Πώς να παρακολουθείτε τα έξοδα και τον προϋπολογισμό από το τηλέφωνο χρησιμοποιώντας τα Έγγραφα Google

Η παρακολούθηση των εξόδων και η τήρηση ενός προϋπολογισμού μπορεί να είναι μια κουραστική δοκιμασία. Εμείς συνήθως συλλογή αποδείξεων και καθίστε με εκατοντάδες πριν τις περάσετε. Ίσως το έχετε βαρεθεί και τελικά σταματήσατε να τα κρατάτε. Αυτό δεν είναι καλή πρακτική, αλλά συνήθως προκύπτει από τη φυσική ταλαιπωρία και τη σύγχυση της παρακολούθησης όλων αυτών των αγορών.

Πώς όμως παρακολουθείτε αυτά τα έξοδα χωρίς φυσικό αντίγραφο των αποδείξεων; Αυτό είναι εξαιρετικά εύκολο με Φόρμες Google. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια φόρμα που περιγράφει τι βλέπετε συνήθως σε μια απόδειξη και να καταγράφετε στα βιβλία σας. Συμπεριλάβετε ερωτήσεις στη φόρμα, όπως για ποιον σκοπό έγινε η αγορά και η τιμή της. Χρησιμοποιήστε αυτήν τη φόρμα από το smartphone σας αμέσως μετά την πραγματοποίηση μιας αγοράς. Αυτό θα στείλει τα αποτελέσματα της φόρμας σε ένα υπολογιστικό φύλλο που μπορείτε να ελέγξετε στον υπολογιστή σας στο σπίτι.

Εκτός από την ωραία διάταξη των συναλλαγών, μπορείτε να ρυθμίσετε το υπολογιστικό φύλλο ώστε να εμφανίζει πόσα χρήματα απομένουν στον τραπεζικό σας λογαριασμό (ή σε μετρητά)

. Ιδιαίτερα χρήσιμο για φοιτητές και άλλους παρόμοιους, οι οποίοι πάντα ανησυχούν μήπως εξαντλήσουν τον προϋπολογισμό τους μέσω αλόγιστων δαπανών πριν το καταλάβουν.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πρώτα πώς να δημιουργήσετε μια φόρμα Google για γρήγορη υποβολή δαπανών. Στη συνέχεια, θα δείξουμε πώς να υπολογίσετε το διαθέσιμο υπόλοιπό σας και στη συνέχεια θα το δημοσιεύσουμε με τη μορφή μιας απλής ιστοσελίδας στην οποία μπορείτε να έχετε εύκολη πρόσβαση μέσω του προγράμματος περιήγησης οποιουδήποτε κινητού τηλεφώνου. Τέλος, θα μιλήσουμε για τη δημοσίευση ενός γραφήματος του διαθέσιμου υπολοίπου.

Ας ξεκινήσουμε.

1. Δημιουργήστε μια φόρμα Google

Ανοίξτε τον λογαριασμό σας στο Google Drive και επιλέξτε Δημιουργία > Φόρμα από το μενού.

Εισαγάγετε οποιοδήποτε τίτλο φόρμας και επιλέξτε ένα θέμα πριν πατήσετε Εντάξει.

Θα φτιάξουμε αυτή τη φόρμα απλά με μερικές ερωτήσεις. Αυτά μπορούν να προσαρμοστούν όπως εσείς κρίνετε κατάλληλο. Θα χρησιμοποιήσουμε α Τιμή ερώτηση με α Κείμενο πεδίο ως τύπος ερώτησης. Αυτό θα μας επιτρέψει να εισάγουμε όποιο ποσό θέλουμε.

Μια τιμή είναι άχρηστη χωρίς μια κατηγορία για το τι ήταν η αγορά. Δημιουργήστε ένα νέο πεδίο που είναι α Πολλαπλή επιλογή ερώτηση που περιλαμβάνει κοινές κατηγορίες όπως Φυσικό αέριο, λογαριασμοί, είδη παντοπωλείου, και τα λοιπά.

