Τρόπος αυτόματης αρχειοθέτησης email στο Outlook
Miscellanea / / November 29, 2021
Το Microsoft Outlook είναι το πιο δημοφιλής λύση email μεταξύ επιχειρήσεων και επιχειρήσεων. Όσον αφορά τους καταναλωτές, το Outlook υστερεί σε σχέση με το Gmail. Η προεπιλεγμένη αλληλογραφία του Outlook συνοδεύεται από 15 GB χώρου για συμπλήρωση. Με τον όγκο προωθήσεων μάρκετινγκ ή τραπεζικών υπηρεσιών και άλλου ανεπιθύμητου υλικού που λαμβάνουμε, είναι πολύ εύκολο να χάσετε αυτά τα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα μάτια σας. Μπορείτε να αποφύγετε την κατάσταση αρχειοθετώντας λιγότερο απαραίτητα email και διαγράφοντας τα διαφημιστικά και ανεπιθύμητα μηνύματα.
Εάν τα Εισερχόμενα του Outlook σας είναι αργά ή λειτουργούν παράξενα, τότε πρέπει να αρχειοθετήσετε ή να διαγράψετε άσχετα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η μη αυτόματη αρχειοθέτηση email μπορεί να είναι μια χρονοβόρα και κουραστική διαδικασία.
Η Microsoft προσφέρει μια λειτουργία Focused Inbox, αλλά περιορίζεται στο φιλτράρισμα των σχετικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τον χρήστη. Μια άλλη χρήσιμη προσθήκη είναι οι κανόνες του Outlook. Είναι η έκδοση του Outlook
IFTTT. Με τους Κανόνες, μπορεί κανείς να δημιουργήσει πολλαπλούς αυτοματισμούς για να μετακινήσει ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να αρχειοθετήσει ή να διαγράψει την ενότητα αλληλογραφίας.Σε αυτήν την ανάρτηση, θα σας καθοδηγήσουμε στη λειτουργία Κανόνες του Outlook και θα δημιουργήσουμε ορισμένους κανόνες για την αυτόματη αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook. Η ανάρτηση θα καλύπτει επίσης ένα άλλο κόλπο μπόνους του Outlook για την απεγγραφή άσχετων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα μέρος. Ας αρχίσουμε.
Επίσης στο Guiding Tech
Δημιουργία κανόνα αυτόματης αρχειοθέτησης από το email
Η λειτουργία Κανόνες του Outlook είναι διαθέσιμη μόνο για Outlook Mac, Windows και Web. Δεν μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στη λειτουργία Κανόνες στο κινητό. Για αυτήν την ανάρτηση, θα χρησιμοποιήσουμε τον ιστό του Outlook καθώς λειτουργεί το ίδιο σε κάθε πλατφόρμα.
Βήμα 1: Ανοίξτε το Outlook web και συνδεθείτε χρησιμοποιώντας τα διαπιστευτήρια λογαριασμού Microsoft.
Βήμα 2: Επιλέξτε ένα άσχετο email και ανοίξτε το.
Βήμα 3: Πατήστε στο μενού με τις τρεις κουκκίδες και επιλέξτε Δημιουργία κανόνα.
Βήμα 4: Δημιουργήστε έναν κανόνα για να μετακινήσετε τα μηνύματα από τον αποστολέα στον φάκελο Αρχειοθέτηση.
Μετά από αυτό, όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον αποστολέα θα μετακινηθούν απευθείας στα αρχειοθετημένα εισερχόμενα. Μπορείτε ακόμα να έχετε πρόσβαση σε αυτά από το μενού Αρχείο στους φακέλους.
Δημιουργία κανόνων αυτόματης αρχειοθέτησης από τις ρυθμίσεις του Outlook
Το τέχνασμα που αναφέρθηκε παραπάνω μετακινεί όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον αποστολέα σε αντικείμενα αρχειοθέτησης. Τι γίνεται αν κάποιος θέλει να αρχειοθετήσει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συγκεκριμένα θέματα ή λέξεις-κλειδιά από το σώμα του μηνύματος;
Για παράδειγμα, έχω εξαντληθεί από τις προσφορές δανείων, τις ενημερώσεις για τον κορωνοϊό ή οποιαδήποτε άλλα σκουπίδια μάρκετινγκ από την τράπεζά μου. Ωστόσο, το μηνιαίο αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού μου λογαριασμού και οι λογαριασμοί πιστωτικής κάρτας είναι κάτι που αναφέρομαι τακτικά. Εάν έχετε παρόμοια προτίμηση σε θέματα ή θέματα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να ρυθμίσετε ορισμένους κανόνες.
Βήμα 1: Ανοίξτε το Outlook web και μεταβείτε στις Ρυθμίσεις.
Βήμα 2: Προβάλετε όλες τις ρυθμίσεις του Outlook και θα εμφανιστεί το αποκλειστικό μενού ρυθμίσεων.
Βήμα 3: Επιλέξτε την επιλογή Κανόνες και επιλέξτε Προσθήκη νέου κανόνα.
Βήμα 4: Ας το ονομάσουμε Κανόνες Τράπεζας και ας προσθέσουμε έναν όρο.
