Πώς να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε υπογραφές στο Outlook Web, Desktop και Phone

Η επεξεργασία υπογραφών στο Outlook δεν είναι καθόλου δύσκολη δουλειά. Υποστηρίζει απλό κείμενο, εικόνες και συνδέσμους, μεταξύ άλλων. Ωστόσο, δεν είναι ένα από τα πιο φιλικά μέρη εκεί έξω. Αν θέλετε μια απλή υπογραφή, μπορεί να κάνει τη δουλειά. Αλλά, προσπαθήστε να συμπεριλάβετε μια σειρά από εικόνες ή συνδέστε τον λογαριασμό σας στο Pinterest, οι πιθανότητες είναι ότι θα χτυπήσετε το ένα οδόφραγμα ή το άλλο.

Το κύριο πρόβλημα με την υπογραφή του Outlook είναι η έλλειψη κατάλληλων επιλογών ευθυγράμμισης για εικόνες και κείμενο. Αυτό σημαίνει ότι είτε καταλήγετε με μια υπογραφή που φαίνεται πολύ παιδική είτε πολύ απλή για το γούστο σας.

Σε αυτήν την ανάρτηση σήμερα, θα σας πούμε πώς να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε την υπογραφή σας στο Outlook και επίσης να την κάνουμε πιο ελκυστική και εμφανίσιμη.

Ας ξεκινήσουμε!

Επίσης στο Guiding Tech

1. Πώς να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε υπογραφές στο Outlook Web

Βήμα 1:

Στο Outlook Web, κάντε κλικ στο εικονίδιο Ρυθμίσεις στο επάνω μέρος και κάντε κύλιση προς τα κάτω μέχρι να δείτε τη σύνδεση για την Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook. Κάντε κλικ σε αυτό για να ανοίξετε το παράθυρο Ρυθμίσεις.

Βήμα 2: Κάντε κλικ στο «Σύνταξη και απάντηση» για να ανοίξετε τον πίνακα Υπογραφή στο δεξιό πλαίσιο. Όπως μπορείτε να δείτε από το στιγμιότυπο οθόνης παρακάτω, μπορείτε να προσθέσετε όλες τις βασικές επιλογές μορφοποίησης όπως Έντονη γραφή, Πλάγια γραφή, Υπερσύνδεσμος κ.λπ.

Τώρα, εισαγάγετε το κείμενο και διαμορφώστε το σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας. Για να προσθέσετε μια εικόνα, κάντε κλικ στο πρώτο εικονίδιο. Το μόνο που πρέπει να έχετε υπόψη σας είναι να αλλάξτε το μέγεθος της εικόνας πριν τη μεταφόρτωση. Αυτό συμβαίνει επειδή η ευθυγράμμιση της εικόνας είναι δύσκολη στο Outlook Web.

Αφού κάνετε όλες τις αλλαγές σας στην υπογραφή, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στην επάνω δεξιά γωνία και αυτό είναι. Από εδώ και στο εξής, κάθε φορά που ανοίγετε ένα νέο email, αυτή η υπογραφή θα συμπεριλαμβάνεται αυτόματα στο κάτω μέρος.

Cool Tip: Μπορείτε επίσης να αλλάξετε το μέγεθος της εικόνας στην υπογραφή σας μέσα από το σώμα του email.

Τρόπος διαμόρφωσης υπογραφών στο Outlook Web

Οι υπογραφές που προστίθενται με αυτόν τον τρόπο είναι κυρίως βασικές. Εάν θέλετε μια ευπαρουσίαστη υπογραφή, είναι καλύτερο να αφιερώσετε το χρόνο σας αναζητώντας ένα καλό πρότυπο. Ενώ η Microsoft προσφέρει ένα πρότυπο, δεν μπόρεσα να το κάνω να λειτουργήσει στο Outlook Web. Έτσι, χρησιμοποίησα ένα πρότυπο από το Mail Signatures.

Επισκεφτείτε τις υπογραφές αλληλογραφίας

Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να πάρετε ένα και να προσθέσετε τα στοιχεία σας σε αυτό. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο Επεξεργασία προτύπου. Μόλις τελειώσετε, προσθέστε το όνομά σας, τον οργανισμό σας και όλες τις άλλες σχετικές λεπτομέρειες. Το καλύτερο μέρος είναι ότι όλες οι αλλαγές είναι ορατές σε πραγματικό χρόνο.

Ωστόσο, μην ξεχνάτε ότι εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε μια εικόνα, ο σύνδεσμος πρέπει να είναι δημόσιος σύνδεσμος, δηλαδή προσβάσιμος σε όλους. Μόλις ρυθμιστούν όλα, κάντε κλικ στο Εφαρμογή της υπογραφής σας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αντιγραφή υπογραφής στο πρόχειρο.

Τώρα, ανοίξτε την Υπογραφή στο Outlook και επικολλήστε τα περιεχόμενα του προχείρου σας.

Επίσης στο Guiding Tech

2. Πώς να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε υπογραφές στην εφαρμογή Outlook Desktop

Για την εφαρμογή για υπολογιστές Outlook, η μέθοδος είναι αρκετά παρόμοια με αυτήν της έκδοσης web. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πρότυπα από το Mail Signature ή τα προεπιλεγμένα πρότυπα της Microsoft. Αλλά προτού φτάσουμε σε αυτό, ας δούμε πώς να αποκτήσετε πρόσβαση στις ρυθμίσεις υπογραφής στην εφαρμογή επιφάνειας εργασίας.

