Πώς να χρησιμοποιήσετε παραγωγικά το Flash Fill στο Microsoft Excel
Miscellanea / / December 02, 2021
Α, ναι, Microsoft Excel. Αυτό το ένα εργαλείο που αγαπάμε να μισούμε και να μισούμε να αγαπάμε. Εάν εργάζεστε σε μια δουλειά όπου άσκοπα πρέπει να εργάζεστε σε φύλλα Excel όλη την ημέρα, τότε σε αισθάνομαι πραγματικά. Ήμουν σε μια τέτοια δουλειά πριν από πολύ καιρό και είναι καλό να καθίσω τώρα και να την κοιτάξω με αδιάφορο τρόπο.
Εάν, ωστόσο, θέλετε να είστε πιο παραγωγικοί όταν χρησιμοποιείτε παρόμοιες λειτουργίες ενώ χρησιμοποιείτε το Excel, επιτρέψτε μου να προτείνω τη χρήση Flash Fill.
Είναι σαν Μαγεία
Εάν δεν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ το Flash Fill, θα σας φανεί σαν μαγικό. Λειτουργεί με μια απλή αρχή αναγνώρισης μοτίβων και πλήρωσης κενών σειρών με αυτά τα μοτίβα. Ας δούμε ένα παράδειγμα.
Διαίρεση ονομάτων
Ας κάνουμε ένα απλό έργο διαχωρισμού των ονομάτων, των ονομάτων και του αρχικού των εργαζομένων στο Guiding Tech (και Albert Einstein) χρησιμοποιώντας MS Excel. Η στήλη Β έχει αυτήν τη στιγμή ονόματα όπως θα βρίσκατε συνήθως σε μια βάση δεδομένων. Οι στήλες C και μετά είναι όπου θέλετε μόνο ένα (ή περισσότερα) στοιχεία του πλήρους ονόματος.
Έτσι, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι πρώτα να πληκτρολογήσετε το όνομα του πρώτου ατόμου με μη αυτόματο τρόπο. Κτύπημα Εισαγω και στο επόμενο κελί, μην πληκτρολογήσετε τίποτα. Αντίθετα, κάντε κλικ στο Γέμισμα μενού και μετά επιλέξτε Flash Fill. Και voila, όλα τα άλλα ονόματα θα αυτοπληθυνθούν μόνα τους.
Εάν δεν με εμπιστεύεστε πλήρως, τότε εδώ είναι ένα βίντεο χωρίς επεξεργασία (μετατράπηκε σε GIF για εύκολη προβολή) για την επόμενη στήλη.
Συντόμευση πληκτρολογίου
Υπάρχει επίσης ένα συντόμευση πληκτρολογίου να πετύχει το ίδιο πράγμα. Χρησιμοποιώντας το ίδιο φύλλο, συμπληρώνετε το πρώτο κελί με μη αυτόματο τρόπο όπως κάναμε παραπάνω και χτυπάτε Εισαγω. Τώρα, πατήστε CTRL+E ταυτόχρονα και το Flash Fill θα συμπληρώσει αυτόματα τα κενά κελιά με τα αντίστοιχα δεδομένα.
Θα πρέπει, ωστόσο, να συνεχίσετε να ελέγχετε εάν το Flash Fill έχει συμπληρώσει σωστά τα δεδομένα ή όχι. Στη στήλη των αρχικών, είδα ότι δεν το έκανε σωστά. Όμως, όταν εισήγαγα τα δεδομένα για τα δύο πρώτα ονόματα (αντί για ένα) μπόρεσα να συμπληρώσω τα υπόλοιπα χωρίς κανένα πρόβλημα. Γεια σου, εξοικονομείται ακόμη πολύς χρόνος.
Παρακαλώ σημειώστε: Αυτή η μέθοδος λειτουργεί εφόσον η στήλη εισαγωγής έχει την ίδια μορφή σε όλη την έκταση. Εάν υπάρχει κάποια απόκλιση, δεν θα αναγνωρίσει το μοτίβο.
Λειτουργεί και με αριθμούς
Πριν αρχίσουν όλοι να φρικάρουν, επιτρέψτε μου να δηλώσω, λειτουργεί καλά και με τους αριθμούς. Είτε είναι δεκαδικά με n αριθμοί πριν ή μετά την υποδιαστολή ή ακόμη και ημερομηνίες που πρέπει να διαχωριστούν σε μορφή ηη/μμ/εε.
Ένα άλλο βίντεο εδώ (μετατραπεί ξανά σε GIF), που δείχνει ότι εισήγαγα τις πληροφορίες των πρώτων κελιών με μη αυτόματο τρόπο και Flash Fill μπόρεσε να πάρει το μοτίβο και συμπλήρωσε αυτόματα τις πληροφορίες που έλειπαν παρακάτω.
Αποφύγετε τις σύνθετες φόρμουλες
Η όλη ιδέα για χρήση Flash Fill είναι η αποφυγή σύνθετους τύπους στο MS Excel. Εάν μπορείτε να σκεφτείτε και άλλα σενάρια, ενημερώστε μας στα φόρουμ μας.