 $/χρήστη.

Από την άλλη πλευρά, το Expensify ακολουθεί μια απλούστερη προσέγγιση που περιορίζει τον αριθμό των διαθέσιμων προγραμμάτων. Το μεμονωμένο πρόγραμμα ξεκινά από 4,99 $/μήνα χωρίς όριο στις αποδείξεις που μπορούν να σαρωθούν. Για τις ομάδες, έχουν ένα πρόγραμμα 10 $/χρήστη και, στη συνέχεια, υπάρχει ένα εταιρικό πρόγραμμα που ξεκινά από 18 $/χρήστη. Υπάρχει επίσης μια εταιρική λύση για την οποία θα πρέπει να στείλετε ένα μήνυμα ή να μιλήσετε με έναν εκπρόσωπο πελατών.

Το Expensify έχει μια δωρεάν έκδοση με 10 σαρώσεις/μήνα ενώ το Shoeboxed προσφέρει 5 έγγραφα/μήνα με τον δωρεάν λογαριασμό. Δεν είναι κακό να δοκιμάσετε την υπηρεσία.

Επίσης στο Guiding Tech

3. Εμπειρία χρήστη

Δεδομένου ότι οι περισσότεροι από εμάς θα χρησιμοποιήσουμε smartphone για σάρωση αποδείξεις εξόδων, από εκεί ξεκίνησα. Η εφαρμογή Shoeboxed δεν είναι πολύ εύκολη στη χρήση. Η διεπαφή ήταν λίγο περίπλοκη και χωρίς χαρακτηριστικά και οδηγούς. Το Expensify, από την άλλη πλευρά, έχει μια καθαρή και διαισθητική διεπαφή με έμφαση στην απλότητα και την ταχύτητα.

Ενώ δεν αντιμετώπισα καθυστερήσεις σε καμία από τις δύο εφαρμογές, ήμουν πιο χαρούμενος που χάζευα το Expensify παρά στο Shoeboxed. Οι επιλογές ήταν περιορισμένες στο τελευταίο χωρίς τρόπο διαχείρισης ή αλλαγής νομισμάτων.

Μερικοί άνθρωποι πρέπει να ταξιδεύουν στο εξωτερικό κάθε τόσο για να παρακολουθήσουν συναντήσεις και τι όχι. Με την τοποθεσία ενεργοποιημένη, το Expensify θα προσδιορίζει και θα αλλάζει νομίσματα εν κινήσει.

4. Χαρακτηριστικά

Η βασική λειτουργικότητα παραμένει η ίδια. Σαρώνετε μια απόδειξη εξόδων και η εφαρμογή θα συλλέξει όλες τις σημαντικές λεπτομέρειες, όπως τιμή, είδη και ποσότητα, για να δημιουργήσει μια ψηφιοποιημένη έκδοση της απόδειξης που θα συγχρονιστεί με τον λογαριασμό σας στο cloud.

Ενώ και οι δύο εφαρμογές είχαν επιλογές για να τακτοποιήσουν αποδείξεις ανά ταξίδι, το Expensify είχε μια καρτέλα αναφορών που θα είναι πολύ χρήσιμη. Πως? Συλλέξτε όλες τις αποδείξεις ενώ βρίσκεστε σε επαγγελματικό ταξίδι, δημιουργήστε μια αναφορά και υποβάλετε για έγκριση. Όταν εκκαθαριστεί (άμεση κατάθεση ή PayPal) και πληρωθείτε, θα ειδοποιηθείτε. Αυτό είναι δυνατό και εύκολο ταυτόχρονα.

Το Expensify μου επέτρεψε να δημιουργήσω κατηγορίες για να ταξινομήσω περαιτέρω τα έξοδά μου, όπως φαγητό, μεταφορά και διαμονή. Συνήθως χρησιμοποιούμε τις πιστωτικές μας κάρτες για να κάνουμε πληρωμές επειδή είναι χωρίς μετρητά, γρήγορο και βολικό. Το Expensify μου επέτρεψε επίσης να εισαγάγω απευθείας το αντίγραφο κίνησης της πιστωτικής μου κάρτας.

Το Shoeboxed θα σας επιτρέψει να παρακολουθείτε τα χιλιόμετρα, αλλά το Expensify θα σας επιτρέψει επίσης να παρακολουθείτε τον χρόνο που μπορεί να είναι χρήσιμος εάν διαπραγματεύεστε ώρες για δολάρια. Επιπλέον, το Expensify έρχεται με μια λειτουργικότητα ημερήσιας αποζημίωσης όπου δίνεται σε ένα άτομο ένα ημερήσιο επίδομα και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή για να το παρακολουθείτε σε καθημερινή βάση.

Το Shoeboxed έχει ένα χαρακτηριστικό που λείπει από το Expensify. Εάν έχετε ένα σωρό αποδείξεις και δεν έχετε χρόνο για σάρωση, στείλτε τις όλες σε φάκελο στο Shoeboxed και θα τις σαρώσει και θα τις ανεβάσει στον λογαριασμό σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να καθαρίσετε τις εκκρεμότητες και να σας φέρει σε ταχύτητα.

Επίσης στο Guiding Tech

5. Ενσωμάτωση τρίτων

Και τα δυο Κουτί παπουτσιών και Εξοδεύστε ενσωματωθεί με πολλές εφαρμογές και λογισμικά τρίτων, αλλά το Expensify ηγείται της κούρσας εδώ. Και τα δύο ενσωματώνονται με λογιστικά λογισμικά όπως τα Quickbooks, Intuit και Xero, αλλά το Expensify συνδέεται επίσης με Microsoft, Oracle, SAP, Bill.com, Uber και πολλές άλλες δημοφιλείς υπηρεσίες.

Expensify vs. Shoeboxed: Ετυμηγορία

Μέχρι τώρα φαίνεται ότι το Shoeboxed υστερεί πολύ όσον αφορά την καλύτερη εφαρμογή διαχείρισης εξόδων. Βρήκα το Expensify όχι μόνο καλό για ελεύθερους επαγγελματίες αλλά και για startups, εταιρείες και εταιρείες που αναζητούν μια επεκτάσιμη επιχειρηματική λύση.

Χωρίς όριο στον αριθμό των αποδείξεων που μπορούν να σαρωθούν, υποστήριξη εκτός σύνδεσης, περισσότερη ενοποίηση τρίτων και καλύτερη εμπειρία χρήστη, το Expensify κέρδισε αυτή τη μάχη. Αλλά υπάρχουν και άλλοι υποψήφιοι στον κλάδο που θα καλύψω σε επόμενο οδηγό.

Επόμενο: Θα πάτε ταξίδι; Αναζητάτε εφαρμογές διαχείρισης εξόδων ταξιδιού πριν ξεκινήσετε το ταξίδι; Ακολουθεί σύνδεσμος για ένα άρθρο σχετικά με εκπληκτικές εφαρμογές εξόδων ταξιδιού για πλατφόρμα Android.