5 υπέροχες συμβουλές για την αντιμετώπιση διαφορετικών εκδόσεων του MS Office

Η σουίτα MS Office έχει ωριμάσει με τα χρόνια όσον αφορά τις δυνατότητες και τις λειτουργίες της. Ωστόσο, αυτό που πάντα απασχολούσε τις διαδοχικές αναβαθμίσεις είναι η συμβατότητα των νέων εκδόσεων με τις παλαιότερες.

Τώρα, εάν χρησιμοποιείτε διαφορετικές εκδόσεις του MS Office ή συνεργάζεστε με άτομα που χρησιμοποιούν μια έκδοση του Office διαφορετική από τη δική σας, τότε αντιμετωπίζετε αυτό το ζήτημα σε καθημερινή βάση. Ωστόσο, θα χαρείτε να ξέρετε ότι θα μπορούσατε να μειώσετε τον κίνδυνο να αντιμετωπίσετε ανησυχίες απλώς θυμηθείτε και εξασκώντας μερικά πράγματα.

Ας δούμε τι είναι.

Δείτε επίσης: Μάθετε και κατανοήστε τις διαφορές μεταξύ MS Office 2013 και Office 365 ακριβώς εδώ.

1. Γνωρίστε τις μορφές αρχείων

Το Office 2007-2013 χρησιμοποιεί διαφορετικές επεκτάσεις αρχείων σε σύγκριση με το Office 97-2003. Έχουν προστεθεί ένα «x» στο τέλος, το οποίο αποτελεί ένδειξη της χρήσης της εκτεταμένης γλώσσας σήμανσης (XML).

Εργαλείο MS Office	97-2003	2007-2013
MS Word	έγγρ	docx
MS Excel	xls	xlsx
MS PowerPoint	ppt	pptx

2. Εργασία σε λειτουργία συμβατότητας

Όταν ανοίγετε ένα αρχείο 97-2003 σε ένα προϊόν 2007-2013, το αρχείο ανοίγει σε λειτουργία συμβατότητας. Μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε σε αυτήν τη λειτουργία, ώστε να μην εισάγετε πράγματα/δυνατότητες που δεν υποστηρίζονται.

Σημείωση: Στη λειτουργία συμβατότητας δεν θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες 2007-2013, παρόλο που χρησιμοποιείτε την έκδοση του λογισμικού.

Στην ιδανική περίπτωση, εάν πρόκειται να μοιραστείτε το έγγραφό σας με κάποιον που χρησιμοποιεί το 97-2003, θα πρέπει να συνεχίσετε να εργάζεστε σε λειτουργία συμβατότητας.

3. Μετατροπή για νέες δυνατότητες

Εάν δεν πρόκειται να κάνετε κοινή χρήση της χαμηλότερης έκδοσης του αρχείου και εάν χρησιμοποιείτε την υψηλότερη έκδοση του λογισμικού, θα πρέπει να μετατρέψετε το αρχείο. Με αυτόν τον τρόπο θα μπορείτε να επωφεληθείτε από τις νέες δυνατότητες.

Για να μετατρέψετε το έγγραφό σας, μεταβείτε στο Αρχείο -> Πληροφορίες -> Μετατροπή όπως φαίνεται στο παρακάτω διάγραμμα. Με αυτόν τον τρόπο το αρχικό αρχείο θα μετατραπεί και θα αντικατασταθεί.

4. Ελέγξτε για ζητήματα

Ας υποθέσουμε ότι εργάζεστε το 2007-2013 και στο τέλος της εργασίας σας συνειδητοποιείτε ότι πρέπει να κοινοποιήστε το έγγραφο με κάποιον που έχει 97-2003. Ενώ εργαζόσασταν, ενδέχεται να χρησιμοποιούσατε λειτουργίες που δεν υποστηρίζονται από τις χαμηλότερες εκδόσεις.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, πριν από την κοινή χρήση, καλό είναι να ελέγξετε για προβλήματα. Με αυτόν τον τρόπο θα μετριάσεις τους πιθανούς κινδύνους απώλειας δεδομένα και μορφοποίηση στην κοινή χρήση. Κάντε κλικ στο Αρχείο -> Πληροφορίες -> Έλεγχος για ζητήματα και, στη συνέχεια, διορθώστε πράγματα για τα οποία ζητά το λογισμικό.

5. Αποθήκευση ως 97-2003

Εάν επιλέξετε να αποθηκεύσετε το έγγραφο ως έγγραφο 97-2003, παρά τις εργασίες στην υψηλότερη έκδοση, το λογισμικό θα ελέγξει για συμβατότητα από μόνο του. Εάν βρει κάποιο, θα προτρέψει τον χρήστη.

Τότε η κοινή χρήση δεν θα είναι ποτέ ανησυχία.

Δροσερή συμβουλή: Είστε κάποιος που δεν έχει καθόλου MS Office; Χρειάστηκε ποτέ να ανοίξετε ένα τέτοιο αρχείο; Μην ανησυχείτε, μπορείτε να τα ανοίξετε χωρίς να έχετε εγκαταστήσει το MS Office.

συμπέρασμα

Αυτά είναι τα μόνα λίγα βασικά πράγματα που πρέπει να έχετε υπόψη σας εάν η εργασία σας απαιτεί συνεργασία με άτομα που εργάζονται σε διαφορετικές εκδόσεις του MS Office. Μόλις μερικά επιπλέον βήματα και μπορείτε πραγματικά να εξοικονομήσετε μεγάλη σύγχυση που μπορεί να προκύψει λόγω προβλημάτων συμβατότητας.