Βήμα 5: Προσθέστε λέξεις-κλειδιά που δεν είναι πλέον σχετικές με εσάς, έχω προσθέσει τους όρους του μηνύματος όπως Δάνειο, EMI κ.λπ.
Βήμα 6: Δημιουργήστε έναν κανόνα για να μετακινήσετε όλα τα email στο φάκελο Αρχειοθέτηση και πατήστε αποθήκευση.
Τώρα, κάθε φορά που λαμβάνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με λέξεις-κλειδιά Δάνειο, EMI ή Σημαντικές λέξεις-κλειδιά, θα μετακινούνται αυτόματα στον φάκελο Αρχειοθέτηση.
Ας δημιουργήσουμε έναν άλλο χρήσιμο κανόνα. Εμείς; Κάθε εταιρεία εκεί έξω στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με τον κορωνοϊό στους χρήστες. Ενώ επικροτώ τις προσπάθειές τους, μερικές φορές γίνεται κουραστικό να διαβάζω καθημερινά ειδήσεις για τον θανατηφόρο ιό. Με τη βοήθεια των κανόνων του Outlook, μπορείτε να αρχειοθετήσετε αυτόματα αυτά τα μηνύματα προτού τραβήξουν την προσοχή σας.
Βήμα 1: Ανοίξτε το Outlook web και μεταβείτε στις Ρυθμίσεις > Αλληλογραφία > Κανόνες.
Βήμα 2: Ας δώσουμε όνομα στον νέο κανόνα «Coronavirus» και ας προσθέσουμε όρους.
Βήμα 3: Προσθέστε συνθήκες, όπως εάν το σώμα του μηνύματος περιλαμβάνει τη λέξη-κλειδί (όπως τον ιό Corona ή το COVID-19) και, στη συνέχεια, μετακινήστε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον φάκελο Αρχείο.
Έχω δημιουργήσει δεκάδες Κανόνες του Outlook. Είναι μια ισχυρή λειτουργία και οι δυνατότητες είναι ατελείωτες. Εδώ είναι πώς το χρησιμοποιώ. Κάθε φορά που βρίσκομαι σε ένα ταξίδι διακοπών, δημιουργώ έναν κανόνα για να μετακινώ όλα τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν φάκελο "Κατά τη διάρκεια του ταξιδιού" για να διασφαλίσω ότι δεν θα με διακόπτουν ποτέ κατά τη διάρκεια της οικογενειακής περιόδου.
Ορισμένες πρόχειρες εταιρείες συνεχίζουν να στέλνουν ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα Εισερχόμενα του Outlook. Δεν μου αφήνουν άλλη επιλογή από το να δημιουργήσω έναν κανόνα αυτόματης διαγραφής για να αφαιρέσω αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Επίσης στο Guiding Tech
Κατάργηση εγγραφής αποστολέων email
Η λειτουργία αυτόματης αρχειοθέτησης είναι χρήσιμη όταν θέλετε να διατηρήσετε τα εισερχόμενα καθαρά από ψεύτικα email. Αλλά αν θέλετε να σταματήσετε να λαμβάνετε εντελώς μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον αποστολέα, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία κατάργησης εγγραφής από το email.
Ωστόσο, η εύρεση αυτού του μικροσκοπικού κουμπιού απεγγραφής σε κάθε μήνυμα μπορεί να είναι χρονοβόρα και βαρετή. Ευτυχώς, με Outlook Web, μπορείτε να δείτε όλους τους αποστολείς email με ένα κουμπί κατάργησης εγγραφής σε ένα μέρος.
Βήμα 1: Ανοίξτε το Outlook web και μεταβείτε στις Ρυθμίσεις.
Βήμα 2: Μεταβείτε στο Mail > Συνδρομές.
Βήμα 3: Εδώ, θα δείτε τη λίστα των αποστολέων email με ένα μεγάλο κουμπί κατάργησης εγγραφής.
Βήμα 4: Καταργήστε την εγγραφή των περιττών από το μενού και μπορείτε επίσης να πατήσετε στο μενού με τις τρεις κουκκίδες για να αποκλείσετε τον αποστολέα.
Χρησιμοποιώ αυτήν τη δυνατότητα μία φορά το τρίμηνο για να αφαιρέσω τα άσχετα email από τη λίστα.
Επίσης στο Guiding Tech
Διατηρήστε τα Εισερχόμενά σας Καθαρά
Το Microsoft Outlook διαθέτει μια εξαιρετική λειτουργία Κανόνων. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για αυτόματη διαγραφή, αυτόματη αρχειοθέτηση εισερχόμενων μηνυμάτων αλληλογραφίας, μετακίνηση τους σε διαφορετικούς φακέλους για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, ακόμη και κατάργηση εγγραφής του περιττού αποστολέα από το μεμονωμένο μενού. Έχει βελτιώσει την εμπειρία μου μέσω email κατά ένα μίλι. Πώς σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε τους κανόνες του Outlook; Ακούγεται στην ενότητα σχολίων παρακάτω.
Επόμενο: Θέλετε να βελτιώσετε την εμπειρία σας στο Outlook; Διαβάστε την παρακάτω ανάρτηση για να βρείτε τις 15 καλύτερες συντομεύσεις πληκτρολογίου του Outlook για Windows και Mac.