Cómo hacer una copia de seguridad y sincronizar Zoho Docs

Cuando se trata de elegir entre Google Docs, Zoho Docs (escritor) o MS Word Online, y la principal preocupación que viene a la mente es la disponibilidad multiplataforma. Todo lo que necesitas es un conexión a internet decentey puede continuar con su trabajo desde prácticamente cualquier lugar. Y la función de colaboración es la guinda del pastel.

Sentirá una sensación adicional de seguridad si sabe que tiene una copia de seguridad a la que recurrir si, por circunstancias imprevistas, no puede acceder a los archivos principales. Una situación triste, pero como todos sabemos, nos pasa a los mejores.

Hoy, tomando un copia de seguridad en la nube de sus archivos fuera de línea se considera casi una norma. Y no hace falta decir que lo contrario también es cierto. Después de todo, no querrá perder sus valiosos datos.

Afortunadamente, Zoho Docs le permite sincronizar sus archivos con servicios como Dropbox o le permite guardar su archivo de Writer en su cuenta de Google Drive.

Veamos cómo ponerlo en marcha.

Sincronizando con Dropbox

Zoho Docs también le permite configura tu cuenta de Dropbox. El único inconveniente es que es una sincronización bidireccional, lo que significa que todos sus archivos en su cuenta de Dropbox se sincronizarán con Zoho y viceversa.

Para configurar su cuenta de Dropbox, siga los pasos a continuación.

Paso 1: Abra Zoho Docs y haga clic en el ícono de Dropbox en la esquina superior derecha. Haz clic en Configurar tu cuenta de Dropbox.

Ahora, será redirigido a una nueva página de inicio de sesión. Todo lo que tiene que hacer es ingresar los detalles de su cuenta de Dropbox e iniciar sesión.

Paso 2: Una vez que la cuenta esté verificada, verá su nombre de usuario de Dropbox. Haga clic en él y será redirigido a la página de configuración de sincronización.

Se mostrarán las estructuras de carpetas de Dropbox y Zoho Docs, y todo lo que necesita hacer es seleccionar la carpeta correcta para su tarea. Una vez hecho esto, presione el botón Sincronizar carpetas y listo. La sincronización comenzará inmediatamente.

Incluso puede seleccionar los tiempos de sincronización. Dependiendo de su prioridad, puede seleccionar Sincronizar continuamente. Pero, diría, elija la opción Sincronizar una vez, ya que se encarga de la mayoría de las cosas.

Sabías: Dropbox Paper tiene una gran cantidad de atajos de teclado para formatear texto.

Cosas a tener en cuenta

Zoho Docs permite que solo se sincronice una carpeta de Dropbox. Por ahora, he mantenido mi carpeta de Dropbox vacía porque no quiero estos archivos en Zoho. Además, Zoho no permite la sincronización de subcarpetas y archivos dentro de esas carpetas.

Además, si elimina un archivo en cualquiera de los servicios, tendrá que eliminar los archivos en el otro manualmente. Esto se debe a que Zoho Docs no tiene sincronización de eliminación de archivos, en el momento de escribir este artículo.

Sincronizando con Google Drive

Zoho Docs no le permite sincronizar carpetas o documentos a Google Drive, tecnicamente hablando. En su lugar, puede guardar un archivo directamente en Google Drive. También puede utilizar este proceso para guardar archivos en su carpeta de Dropbox.

Una vez que haya completado su trabajo en el documento (y todos los comentarios tratados), haga clic en Archivo> Guardar en otras unidades y seleccione Google Drive de la lista.

Naturalmente, deberá iniciar sesión y proporcionar los permisos pertinentes. Una vez hecho esto, debería poder ver todas sus carpetas de Google Drive claramente mostradas dentro de la pequeña ventana.

Ahora, puede seleccionar o crear una nueva carpeta para guardar su archivo. Simplemente presione el botón "Agregar a esta carpeta" y su documento se cargará de inmediato.

Lo bueno de este proceso es que puedes seleccionar el formato de tu archivo. De PDF a DOCX u ODT, puede elegir entre una lista decente de opciones. También puede agregar más de una cuenta de Google Drive. Además, si es alguien que está un poco paranoico acerca de los problemas de privacidad y seguridad, incluso puede eliminar la cuenta, una vez que haya terminado con su trabajo.

Para ambos, haga clic en Opciones> Eliminar en la ventana Guardar en otras unidades.

Desafortunadamente, la misma función no está habilitada para Zoho Presentation o Zoho Spreadsheet.

¿Qué pasa con la copia de seguridad sin conexión?

Aunque Zoho Docs no proporciona una forma nativa de realizar copias de seguridad de archivos en su PC, existe una pequeña solución. Usando eso puedes lograr resultados casi similares. Dije similar y no exacto.

Si es un usuario habitual de Zoho Docs, ya debe saber que le permite descargar archivos a su PC. Lo bueno es que Zoho Docs ofrece muchas opciones entre las que puede elegir. Entonces, ya sea que desee guardar el archivo como PDF o como un archivo de texto sin formato, la elección es suya.

Para hacerlo, abra Archivo, haga clic en Descargar como y elija una de las opciones. También puede optar por proteger sus archivos con una contraseña en caso de que utilice una computadora compartida.

Consejo profesional: Zoho Writer ofrece un modo de escritura sin distracciones llamado Focus Typing. Para acceder a él, haga clic en Herramientas> Opciones de diseño y active el interruptor para escribir con enfoque.

¡Bienvenida Paz!

Con un toque moderno y herramientas de edición geniales, Zoho Docs es una herramienta apta para todas sus tareas de procesamiento de texto u hojas de cálculo. Además, las elegantes funciones de colaboración son la guinda en la parte superior. Y una vez que haya descubierto una forma adecuada de hacer una copia de seguridad de todos sus documentos importantes, diría que estará ordenado.

A continuación: Hablando de colaboración, ¿sabía que Zoho Writer le permite bloquear sus documentos durante la colaboración? Lea la siguiente publicación para conocer todos los consejos y trucos ocultos.