5 Συμβουλές για να αυξήσετε τη ροή εργασίας PDF σας

Εάν είστε ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης ή ελεύθερος επαγγελματίας, πιθανότατα επεξεργάζεστε πολλά PDF. Είτε πρόκειται για τιμολόγια, εκτιμήσεις ή ακόμα και έγγραφα συμβολαίου, σχεδόν τα πάντα αποστέλλονται σε PDF αυτές τις μέρες.

Καθώς ο αριθμός των PDF αυξάνεται, η διαχείρισή τους γίνεται δύσκολη. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τη ροή εργασίας σας.

1. Έγγραφα OCR με FreeOCR

Το OCR είναι μια εξαιρετική τεχνολογία που επεξεργάζεται τα σαρωμένα ή ληφθέντα PDF και κάνει το κείμενο αναγνωρίσιμο. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τη δημιουργία ευρετηρίου σελίδων που σαρώνετε με τον σαρωτή σας. FreeOCR είναι ένα δωρεάν βοηθητικό πρόγραμμα για Windows που κάνει ακριβώς αυτό.

Είναι μια ελαφριά εφαρμογή που προχωρά στα PDF σας, αναλύει το περιεχόμενό του και μετατρέπει το μη επιλέξιμο κείμενο στη μορφή εικόνας/PDF σε κανονικό κείμενο στο οποίο μπορείτε να εργαστείτε.

2. Δημιουργήστε και επεξεργαστείτε αρχεία PDF με το Foxit Reader

Foxit Reader είναι ένα δωρεάν πρόγραμμα ανάγνωσης PDF για Windows, αλλά μπορεί να κάνει πολλά περισσότερα από την ανάγνωση αρχείων PDF. Η διεπαφή του Foxit φαίνεται επικίνδυνα κοντά στη σουίτα του Microsoft Office, αλλά αν δούμε τη φωτεινότερη πλευρά, οι χρήστες του Office θα αισθανθούν ακριβώς στο σπίτι. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο στο MS Word/Excel όπως ακριβώς κάνετε τώρα, αλλά αντί να χρησιμοποιήσετε το ενσωματωμένο εργαλείο εξαγωγής του MS, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε την πολύ βελτιωμένη επιλογή του Foxit.

Σημαντική σημείωση: Το Foxit Reader έχει ομαδοποιήσει adware (ανάγνωση ενοχλητικών γραμμών εργαλείων) ενεργοποίηση και απενεργοποίηση, με το προϊόν του. Επομένως, παρακολουθήστε προσεκτικά τα βήματα εγκατάστασης και φροντίστε να επιλέξετε το προσαρμοσμένη εγκατάσταση λειτουργία αντί για την προεπιλεγμένη.

Εάν έχετε εγκατεστημένο το Foxit Reader, θα πρέπει να δείτε τις επιλογές PDF στο δικό σας Γραφείο προγράμματα που βρίσκονται σε βολική τοποθεσία στο μενού κορδέλας. Αν ψάχνετε για μια πιο εγγενή προσέγγιση για τη δημιουργία PDF, το Foxit πρέπει να δοκιμάσετε. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Foxit για να σχολιάστε και επισημάνετε αρχεία PDF.

3. Αποθήκευση αρχείων PDF στο Google Drive

Google Drive σας παρέχει 15 GB αποθηκευτικού χώρου δωρεάν τον οποίο μπορείτε να επεκτείνετε πληρώνοντας μια ετήσια χρέωση. 15 GB θα είναι αρκετά για τους περισσότερους από εμάς. Γιατί θα θέλατε να ανεβάσετε τα PDF σας στο Google Drive, ρωτάτε; Λοιπόν, ο ίδιος λόγος για τον οποίο δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας για πράγματα στο cloud. Το να έχετε ένα αντίγραφο στο διαδίκτυο έχει πάντα νόημα.

Και με το Drive, μπορείτε να κάνετε πολλά περισσότερα από τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας PDF. Διαχείριση φακέλων του Google Drive σύστημα σημαίνει ότι όλα τα PDF σας μπορούν να αρχειοθετηθούν με συστηματικό τρόπο που θα μειώσει τον χρόνο ανάκτησης αργότερα επί. Θα μπορούσατε επίσης επισυνάψτε τα γρήγορα στο email σας στο Gmail όταν πρέπει να στείλετε ένα PDF σε κάποιον μέσω email. Η εξαιρετική δυνατότητα επισύναψης του Gmail διασφαλίζει ότι ένας παραλήπτης δεν χρειάζεται ποτέ να εγκαταλείψει το πρόγραμμα περιήγησης εάν θέλει απλώς να ρίξει μια ματιά σε ένα συνημμένο.

4. Ενεργοποιήστε το OCR στο Google Drive

Το Google Drive υποστηρίζει OCR. Αυτό σημαίνει ότι θα αποθηκεύσει τα αρχεία PDF OCR'd και θα σας επιτρέψει να κάνετε απευθείας αναζήτηση από αυτό.

Για να ενεργοποιήσετε αυτή τη δυνατότητα κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις εικονίδιο από τη σελίδα σας στο Google Drive και, στη συνέχεια, μεταβείτε Μεταφόρτωση ρυθμίσεων και τσεκάρετε την επιλογή που λέει Μετατροπή κειμένου από μεταφορτωμένο PDF και αρχείο εικόνας. Τώρα κάθε αρχείο PDF που ανεβάζετε θα σαρωθεί και θα μετατραπεί σε μορφή με δυνατότητα αναζήτησης.

5. Αναζήτηση αρχείων PDF με το Google Drive (ή το Evernote)

Τώρα που όλα τα σαρωμένα PDF σας έχουν εγγραφεί OCR και μεταφορτώνονται σε μια κεντρική τοποθεσία, μπορεί να αξιοποιηθεί αρκετά. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Google Drive για να πραγματοποιήσετε αναζήτηση σε αρχεία PDF όχι μόνο με βάση τον τίτλο αλλά και από το κείμενο μέσα σε αυτά.

Έτσι, εάν δεν θυμάστε το όνομα του αρχείου PDF που ψάχνετε, αλλά θυμάστε αόριστα το περιεχόμενό του, το Google Drive σίγουρα μπορεί να σας βοηθήσει.

Εναλλακτική λύση:Evernote παρέχει παρόμοια (και βελτιωμένη) λειτουργικότητα, αλλά είναι διαθέσιμη μόνο για χρήστες Evernote Premium. Εάν είστε ένας από αυτούς, δεν μπορώ να προτείνω τη χρήση Evernote για εξοικονόμηση και ευρετηρίαση των PDF σας αρκετά. Καθώς το Evernote είναι μια εφαρμογή για επιτραπέζιους υπολογιστές, η αναζήτηση απαιτεί πολύ λιγότερο χρόνο και οι πρόσφατες ενημερώσεις στην αναζήτηση Evernote την έχουν κάνει πραγματικά ισχυρή. Εάν είστε διατεθειμένοι να πληρώσετε για μια υπηρεσία για τη διαχείριση των αρχείων PDF σας, θα πρέπει οπωσδήποτε να κοιτάξετε στο Evernote.