Ενεργοποίηση ειδοποιήσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κοινόχρηστα υπολογιστικά φύλλα των Εγγράφων Google

Έγγραφα Google είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να μοιραστείτε πληροφορίες με συνεργάτες ή οποιονδήποτε γενικά. Αν και η κοινή χρήση είναι εξαιρετική, μια άλλη δυνατότητα που πρέπει να εφαρμόσετε όταν δύο ή περισσότερα συνεργάζονται είναι ειδοποιήσεις για πότε γίνονται αλλαγές. Με τα Έγγραφα Google, μπορείτε να ρυθμίσετε τις ειδοποιήσεις που θα αποστέλλονται όταν α υπολογιστικό φύλλο έχει αλλάξει. Υπάρχουν μερικές επιλογές για το πώς να το κάνετε αυτό, οπότε ρίξτε μια ματιά παρακάτω και ξεκινήστε να μοιράζεστε τα Έγγραφά σας Google.

Πώς να μοιραστείτε ένα υπολογιστικό φύλλο των Εγγράφων Google

Επειδή οι περισσότεροι χρήστες των Εγγράφων Google θα κοινοποιήσουν πρώτα ένα έγγραφο και, στη συνέχεια, θα χρησιμοποιήσουν τους κανόνες ειδοποίησης για να τους στείλουν μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τις αλλαγές που έγιναν, θα αναφέρουμε πρώτα τον τρόπο κοινής χρήσης ενός εγγράφου στα Έγγραφα Google.

Κοιτάξτε στην επάνω δεξιά γωνία ενός εγγράφου για το κουμπί που καλείται Μερίδιο. Εάν τοποθετήσετε το ποντίκι σας πάνω του, καθορίζει την κατάσταση κοινής χρήσης, η οποία είναι

Ιδιωτικό μόνο για μένα από προεπιλογή, που σημαίνει ότι δεν κοινοποιείται σε κανέναν.

Κάντε κλικ σε αυτό Μερίδιο κουμπί για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου για κοινή χρήση με άλλα άτομα.

Εάν εξακολουθείτε να έχετε το προεπιλεγμένο όνομα ενός εγγράφου χωρίς τίτλο, θα σας ζητηθεί να αλλάξετε το όνομα πριν από την κοινή χρήση.

Κοίτα κάτω Ποιος έχει πρόσβαση και θα βρείτε όποιον μοιράζεστε το έγγραφο. Επειδή η προεπιλογή είναι να μην γίνεται κοινή χρήση, θα είστε το μόνο άτομο που αναφέρεται εδώ.

Κάντε κλικ Αλλαγή δίπλα στο Ιδιωτικός Ενότητα. Αυτό Ρυθμίσεις κοινής χρήσης το παράθυρο είναι για να καθορίσετε τον τρόπο κοινής χρήσης.

Δημόσιο στον Ιστό: Το έγγραφο μπορεί να βρεθεί στις μηχανές αναζήτησης και ο καθένας μπορεί να το ανοίξει και να αποκτήσει πρόσβαση με βάση το Πρόσβαση κανόνας.

Όποιος έχει τον σύνδεσμο: Μόνο τα άτομα που έχουν τον σύνδεσμο προς το έγγραφο μπορούν να το προσεγγίσουν. Η πρόσβαση βασίζεται στο Πρόσβαση κανόνας.

Ιδιωτικός: Κανείς δεν μπορεί να δει ή να αλλάξει αυτό το έγγραφο εκτός από τον κάτοχο.

Ας πούμε ότι επιλέγουμε τη δεύτερη επιλογή για Όποιος έχει τον σύνδεσμο για να έχετε πρόσβαση για προβολή του εγγράφου.

Κάντε κλικ Αποθηκεύσετε για να επιστρέψω στην κανονική Ρυθμίσεις κοινής χρήσης παράθυρο. Από εδώ, μπορείτε να αντιγράψετε τον σύνδεσμο για να τον χρησιμοποιήσετε για κοινή χρήση ή να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε από τα κουμπιά κοινής χρήσης κοινωνικών δικτύων κάτω από τον σύνδεσμο.

Εναλλακτικά, αντί να χρησιμοποιήσετε τις παραπάνω επιλογές, μπορείτε να στείλετε ένα έγγραφο σε κάποιον μέσω email απευθείας από το Ρυθμίσεις κοινής χρήσης παράθυρο.

Στο κάτω μέρος, εισαγάγετε ένα email στο Προσκαλέστε ανθρώπους και καθορίστε έναν τύπο πρόσβασης στα δεξιά.

Τώρα που έχουμε μοιραστεί ένα αρχείο, ας δούμε πώς να ενεργοποιήσουμε τις ειδοποιήσεις για να γνωρίζουμε πότε ένας χρήστης κάνει αλλαγές.

Ενεργοποίηση Ειδοποιήσεων για Υπολογιστικό φύλλο Google

Σημαντική σημείωση: Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη μόνο στα υπολογιστικά φύλλα των Εγγράφων Google και όχι στα έγγραφα και τις διαφάνειες.

Πλοηγηθείτε στο Εργαλεία -> Κανόνες ειδοποίησης.

Αυτό θα ανοίξει το Ορίστε κανόνες ειδοποίησης παράθυρο. Εδώ θα κάνουμε όλες τις απαραίτητες αλλαγές για τις ειδοποιήσεις μέσω email.

Επιλέξτε οποιαδήποτε από τις επιλογές για τα συμβάντα που θα χρειαστεί να πραγματοποιηθούν για μια ειδοποίηση. Για παράδειγμα, επιλέξτε Γίνονται τυχόν αλλαγές για να στείλετε ένα email όταν τροποποιείται οτιδήποτε στο υπολογιστικό φύλλο. Εναλλακτικά, επιλέξτε μεμονωμένα κελιά ή άλλη επιλογή από αυτήν τη λίστα.

Τέλος, επιλέξτε πότε θα στείλετε το email στο κάτω μέρος. Υπό Ειδοποιήστε με με, επιλέξτε να λάβετε ένα συνοπτικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα αποστέλλεται μία φορά την ημέρα με πληροφορίες σχετικά με αλλαγές ή επιλέξτε Email - αμέσως για να λάβετε την ειδοποίηση αμέσως μετά την πραγματοποίηση της αλλαγής.

Σημείωση: Οι ειδοποιήσεις μέσω email αποστέλλονται μόνο στη διεύθυνση που είναι συνδεδεμένη με τον λογαριασμό στα Έγγραφα Google. Δεν μπορούν να συμπεριληφθούν πρόσθετες διευθύνσεις στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ειδοποίησης.

Κάντε κλικ Αποθηκεύσετε για να διασφαλιστεί η υποβολή όλων των αλλαγών.

συμπέρασμα

Η κοινή χρήση ενός υπολογιστικού φύλλου σε έναν συνάδελφο είναι μια εξαιρετική ιδέα συνεργασία. Είναι όταν γίνονται αλλαγές που πιθανότατα θα χρειαστεί να τις ελέγξετε και να τις ελέγξετε. Ρυθμίστε τις ειδοποιήσεις μέσω email σε κοινόχρηστα υπολογιστικά φύλλα με ευκολία χρησιμοποιώντας τα Έγγραφα Google.