Πώς να δημιουργήσετε πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail και το Outlook

Οι τελευταίοι μήνες μου με Microsoft Outlook και τα Lotus Notes ήταν αρκετά ενδιαφέροντα. Δεν ήμουν ποτέ θαυμαστής του πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιτραπέζιου υπολογιστή, αλλά όταν άρχισα να χρησιμοποιώ αυτές τις εφαρμογές, δεν μπορούσα ποτέ να επιστρέψω. Ένα από τα πιο χρήσιμα χαρακτηριστικά που παρέχουν αυτοί οι πελάτες είναι η δυνατότητα δημιουργίας προτύπων email, γνωστό και ως επιστολόχαρτο, το οποίο μπορεί να στέλνει καθημερινά email όπου το μεγαλύτερο μέρος του σώματος του email είναι με τον ίδιο τρόπο γρήγορα. Είτε πρόκειται για ένα ημερήσια αναφορά ή απλώς ένα email επιβεβαίωσης, ένα προκατασκευασμένο πρότυπο μπορεί να εξοικονομήσει πολύ χρόνο.

Έχω δει ανθρώπους να αναζητούν μέσω του φακέλου "Απεσταλμένα" ένα email και μετά να το προωθούν αφού κάνουν την επεξεργασία. Πρακτικά, αυτό λειτουργεί καλύτερα από την ανασύνθεση ολόκληρου του email από τη μνήμη, αλλά η αλλαγή της γραμμής θέματος και η επεξεργασία της διεύθυνσης μπορεί να διαρκέσει κάποιο χρόνο.

Επίσης, οι πιθανότητες σφαλμάτων αυξάνονται όταν εμπλέκεται χειρωνακτική εργασία. Για να βελτιώσουμε, λοιπόν, τα πράγματα, προτείνω να χρησιμοποιήσετε μια επέκταση για το Chrome που ονομάζεται Πρότυπα email Gorgias που μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε πρότυπα email στο Gmail, το Yahoo, το Outlook και άλλα δημοφιλή προγράμματα-πελάτες email.

Ξεκινώντας με τον Γοργία

Αφού εγκαταστήσετε την επέκταση, κάντε κλικ στο εικονίδιο στη γραμμή επέκτασης για να ανοίξετε τη σελίδα διαμόρφωσης.

Το Gorgias συνοδεύεται από 4 προεπιλεγμένα πρότυπα για να σας δώσει μια βασική ιδέα για το τι μπορείτε να κάνετε με την επέκταση. Για να δημιουργήσετε ένα νέο πρότυπο, κάντε κλικ στο Νέο πρότυπο κουμπί και ξεκινήστε δίνοντάς του ένα όνομα. Στη συνέχεια, μπορείτε να αρχίσετε να πληκτρολογείτε το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Περιεχόμενο προτύπου πεδίο. Εάν θέλετε να προσθέσετε το πεδίο θέματος επίσης στο πρότυπο, κάντε κλικ στα πεδία διαμόρφωσης και ελέγξτε το Επιλογή θέματος.

Χαρακτηριστικά των προτύπων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Gorgias

Η πραγματική δύναμη της επέκτασης έγκειται στη δυνατότητα χρήσης μεταβλητών κατά τη συμπλήρωση του προτύπου. Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να συμπληρώσετε αυτόματα το όνομα του ατόμου. Σε αυτήν την περίπτωση, κάντε κλικ στο Εισαγωγή μεταβλητής κουμπί και επιλέξτε το Προς: Όνομα επιλογή. Όταν εισάγετε το πρότυπο, η επέκταση θα συμπληρώσει αυτόματα αυτά τα ονόματα μεταβλητών από τα στοιχεία επικοινωνίας του email και θα διευκολύνει τη σύνταξη παρόμοιων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για διάφορες επαφές.

Ένα άλλο ενδιαφέρον χαρακτηριστικό είναι Συντόμευση κειμένου και χρησιμοποιώντας τη συγκεκριμένη επιλογή μπορείτε να ενεργοποιήσετε την ολοκλήρωση ενός προτύπου χρησιμοποιώντας το πλήκτρο tab.

Αφού δημιουργήσετε μερικά πρότυπα, ήρθε η ώρα να εισαγάγετε ένα σε ένα email. Ανοιξε το Παράθυρο σύνθεσης Gmail και θα παρατηρήσετε ένα κουμπί Γοργίας στη δεξιά πλευρά. Η επέκταση θα εμφανίσει όλα τα πρότυπα που έχετε αποθηκεύσει και ένα μόνο κλικ θα τα εισαγάγει στο σώμα του email. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση κειμένου και να πατήσετε το κουμπί καρτέλας για να διευκολύνετε τα πράγματα.

Δροσερή συμβουλή: Προωθήστε ένα σταλμένο email και κάντε δεξί κλικ στο παράθυρο σύνταξης για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο από τα υπάρχοντα email. Δεν είναι ωραίο αυτό;

Η δωρεάν έκδοση της επέκτασης περιορίζει τα πρότυπα σε μία μόνο συσκευή και δεν υπάρχει επιλογή συγχρονισμού των προτύπων χρησιμοποιώντας έναν διαδικτυακό λογαριασμό.

Επομένως, εάν έχετε δύο ή περισσότερες συσκευές στις οποίες εργάζεστε, θα πρέπει να δημιουργήσετε πρότυπα ξεχωριστά σε κάθε σύστημα, εκτός εάν αγοράσετε την εφαρμογή επί πληρωμή. Επίσης, ζείτε με τον κίνδυνο να χάσετε τα δεδομένα εάν απεγκαταστήσετε το Chrome ή την επέκταση ή επανεγκαταστήσετε τα Windows. Αλλά για 4,99 $ το μήνα, μπορείτε να αποκτήσετε τη δυνατότητα συγχρονισμού με την κοινή χρήση προτύπων ομάδας.

συμπέρασμα

Το Gorgias είναι μια καταπληκτική εφαρμογή εάν εργάζεστε σε παρόμοια είδη email σε καθημερινή βάση. Του έχω ήδη δώσει 5 αστέρια στο Chrome Webstore. Έχω επίσης επικοινωνήσει με τους προγραμματιστές για να προσθέσω μερικές επιπλέον μεταβλητές στα πρότυπα, όπως ώρα και ημερομηνία. Δοκιμάστε το σήμερα και μοιραστείτε τις απόψεις σας μαζί μας.