Το καλύτερο πράγμα για την εφαρμογή του Outlook για υπολογιστές είναι η χρήσιμη λειτουργία «Πες μου τι να κάνω».

Όποια δυνατότητα χρειάζεστε γρήγορα, μπορείτε απλά να εισαγάγετε το ερώτημα στο πλαίσιο. Επομένως, αντί να περιηγείστε στη γεμάτη σελίδα Ρυθμίσεις του Outlook, απλώς πληκτρολογήστε Υπογραφή στο πλαίσιο αναζήτησης και επιλέξτε το.

Τώρα, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να πατήσετε Νέο για να προσθέσετε μια νέα υπογραφή και οι επιλογές για προσθήκη εικόνων, αλλαγή γραμματοσειρών ή προσθήκη συνδέσμου θα γίνουν ορατές σε εσάς.

Εκτός από αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα άμεσα διαθέσιμα πρότυπα email της Microsoft για να βελτιώσετε τις υπογραφές σας. Για να το κάνετε αυτό, θα χρειαστεί να κάνετε λήψη του παρακάτω προτύπου στον υπολογιστή σας.

Δείτε τα πρότυπα υπογραφής της Microsoft

Υπάρχουν 20 διαφορετικά πρότυπα σε αυτό και η διαδικασία προσθήκης αυτών είναι τόσο εύκολη όσο η πίτα. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να επιλέξετε ένα πρότυπο της επιλογής σας και να αλλάξετε τις μεταβλητές. Για να αλλάξετε την εικόνα, κάντε δεξί κλικ στην εικόνα και επιλέξτε Αλλαγή εικόνας. Εδώ, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το η εικόνα έχει περικοπεί εκ των προτέρων.

Μόλις τελειώσετε, επιστρέψτε στην εφαρμογή Outlook και επικολλήστε το περιεχόμενο του προχείρου σας στο αποθετήριο υπογραφών.

Λάβετε υπόψη ότι θα χρειαστεί να προσθέσετε τους συνδέσμους των προφίλ σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην εικόνα και επιλέξτε το εικονίδιο Link στην άκρα δεξιά.

Το καλό είναι ότι μπορείτε να αποθηκεύσετε περισσότερες από μία υπογραφές. Χρησιμοποιήστε λοιπόν ένα όνομα που είναι εύκολο να το θυμάστε. Το καλό με το Outlook είναι ότι μπορείτε να επιλέξετε μια προεπιλεγμένη υπογραφή για τα email σας.

Και αν επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικό, μπορείτε να το αλλάξετε μέσω της επιλογής Υπογραφή, όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.

Την επόμενη φορά, όποτε χρειαστεί να προσθέσετε μια μικροσκοπική νέα λεπτομέρεια στις υπογραφές σας, ανοίξτε τις ρυθμίσεις, απλώς επιλέξτε μια υπογραφή email και ξεκινήστε την επεξεργασία. Και γεια, μην ξεχάσετε να πατήσετε το κουμπί ΟΚ.

Επίσης στο Guiding Tech

3. Πώς να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε υπογραφές στο Outlook για τηλέφωνο

Δυστυχώς για τους χρήστες τηλεφώνων, η εφαρμογή Outlook δεν υποστηρίζει πολλά εκτός από απλό κείμενο. Δεν θα μπορείτε να προσθέσετε HTML ή εικόνες, ούτε μπορείτε να συγχρονίσετε τις υπογραφές της επιφάνειας εργασίας ή της εφαρμογής Ιστού σε αυτό.

Από προεπιλογή, το Outlook προσθέτει κείμενο Get Outlook για Android στο τέλος. Όπως ίσως έχετε ήδη μαντέψει, μπορεί εύκολα να αφαιρεθεί. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το αριστερό μενού και πατήστε το γρανάζι Ρυθμίσεις στο κάτω μέρος.

Πατήστε Υπογραφές και προσθέστε τα στοιχεία σας. Ακόμα κι αν αντιγράψετε μια υπογραφή από ένα από τα πρότυπα, η εφαρμογή θα αφαιρέσει όλες τις άλλες λεπτομέρειες και θα προσθέσει μόνο το τμήμα κειμένου.

Δυστυχώς, δεν μπορείτε να προχωρήσετε πέρα ​​από αυτό. Ας ελπίσουμε ότι η ομάδα θα το αναλάβει σχόλια χρηστών και ξεκινά σύντομα την εφαρμογή των ρυθμίσεων συγχρονισμού.

Αποσυνδέστε τα email σας σαν επαγγελματίας

Έτσι, μπορείτε να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε υπογραφές στο Outlook. Αν και οι εγγενείς επιλογές είναι αρκετά αξιοπρεπείς, η πιο έξυπνη επιλογή είναι να χρησιμοποιήσετε μια υπογραφή προτύπου και στη συνέχεια να την τροποποιήσετε ανάλογα.

Χρειάζεται πολύ μεγαλύτερη προσπάθεια για να εξαναγκάσετε μια εικόνα στη θέση της επιλογής σας σε σύγκριση με την απλή αντιγραφή από ένα έτοιμο πρότυπο. Δούλεψε έξυπνα, λένε.

Επόμενο: Χάνετε νέα email στο Outlook.com; Δείτε πώς μπορείτε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας.