Πώς να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε κανόνες στο Outlook 365 Webmail
Miscellanea / / December 02, 2021
Η διαχείριση των email είναι μια επίπονη εργασία. Από την έγκαιρη απάντηση σε email και προσθήκη υπενθυμίσεις σε βασικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπάρχουν πολλά πράγματα που διεκδικούν την προσοχή μας. Επίσης, μια ορδή από ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που γεμίζουν τα εισερχόμενα προσθέτουν στον πονοκέφαλο. Στο τέλος, ένα μη οργανωμένο γραμματοκιβώτιο καθιστά δύσκολη την εύρεση σημαντικών email.
![Δημιουργία και διαχείριση κανόνων στο Office 365 Webmail](/f/ac4792ea28e9ae9cb2a62d969fdc5be4.jpg)
Ναι, η διαχείριση email είναι μια δύσκολη επιχείρηση, αλλά ευτυχώς, μπορεί να γίνει πιο απλή μέσω κανόνων. Το Outlook 365 Webmail υποστηρίζει μια ποικιλία κανόνων που σας επιτρέπουν να προωθείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν συγκεκριμένο φάκελο. Μπορείς διαγράψτε αμέσως τα email από συγκεκριμένο αποστολέα. Ακούγεται ωραίο, σωστά;
Πριν ξεκινήσουμε, ας δούμε γρήγορα πώς λειτουργούν οι κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Πώς λειτουργούν οι κανόνες
Οι κανόνες είναι ο τρόπος για να αποκτήσετε ένα καθαρό και οργανωμένο inbox. Ένας τυπικός κανόνας αποτελείται από ένα έναυσμα, μια ενέργεια και μια εξαίρεση. Μόλις ενεργοποιηθεί ο κανόνας, ενεργοποιεί μια ενέργεια όπως διαγραφή του email, προσθήκη του σε φάκελο ή προώθηση σε άλλο λογαριασμό.
Όσον αφορά τους κανόνες, το Outlook 365 έχει πολλές επιλογές, τόσο ενέργειες όσο και προϋποθέσεις. Μπορείτε είτε να αντιστοιχίσετε το θέμα είτε να επιλέξετε μια συγκεκριμένη διεύθυνση ή να επιλέξετε το όνομα ενός αποστολέα.
![Δημιουργία και διαχείριση κανόνων στο Office 365 Webmail 8](/f/1605ba6690c321aedd2675f849381cea.png)
Και το καλύτερο είναι ότι μπορείτε να προσθέσετε όσες συνθήκες θέλετε. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να επιλέξετε τις κατάλληλες συνθήκες.
Το ίδιο ισχύει και για τις πράξεις – οι επιλογές είναι άφθονες. Λοιπόν, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να δημιουργήσετε τον κανόνα, να επιλέξετε την προϋπόθεση για την επεξεργασία περισσότερων κανόνων και μετά το bingo!
![Δημιουργία και διαχείριση κανόνων στο Office 365 Webmail 9](/f/3a63777aca994f98b956a1485ae2d670.png)
Τώρα που έχουμε καθορίσει πώς λειτουργούν οι κανόνες, ας δούμε πώς να τους δημιουργήσουμε.
Επίσης στο Guiding Tech
Πώς να δημιουργήσετε κανόνες στο Outlook 365
Βήμα 1: Ανοίξτε το Outlook και κάντε κλικ στο εικονίδιο Ρυθμίσεις στην επάνω δεξιά γωνία. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook στο κάτω μέρος.
![Δημιουργία και διαχείριση κανόνων στο Office 365 Webmail 10](/f/280992f3ec2e2a45a83316d14a7a0b3e.png)
Βήμα 2: Επιλέξτε Email από το αριστερό πλαίσιο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Κανόνες. Τώρα, πατήστε στην επιλογή Προσθήκη νέων κανόνων και δώστε ένα όνομα στον νέο σας κανόνα.
![Δημιουργία και διαχείριση κανόνων στο Office 365 Webmail 11](/f/cd851b7117b4c1156b8bea5e274c5885.png)
Εάν επιλέγετε τις συνθήκες Άτομα, θα πρέπει να εισαγάγετε τις σωστές διευθύνσεις. Όσον αφορά τα θέματα, θα πρέπει να προσθέσετε τις ακριβείς λέξεις-κλειδιά.
Βήμα 3: Αφού μηδενίσετε τη συνθήκη, ήρθε η ώρα να προσθέσετε την ενέργεια. Η ενέργεια αποτελεί αυτό που θέλετε να κάνετε με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ανταποκρίνονται στις παραπάνω συνθήκες.
![Δημιουργία και διαχείριση κανόνων στο Office 365 Webmail 1](/f/2b6d279d80600929ce0cb3c8ac13fee2.png)
Αυτήν τη στιγμή, το Outlook 365 webmail σάς επιτρέπει να προωθήσετε, να διαγράψετε, να καρφιτσώσετε email, μεταξύ πολλών άλλων.
Βήμα 4: Θέλετε τον κανόνα του email δεν να ενεργοποιηθεί κατά καιρούς; Εάν ναι, κάντε κλικ στο Προσθήκη εξαίρεσης και εισάγετε την απαιτούμενη συνθήκη.
![Δημιουργία και διαχείριση κανόνων στο Office 365 Webmail 2](/f/aabbb54cce74c0b924b87dc99d08e900.png)
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην Αποθήκευση. Εκεί, έχετε δημιουργήσει έναν κανόνα email.
Σημείωση: Σε αντίθεση με άλλα προγράμματα-πελάτες email όπως το Gmail, ένας νέος κανόνας email ισχύει για μηνύματα που λαμβάνονται μετά τη δημιουργία του κανόνα. Δεν θα λειτουργήσει σε παλιά μηνύματα.
Επίσης στο Guiding Tech
Πότε να χρησιμοποιήσετε τον κανόνα Stop Processing More;
Πρέπει να έχετε παρατηρήσει το πλαίσιο ελέγχου Διακοπή επεξεργασίας περισσότερων κανόνων κατά τη δημιουργία κανόνων. Αυτή η επιλογή ισχύει εάν έχετε πολλούς κανόνες στα εισερχόμενά σας που θα μπορούσαν να ισχύουν για ένα μόνο μήνυμα.
Για παράδειγμα, ας πούμε ότι έχετε έναν κανόνα Α που μετακινεί όλα τα ενημερωτικά δελτία από το Guiding Tech σε έναν φάκελο με το όνομα GT NL και έναν άλλο κανόνα Β που προωθεί όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη λέξη-κλειδί "Android" στο δευτερεύον email σας λογαριασμός.
![Email 1975018 1280](/f/27585012b7b5fa5bd765ed06b4212f66.png)
Σε αυτό το σενάριο, δεν θα θέλατε ο κανόνας Β να εκτελείται μετά την επιτυχή εκτέλεση του κανόνα Α. Τότε είναι που εμφανίζεται η επιλογή Stop Processing More Rules. Αφού πληροί μια συγκεκριμένη συνθήκη, σταματά την εκτέλεση περισσότερων κανόνων.
![Δημιουργία και διαχείριση κανόνων στο Office 365 Webmail 3](/f/08f86911081dfdf09b6e3f56f763fcae.png)
Για αυτό, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η προτεραιότητα των κανόνων έχει οριστεί ανάλογα, κάτι που θα δούμε στο επόμενο σημείο.
Επεξεργασία και διαχείριση κανόνων στο Outlook 365
Στο Outlook 365, οι κανόνες εκτελούνται σύμφωνα με τη σειρά στον πίνακα. Ευτυχώς, η παραγγελία δεν είναι μόνιμη και μπορείτε να αλλάξετε την προτεραιότητα.
Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στα βελάκια Πάνω και Κάτω. Για να επεξεργαστείτε έναν κανόνα, κάντε κλικ στο εικονίδιο Επεξεργασία και κάντε τις αλλαγές σας. Μην ξεχάσετε να τα σώσετε!
Συμβουλές μπόνους: Έξυπνη διαχείριση των email
1. Sweep emails
Το Sweep είναι ένας άλλος τρόπος για πιο καθαρά εισερχόμενα. Όπως και οι Κανόνες, αυτό σας επιτρέπει να διαγράφετε αυτόματα όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν συγκεκριμένο αποστολέα.
![Δημιουργία και διαχείριση κανόνων στο Office 365 Webmail 5](/f/8cf8e3060d73e328270027709a433c8e.png)
Δεν διαγράφει απλώς τα email. Μπορείτε να επιλέξετε να αφαιρέσετε τα email ή να διατηρήσετε το πιο πρόσφατο email στην αλυσίδα.
Το να σκουπίσετε ένα email είναι πολύ εύκολο. Απλώς ανοίξτε την αλληλογραφία που σας ενοχλεί και πατήστε το εικονίδιο Σάρωση στο επάνω μέρος.
![Δημιουργία και διαχείριση κανόνων στο Office 365 Webmail 4](/f/f26125217f2b78f40f4246588bbafbe8.png)
Στη συνέχεια, επιλέξτε τις επιλογές από το αναπτυσσόμενο μενού. Το δεύτερο είναι το καλύτερο καθώς δημιουργεί έναν κανόνα αυτόματα. Μόλις τελειώσετε, πατήστε Αποθήκευση.
Σημείωση: Επιλογή σάρωση στους φακέλους Απεσταλμένα, Πρόχειρα, Ανεπιθύμητα email και Διαγραμμένα.
Επίσης στο Guiding Tech
2. Αποκλεισμός αποστολέων και τομέων
Εκτός από τα παραπάνω, μπορείτε αποκλεισμός ορισμένων αποστολέων και τομείς συνολικά. Απλώς μεταβείτε στην ενότητα Ανεπιθύμητα email, κάντε κλικ στο Προσθήκη και εισαγάγετε τις διευθύνσεις email ή το όνομα τομέα.
![Δημιουργία και διαχείριση κανόνων στο Office 365 Webmail 6](/f/8ed6455371dea4a78b46cd13b6d76f5e.png)
Ταυτόχρονα, μπορείτε επίσης να προσθέσετε ασφαλείς αποστολείς και τομείς. Αυτή η επιλογή διασφαλίζει ότι σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από σημαντικά άτομα) δεν καταλήγουν στον φάκελο του κάδου απορριμμάτων.
Απλώς πατήστε Προσθήκη και προσθέστε το όνομα τομέα ή τις διευθύνσεις email.
Γεια, Εξυπνότερα Εισερχόμενα!
Λοιπόν, έτσι μπορείτε να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε κανόνες και να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας καθαρά από όλη την ανούσια ακαταστασία. Τελικά, δεν έχουμε την πολυτέλεια να χάσουμε τα σημαντικά email, έτσι δεν είναι;
Εάν χρησιμοποιείτε κάποιους ενδιαφέροντες κανόνες που θέλετε να μοιραστείτε, αναφέρετέ τους στην παρακάτω ενότητα σχολίων.
Επόμενο: Θέλετε να απαλλαγείτε από τα ανεπιθύμητα ενημερωτικά δελτία από το γραμματοκιβώτιό σας; Η ακόλουθη ανάρτηση θα σας δείξει πώς να το κάνετε ακριβώς αυτό.