Κάντε κλικ Δείτε ζωντανή φόρμα από το επάνω μενού για να δείτε τη φόρμα ως έχει.

Το δικό μας φαίνεται πολύ απλό, αλλά θα μπορούσε να περιλαμβάνει ακόμη και εικόνες ή άλλες ερωτήσεις. Τέλος, αντιγράψτε το URL της ζωντανής φόρμας και στείλτε το στο smartphone σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε προσθέσει σελιδοδείκτη εκεί για γρήγορη και εύκολη πρόσβαση όταν απαιτείται.

Δίπλα στο Δείτε ζωντανή φόρμα Το κουμπί είναι μια επιλογή απαντήσεων. Επιλέξτε αυτό για να σας ζητηθεί ένα νέο όνομα υπολογιστικού φύλλου. Εισαγάγετε ένα νέο όνομα και πατήστε Δημιουργώ.

Χρησιμοποιήστε τη νέα σας φόρμα για να εισαγάγετε μια τιμή δείγματος ως α Αέριο δαπάνη.

Μπορούμε τώρα να δούμε και να δημοσιεύσουμε τα αποτελέσματα. Ας δούμε πώς να το κάνουμε.

Δροσερή συμβουλή: Ελέγξτε το άρθρο μας ενεργοποίηση ειδοποιήσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για φύλλα Εγγράφων Google. Μπορεί να σας φανεί χρήσιμο και σε αυτή την περίπτωση εάν σκοπεύετε να μοιραστείτε το φύλλο εξόδων σας με κάποιον.

2. Δείτε και δημοσιεύστε το αποτέλεσμα της φόρμας

Για να δείτε τα αποτελέσματα, εισάγετε τη φόρμα και πατήστε Προβολή απαντήσεων για να ανοίξετε το υπολογιστικό φύλλο που δημιουργήθηκε πρόσφατα.

Η από πάνω υποβολή φόρμας κατηγοριοποιείται πλέον στην κατάλληλη θέση.

Επειδή μόνο μία κατηγορία έχει συμπληρωθεί και θέλουμε να είναι όλοι παρόντες πριν προχωρήσουμε, εισαγάγετε α μηδέν ποσό (0) για κάθε κατηγορία όπως έτσι. Βεβαιωθείτε ότι το κάνετε αυτό από τη σελίδα της ζωντανής φόρμας.

Στο πλάι της σελίδας, αφού ολοκληρώσετε όλες τις εισαγωγές κενής κατηγορίας, εισαγάγετε τις ακόλουθες πληροφορίες όπως στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.

ο Ποσό για αρχή θα πρέπει να έχετε πόσα χρήματα έχετε τώρα διαθέσιμα να ξοδέψετε. Το δεύτερο πεδίο για Σύνολο οι αγορές θα περιλαμβάνουν έναν τύπο για τον υπολογισμό αυτών των συναλλαγών έναντι του αρχικού μας ποσού. Το τρίτο και τελευταίο πεδίο καλείται Ποσό προς δαπάνη θα είναι πόσα χρήματα έχουμε διαθέσιμα μετά τις υποβληθείσες τιμές (εκπτώσεις).

Για τον τύπο για τον υπολογισμό των συνολικών αγορών, απλώς εισάγετε =SUM(κελί: κελί). Αντικαταστήστε τις λέξεις κύτταρο με την κατηγορία που έχετε για το Τιμή. Η δική μας είναι στήλη ΣΙ.

Τώρα για το τελευταίο κελί στο Ποσό προς δαπάνη, αφαιρέστε το συνολικό κελί ποσού που αγοράσατε από το αρχικό ποσό σε δολάρια.

Το τελικό αποτέλεσμα θα είναι πάντα ένα ενημερωμένο κελί για το πόσα χρήματα πρέπει να ξοδέψουμε. Σημειώστε το κελί. Το δικό μας είναι F5.

Παω σε Αρχείο > Δημοσίευση στον Ιστό.

Επιλέξτε το σωστό φύλλο στην πρώτη ενότητα και μετά κάντε κλικ Ξεκινήστε τη δημοσίευση. Στη συνέχεια, επιλέξτε το ίδιο φύλλο στην κάτω ενότητα και εισαγάγετε το κελί που περιλαμβάνει το Ποσό προς δαπάνη αξία. Γιατί το δικό μας ήταν F5, θα το εισάγουμε στο πεδίο κειμένου. Αυτό θα διασφαλίσει ότι θα δημοσιευτεί μόνο το κελί, το οποίο είναι το μόνο που απαιτείται για την προβολή των διαθέσιμων χρημάτων προς δαπάνη.

Αποθηκεύστε τη διεύθυνση URL στο κάτω μέρος με ένα κανονικό αντίγραφο εντολή και στείλτε το στο τηλέφωνό σας μέσω email για σελιδοδείκτη. Αυτό θα κάνει πολύ εύκολη την προβολή εν κινήσει.

Το αποτέλεσμα είναι απλώς ένα κελί όπως αυτό, το οποίο είναι ορατό σε οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης:

Οποιαδήποτε αλλαγή γίνει από τη φόρμα θα κάνει μια μεταγενέστερη αλλαγή στο υπολογιστικό φύλλο Google. Στη συνέχεια θα δημοσιευτεί αυτόματα στην ιστοσελίδα, ενημερώνοντας έτσι τη σελίδα που αποθηκεύσατε στο τηλέφωνό σας. Τώρα μπορείτε να κάνετε αρχεία δαπανών και να δείτε τα διαθέσιμα μετρητά σας ανά πάσα στιγμή. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να επισκεφτείτε αυτήν τη σελίδα στο πρόγραμμα περιήγησης του smartphone σας.

3. Δημοσίευση χάρτη δαπανών

Αντί να δείτε το διαθέσιμο υπόλοιπό σας, μπορείτε επίσης δημιουργήστε ένα γράφημα των αποτελεσμάτων για να εμφανίσετε ένα γράφημα για το πού πηγαίνουν τα χρήματά σας. Για αυτό το παράδειγμα, η κατηγορία πρέπει να τοποθετηθεί πριν από τη στήλη τιμή στη φόρμα. Για παράδειγμα, μετακινήστε την ερώτηση κατηγορίας πάνω από την ερώτηση τιμής για να ξεκινήσετε.

Τώρα στο υπολογιστικό φύλλο απαντήσεων, μεταβείτε στο Εισάγετε > Διάγραμμα και χρησιμοποιήστε τις στήλες ως εύρη δεδομένων. Επίσης, επιλέξτε Χρησιμοποιήστε τη σειρά 1 ως κεφαλίδες.

Τώρα επιλέξτε ένα κατάλληλο γράφημα όπως το Πίτα διάγραμμα.

Ενημερώστε τις λεπτομέρειες του γραφήματος με το Εκσυγχρονίζω κουμπί και μετά στο γράφημα για να επιλέξετε Μετακίνηση στο δικό σας φύλλο.

Επιστρέψετε στην Αρχείο > Δημοσίευση στον Ιστό. Αυτή τη φορά, επιλέξτε την καρτέλα του γραφήματος από το κάτω μέρος, ώστε να μπορείτε να λάβετε έναν σύνδεσμο προς το γράφημα με τη μορφή ιστοσελίδας.

Αντιγράψτε τον σύνδεσμο που προκύπτει στο κάτω μέρος και χρησιμοποιήστε τον από οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης για να δείτε μια ενημερωμένη προβολή κατηγορίας για το πού πηγαίνουν τα έξοδά σας.

συμπέρασμα

Βλέπετε ότι είναι πολύ εύκολο να υποβάλετε τη συναλλαγή σας εν κινήσει σε ένα ωραίο υπολογιστικό φύλλο, ενώ δεν ανοίγετε τον λογαριασμό σας Google ή ακόμη και βρίσκεστε κοντά σε υπολογιστή. Όχι μόνο αυτό, μπορείτε να λάβετε ένα ενημερωμένο υπόλοιπο του λογαριασμού σας με ευκολία. Απλώς μην κοινοποιείτε τον σύνδεσμο του εγγράφου με κανέναν. 😉