Πώς να λαμβάνετε απαντήσεις στο Google Forms στο email σας
Miscellanea / / December 02, 2021
Ενώ Φόρμες Google παρέχει στους χρήστες την ελευθερία να προσαρμόζουν το περιεχόμενο οποιουδήποτε τύπου φόρμας, υπάρχει περιορισμένος έλεγχος στις ειδοποιήσεις σχετικά με τις απαντήσεις που λαμβάνονται. Από προεπιλογή, οι Φόρμες Google δεν εκτελούνται αυτόματα αποστολή ειδοποιήσεων μέσω email για νέες απαντήσεις σε φόρμες, εκτός εάν το ενεργοποιήσετε στις ρυθμίσεις φόρμας.
Και όταν το κάνετε, η ειδοποίηση μέσω email δεν περιέχει τις απαντήσεις της φόρμας. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να επισκεφτείτε τον πίνακα ελέγχου των Φορμών Google για να δείτε τις απαντήσεις του ερωτώμενου στη φόρμα σας.
Γιατί να χάνετε χρόνο και εύρος ζώνης Διαδικτύου αφήνοντας τα εισερχόμενά σας στον πίνακα ελέγχου Φόρμες Google όταν μπορείτε να εμφανίσετε τις απαντήσεις στο μήνυμα ειδοποίησης;
Υπάρχει ένα πρόσθετο Google Forms που σας επιτρέπει να το επιτύχετε και όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για να το κάνετε σε αυτήν την παρακάτω ανάρτηση.
Εγκατάσταση του πρόσθετου
Βήμα 1: Ανοίξτε τη φόρμα της οποίας η απάντηση θέλετε να δείτε απευθείας στο email σας. Πατήστε το εικονίδιο μενού με τις τρεις κουκκίδες στην επάνω αριστερή γωνία.
Βήμα 2: Επιλέξτε Πρόσθετα.
Αυτό ανοίγει το G Suite Marketplace (ένα ηλεκτρονικό κατάστημα για εφαρμογές ιστού που είναι συμβατές με το Google Apps) σε νέο παράθυρο.
Τώρα, θα εγκαταστήσουμε το πρόσθετο που θα σας επέτρεπε να λαμβάνετε το περιεχόμενο των απαντήσεων της φόρμας απευθείας στα εισερχόμενά σας.
Βήμα 3: Τύπος Ειδοποίηση μέσω email για Φόρμες Google στο πλαίσιο αναζήτησης και επιλέξτε την αντίστοιχη εφαρμογή στη σελίδα αποτελεσμάτων.
Βήμα 4: Πατήστε το κουμπί Εγκατάσταση.
Βήμα 5: Πατήστε Συνέχεια για να εκχωρήσετε στο πρόσθετο «Ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τη Φόρμα Google» πρόσβαση στον λογαριασμό σας.
Κάντε αυτό και θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο που σας ζητά να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας Google.
Βήμα 6: Δώστε τα διαπιστευτήρια του λογαριασμού σας και συνδεθείτε.
Μετά την επιτυχή είσοδο στο λογαριασμό σας, τα απαιτούμενα δικαιώματα του πρόσθετου εμφανίζονται στη λίστα και η διεπαφή θα σας ζητήσει να του επιτρέψετε να αποκτήσει ξανά πρόσβαση στον λογαριασμό σας.
Βήμα 7: Πατήστε Να επιτρέπεται για να εκχωρήσετε στο πρόσθετο τα απαιτούμενα δικαιώματα.
Θα σταλεί στο email σας μια ειδοποίηση ειδοποίησης ασφαλείας που αναφέρει ότι οι «Ειδοποιήσεις μέσω email για φόρμες» έχουν την απαραίτητη πρόσβαση.
Τώρα μπορείτε να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε το πρόσθετο για να προσαρμόσετε την απάντηση της φόρμας ώστε να περιέχει το περιεχόμενο των απαντήσεων του ερωτώμενου.
Αποστολή φόρμας απαντήσεων στο email σας
Βήμα 1: Όταν ολοκληρώσετε τη δημιουργία ή την επεξεργασία της φόρμας σας στον πίνακα ελέγχου Φόρμες Google, πατήστε το εικονίδιο του πρόσθετου στην επάνω αριστερή γωνία της σελίδας.
Βήμα 2: Πατήστε την επιλογή «Ειδοποιήσεις μέσω email για Φόρμες Google».
Βήμα 3: Στο νέο παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέξτε «Δημιουργία ειδοποίησης email».
Αυτό εμφανίζει μια νέα ενότητα στην κάτω αριστερή γωνία της σελίδας Φόρμες Google. Εκεί θα προσαρμόζατε το περιεχόμενο των απαντήσεων της φόρμας που θα αποστέλλονταν στο email σας.
Βήμα 4: Πληκτρολογήστε ένα όνομα στην ενότητα Όνομα κανόνα. Το όνομα του κανόνα θα μπορούσε να είναι ίδιο με τον τίτλο/όνομα της φόρμας σας. Με αυτόν τον τρόπο, ο κανόνας θα είναι εύκολα αναγνωρίσιμος εάν χρειαστεί να τον επεξεργαστείτε αργότερα.
μικρόβήμα 5: Στη συνέχεια, εισαγάγετε τη διεύθυνση email στην οποία θέλετε να αποσταλούν οι απαντήσεις της φόρμας. Θα μπορούσε να είναι η ίδια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που συνδέεται με τον λογαριασμό σας στο Google Form ή μια εντελώς διαφορετική.
Βήμα 6: Κάντε κύλιση στο κάτω μέρος του παραθύρου και πατήστε το κουμπί Αποθήκευση κανόνα για να οριστικοποιήσετε όλες τις αλλαγές.
Και αυτό είναι όλο. Κάθε φορά που υπάρχει νέα απάντηση στη φόρμα σας, θα ειδοποιηθείτε με τις απαντήσεις/απαντήσεις των ερωτώμενων, οι οποίες θα εμφανίζονται επίσης απευθείας στο ταχυδρομείο.
Δεν θα χρειάζεται πλέον να επισκέπτεστε τον πίνακα ελέγχου των Φορμών Google για να προβάλετε απαντήσεις στις φόρμες σας — εκτός εάν το θέλετε.
Προσαρμογή της επιλογής απόκρισης και του προτύπου
Ένα άλλο πράγμα που μου άρεσε σε αυτό το πρόσθετο είναι ότι επιτρέπει στους χρήστες να προσαρμόσουν το πρότυπο των απαντήσεων φόρμας τους.
Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να επιλέξετε ποιες ερωτήσεις θέλετε να δείτε τις απαντήσεις τους στα εισερχόμενά σας.
Βήμα 1: Πατήστε το κουμπί Επεξεργασία δίπλα στην επιλογή «Χρήση οπτικού επεξεργαστή».
Αυτό ανοίγει ένα νέο παράθυρο "Σχεδιαστής προτύπων email".
Βήμα 2: Εάν χρειάζεται μόνο να προβάλετε απαντήσεις σε μια συγκεκριμένη ερώτηση, διαγράψτε το "{{Όλες οι απαντήσεις}}" στο σώμα του μηνύματος και πατήστε το αναπτυσσόμενο κουμπί "Προσθήκη πεδίου φόρμας".
Βήμα 3: Στην ενότητα "Απάντηση σε...", επιλέξτε μια ερώτηση της οποίας την απάντηση θέλετε να δείτε στο email απάντησης.
Μπορείτε να επιλέξετε πολλές ερωτήσεις η μία μετά την άλλη.
Βήμα 4: Στην ενότητα Γενικά του πεδίου φόρμας, μπορείτε επίσης να επιλέξετε να προσθέσετε άλλες προαιρετικές λεπτομέρειες όπως URL φόρμας, Ημερομηνία απόκρισης, Αναγνωριστικό απάντησης κ.λπ.
Απλώς πατήστε σε οποιοδήποτε από αυτά για να τα προσθέσετε στο πρότυπό σας.
Βήμα 5: Όταν ολοκληρώσετε την προσαρμογή του προτύπου φόρμας, πατήστε το κουμπί Αποθήκευση.
Εξοικονομήστε χρόνο με πρόσθετα
Τα πρόσθετα Φόρμες Google σάς επιτρέπουν να γίνετε δημιουργικοί με τις φόρμες σας. Αυτό το πρόσθετο Ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας εξοικονομεί χρόνο καθώς παρέχει όλες τις απαντήσεις του ερωτώμενου στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ειδοποίησης. Χωρίς να φύγετε από τα εισερχόμενά σας, έχετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Σας επιτρέπει ακόμη και να προσαρμόσετε το πρότυπο email ειδοποίησης. Θα πρέπει οπωσδήποτε να το δοκιμάσετε εάν είστε ένθερμος χρήστης των Φορμών Google.
Επόμενο: Γνωρίζετε ότι μπορείτε να συνεργάζεστε αποτελεσματικά και να διαχειρίζεστε έρευνες στέλνοντας αυτόματα απαντήσεις στις Φόρμες Google σε πολλές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Δείτε το παρακάτω σεμινάριο για να μάθετε πώς να το κάνετε.