13 καλύτεροι τρόποι χρήσης χαρτιού Dropbox

Έχουν περάσει αρκετά χρόνια από τότε που το Dropbox Paper βγήκε από τη φάση beta. Το εργαλείο συνεργασίας σάς επιτρέπει να δημιουργείτε σημειώσεις με δυνατότητα κοινής χρήσης και τακτοποιημένα οργανώνει έγγραφα και αρχεία σε φακέλους ή έργα. Το Dropbox Paper δέχεται κάθε είδους περιεχόμενο και μορφή πολυμέσων, καθιστώντας έτσι απίστευτα εύκολη τη χαρτογράφηση εγγράφων.

Το Dropbox Paper μπορεί να κάνει περισσότερα από αυτό. Εάν θέλετε να εξερευνήσετε όλες τις δυνατότητες του χαρτιού Dropbox, ρίξτε μια ματιά στα χαρακτικά και τα κόλπα που αναφέρονται παρακάτω.

1. Δημιουργία φακέλων μόνο με πρόσκληση

Από προεπιλογή, όταν δημιουργείτε έναν φάκελο στο Dropbox Paper, όλα τα μέλη της ομάδας μπορούν να τον δουν. Ωστόσο, εάν θέλετε να δημιουργήσετε έναν φάκελο για συγκεκριμένα άτομα στην ομάδα, η καλύτερη λύση είναι να δημιουργήσετε έναν φάκελο μόνο για πρόσκληση.

Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία νέου φακέλου στο δεξιό πλαίσιο και μόλις εμφανιστεί το νέο παράθυρο, προσθέστε το όνομα. Στη συνέχεια, πατήστε στο εικονίδιο που μοιάζει με κτίριο στην κάτω κορδέλα και επιλέξτε Μόνο πρόσκληση.

Επιλέξτε τα ονόματα των μελών της ομάδας σας και πατήστε το κουμπί Δημιουργία.

Δροσερή συμβουλή: Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να δημιουργήσετε έναν φάκελο ανοιχτό σε όλους αθόρυβα. Για να το κάνετε αυτό, καταργήστε την επιλογή των ονομάτων των μελών προτού πατήσετε το κουμπί Δημιουργία.

Επίσης στο Guiding Tech

2. Ελέγξτε τη δύναμη της αναζήτησης

Χρειάζομαι αναζήτηση για ένα έγγραφο έχει μια συγκεκριμένη λέξη; Η αναζήτηση ενέργειας το καθιστά δυνατό. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να πληκτρολογήσετε τη λέξη-κλειδί στη γραμμή αναζήτησης και το σχετικό αρχείο ή φάκελος θα εμφανιστεί αμέσως.

Για παράδειγμα, το Άρθρο ransomware εμφανίζεται μέσα στο φάκελο GT > Android > Δημοσιεύσεις > AI για τον λογαριασμό μου. Επομένως, δεν χρειάζεται να πάω μέχρι τέρμα σε αυτόν τον φάκελο.

Ομοίως, μπορείτε απλώς να κάνετε αναζήτηση με βάση τον τίτλο του εγγράφου και το εργαλείο θα φροντίσει για τα υπόλοιπα.

3. Πάρτε τη συντόμευση

Σε αυτήν την εποχή που όλα είναι σχεδόν στιγμιαία, είναι σημαντικό να ακολουθείτε επίσης το ίδιο μάντρα κατά τη διαχείριση της ομάδας σας στο χαρτί, ειδικά όταν πρόκειται για τη μορφοποίηση των εγγράφων σας.

Το Dropbox Paper συνοδεύεται από μια ποικιλία από συντομεύσεις πληκτρολογίου. Εκτός από τις γενικές συντομεύσεις όπως Ctrl+B για έντονη γραφή και Ctrl+U για Υπογράμμιση, αυτό το εργαλείο συνεργασίας υποστηρίζει μια σειρά εναλλακτικών.

• Αριθμημένη λίστα: 1. ακολουθούμενο από ένα κενό
• Λίστα εργασιών: [] ακολουθούμενο από ένα κενό
• Κεφαλίδα: Ctrl+Alt+1
• Ημερομηνία: /ημερομηνία ακολουθούμενη από κενό

Έτσι, εάν πρέπει να προσθέσετε μια σειρά εργασιών, προσθέστε * ακολουθούμενο από κενό και μια κουκκίδα θα προστεθεί αμέσως.

Με αυτά, εξοικονομείτε πολύ χρόνο πηγαίνοντας πέρα ​​δώθε μεταξύ της γραμμής εργαλείων σε ένα έγγραφο. Επίσης, κάνουν τη ροή εργασίας σας πιο απρόσκοπτη.

Για να μάθετε την πλήρη λίστα, απλώς κάντε κλικ στο εικονίδιο του πληκτρολογίου στην κάτω δεξιά γωνία.

4. Δημιουργήστε εργασίες σαν αφεντικό

Όπως ίσως γνωρίζετε ήδη, για να προσθέσετε μια λίστα ελέγχου στοιχείων το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να πληκτρολογήσετε [] ακολουθούμενο από ένα κενό. Τώρα, τα καλά νέα είναι ότι μπορείτε να αναθέσετε αυτές τις λίστα ελέγχου/εργασίες εν κινήσει προσθέτοντας απλώς ένα σύμβολο @ ακολουθούμενο από το όνομα του μέλους της ομάδας.

Έτσι, εάν πρέπει να δημιουργήσετε μια εργασία με το όνομα "Προσθήκη σχολίων στο Facebook" και αντιστοιχίστε το στη Sylvia με ημερομηνία λήξης την 11η Μαρτίου 2020, απλά πρέπει να πληκτρολογήσετε την ακόλουθη εντολή.

[] Προσθήκη σχολίων στο Facebook @Sylvia /11/03/2020 

Αυτό είναι. Δεν χρειάζεται να παίζετε με τη γραμμή εργαλείων ή στην επάνω κορδέλα.

Δροσερή συμβουλή: Χρησιμοποιήστε το εικονίδιο Παρόν στο επάνω μέρος για να παρουσιάσετε το έγγραφό σας ως παρουσίαση.

Επίσης στο Guiding Tech

5. Προσθήκη εγγράφων στο φάκελο

Ανοίγετε συχνά έναν συγκεκριμένο φάκελο για να τοποθετείτε ένα έγγραφο μέσα σε αυτόν; Αυτό είναι τρομερό χάσιμο χρόνου.

Ο καλύτερος τρόπος είναι να δημιουργήσετε το έγγραφο στην αρχική σελίδα. Και αφού το ονομάσετε, κάντε κλικ στον σύνδεσμο Προσθήκη σε φάκελο κάτω από το όνομα του εγγράφου και το εργαλείο θα φροντίσει για τα υπόλοιπα.

Το ήξερες: Τα έγγραφα χωρίς δομή φακέλου θα εμφανίζονται ως Μη αρχειοθετημένα στην αρχική σελίδα.

6. Πάρα πολλά Emoji; Μέτρα τους!

Σκεφτείτε ότι χρησιμοποιήσατε τρόπο πάρα πολλά emojis στο έγγραφό σας; Αντί να καθίσουμε να τα μετρήσουμε χειροκίνητα, τι θα λέγατε να αφήσουμε το Dropbox Paper να κάνει τη δουλειά;

Ναι, καλά διαβάσατε. Εκτός από τις τυπικές μετρήσεις όπως ο αριθμός λέξεων και ο αριθμός χαρακτήρων, το Dropbox Paper μετρά και τον αριθμό των emoji.

Έτσι, αν πιστεύετε ότι τα 29 emoji είναι υπερβολικά, μπορείτε απλώς να επιστρέψετε στο έγγραφο και να τα αφαιρέσετε.

Για να ελέγξετε τον αριθμό των λέξεων, πατήστε το κουμπί με τις τρεις κουκκίδες στην επάνω δεξιά γωνία και πατήστε την επιλογή Καταμέτρηση λέξεων.

7. Επικολλήστε στιγμιότυπα οθόνης σαν επαγγελματίας

Ένα άλλο ωραίο κόλπο που σας επιτρέπει να κάνετε το Dropbox Paper είναι ότι δεν χρειάζεται να το κάνετε ανεβάστε στιγμιότυπα οθόνης και εικόνες τον συμβατικό τρόπο. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να αντιγράψετε τις εικόνες από την πηγή και να τις επικολλήσετε στο έγγραφό σας.

Επίσης, η αναδιάταξη των εικόνων στο χαρτί Dropbox είναι τόσο εύκολη όσο η μεταφορά και απόθεση. Επιλέξτε την εικόνα που θέλετε να μετακινήσετε και μετακινήστε το δείκτη του ποντικιού στη θέση της επιλογής σας. Νίφτυ, σωστά;

Επίσης στο Guiding Tech

8. Σύνδεσμος σε διαφορετικά στοιχεία πολυμέσων

Είτε πρόκειται για αρχείο ήχου είτε για βίντεο YouTube, το Dropbox Paper σάς επιτρέπει να τα εμφανίζετε σχετικά εύκολα. Το μάντρα; Αντιγραφή και επικόλληση. Ναι, δεν χρειάζεται να προσθέσετε τον σύνδεσμο ενσωμάτωσης.

Εδώ, πρέπει απλώς να αντιγράψετε τον σύνδεσμο βίντεο (ή τραγουδιού) από τη γραμμή διευθύνσεων και να τον επικολλήσετε στο έγγραφό σας — Ναι, παρόμοια με εικόνες και στιγμιότυπα οθόνης.

9. Ενσωματώστε το ημερολόγιό σας

Τελευταίο αλλά εξίσου σημαντικό, μπορείτε να ενσωματώσετε το χαρτί στο Ημερολόγιο Google (ή MS Outlook). Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο όνομα του εγγράφου και θα δείτε ένα μικρό γκριζαρισμένο μήνυμα για τη σύνδεση ενός συμβάντος ημερολογίου.

Επιλέξτε το ημερολόγιο της επιλογής σας και μόλις ολοκληρωθεί η ρύθμιση, προσθέστε την ημερομηνία και τις σημειώσεις της σύσκεψης.

Τα καλά νέα είναι ότι μόλις ενσωματώσετε το ημερολόγιό σας, όλες οι προσεχείς συναντήσεις θα εμφανιστούν στην αρχική σελίδα του Paper.

10. Σύνδεσμος σαν νίντζα

Ναι, ξέρω ότι υπάρχει ένα χρήσιμο εικονίδιο εκτός από την Πρόσκληση που σας επιτρέπει να προσθέτετε εξωτερικούς συνδέσμους. Ωστόσο, είναι δύσκολο να κάνετε κλικ σε αυτό και στη συνέχεια να προσθέτετε το σύνδεσμο κάθε φορά που πρέπει να προσθέτετε έναν σύνδεσμο.

Το έξυπνο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να επιλέξετε το κείμενο που θέλετε να συνδέσετε, να πατήσετε Ctrl+K και μετά να προσθέσετε τον σύνδεσμο. Νίφτυ, σωστά!

11. Εξαγωγή των εγγράφων σας

Το Dropbox σας επιτρέπει επίσης εξάγετε τα έγγραφά σας σε μορφές PDF, Word ή Σήμανσης. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν πρέπει να στείλετε ορισμένα έγγραφα σε πελάτες ή επιχειρηματικούς συνεργάτες που δεν έχουν πρόσβαση στο Dropbox Paper της ομάδας σας.

Για εξαγωγή, επιλέξτε το έγγραφο από την αρχική σελίδα και πατήστε το κουμπί Εξαγωγή, όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.

Στη συνέχεια, επιλέξτε τη μορφή σας και η λήψη θα ξεκινήσει σε λίγα δευτερόλεπτα.

Βάλτε το στυλό σε χαρτί

Εκτός από όλα τα παραπάνω χαρακτηριστικά, το Dropbox Paper σάς επιτρέπει να ενσωματώνεστε εύκολα με εφαρμογές τρίτων, γεγονός που επεκτείνει το εύρος του εργαλείου κατά πολλούς βαθμούς. Πάνω απ 'όλα, μπορείτε να συνδέσετε τα αρχεία και τα έγγραφά σας στο Dropbox το ίδιο εύκολα όπως θα προσθέτατε ένα πλαίσιο ελέγχου ή μια λίστα κουκκίδων.

Επόμενο: Αναζητάτε τρόπους να χρησιμοποιήσετε το Dropbox μέσα από το Gmail; Ρίξτε μια ματιά στο επόμενο άρθρο για να μάθετε πώς.