La guía completa para archivar correos electrónicos en Outlook 2010

La mayoría de los que utilizamos servicios de correo electrónico populares basados ​​en la web, como Gmail y Outlook.com probablemente nunca se preocupe por el archivo, considerando que tenemos GB de almacenamiento en la nube a nuestra disposición. Sin embargo, si eres trabajando en una organización, o tiene una cuenta de correo electrónico educativo donde solo tiene un espacio limitado en el servidor para almacenar correos electrónicos, es necesario archivarlos de vez en cuando.

Por eso, hoy vamos a contarle todo lo que necesita saber sobre cómo archivar correos electrónicos en el cliente de correo electrónico Outlook 2010, que también se puede implementar fácilmente en sus otras versiones.

Así que comencemos a crear un archivo de correo electrónico en Outlook 2010.

Crear un archivo de almacenamiento

Lo primero que debe hacer es crear un nuevo archivo de almacenamiento que almacenará todos los correos electrónicos localmente en su computadora. Para crearlo, haga clic en el Menú Archivo sobre 

Outlook 2010 y selecciona la opción Herramientas de limpieza. No se preocupe, no eliminaremos ninguno de sus correos electrónicos.

En las Herramientas de limpieza, verá una opción llamada Archivo. Haga clic en él para abrir la ventana de creación de archivo. En la ventana, seleccione las carpetas que le gustaría archivar. También puede seleccionar toda la bandeja de entrada si lo desea. Para incluir correos electrónicos antiguos justo en el momento de crear el archivo, seleccione el intervalo de fechas correspondiente.

Por último, indique la ubicación en la que le gustaría archivar los archivos y haga clic en el botón Aceptar. También puede seleccionar su unidad compartida si está mapeado en su computadora. Outlook creará un archivo PST para guardar todos los correos electrónicos como archivo en su sistema.

Una vez creado el archivo, verá un Sección de archivo debajo de las carpetas del buzón en el panel de la izquierda. El archivo inicial puede llevar algún tiempo dependiendo de la cantidad de correos electrónicos que incluyó en el archivo.

Los correos electrónicos archivados tendrán la misma estructura que su buzón de correo en línea, con todas las carpetas y subcarpetas. Si ha seleccionado solo carpetas específicas para archivar, automáticamente incluirá todas las subcarpetas.

Mover correos electrónicos al archivo

Puede mover un correo electrónico para archivarlo simplemente colocándolo en la sección de archivo en la barra del lado izquierdo. Para mover correos electrónicos de forma masiva, seleccione los que desea mover y haga clic derecho sobre ellos para abrir el menú contextual. Aquí, seleccione el Archivo carpetas en la sección de carpetas y haga clic en Aceptar para mover los correos electrónicos.

También puede crear configuraciones de archivo automático para los correos electrónicos. Si desea crear un archivo automático solo para una carpeta específica en su buzón, haga clic con el botón derecho en la carpeta y seleccione Propiedades.

Aquí navega a Archivo automático y seleccione la configuración que más le convenga. Para implementar la regla de archivo automático en todo su buzón, abra el Opción de Outlook en el menú y seleccione el Ajustes avanzados.

Aquí haga clic en el Configuración de Autoarchivar y cree reglas para archivar automáticamente los correos electrónicos en su buzón.

Mover un archivo de almacenamiento

A veces, es necesario cambiar de una computadora a otra (actualizar desde una anterior) o es posible que se quede sin espacio en la unidad compartida de la organización. En estas circunstancias, tendrá que mover sus archivos de almacenamiento y vincularlos nuevamente a Outlook. Así que veamos cómo se puede hacer.

Desvincular y mover el archivo de almacenamiento

Antes de mover el archivo de almacenamiento, debemos eliminar el enlace de Outlook. Para hacerlo, abra el Menú Archivo y selecciona la opción Configuraciones de la cuenta.

En la configuración de la cuenta, navegue hasta la sección de archivos de datos y verá el archivo de almacenamiento que ha estado manteniendo en el sistema actual.

Todo lo que necesita hacer ahora es seleccionar el archivo de almacenamiento y hacer clic en el Eliminar botón. No se preocupe, no eliminará el archivo de almacenamiento, solo eliminará su enlace dentro de Outlook.

Ahora mueva el archivo a la nueva ubicación utilizando cualquiera de las unidades de almacenamiento que tiene a su disposición.

Vincular el archivo de almacenamiento

Para vincular el archivo de almacenamiento a Outlook, abra el Sección de archivo de datos una vez más desde la configuración de la cuenta en Outlook y haga clic en el Botón Agregar. Ahora importe el archivo PST del archivo que ha respaldado y abra los correos electrónicos desde la sección de archivo.

Compactación del archivo de almacenamiento

Si está guardando el archivo comprimido en su disco duro local, probablemente no necesite preocuparse por el tamaño del archivo comprimido, pero si es una unidad compartida en una organización o una cuenta en la nube en la que tiene un espacio de almacenamiento limitado, compactar el archivo de almacenamiento para ahorrar almacenamiento sería lo más prudente para hacer.

Para compactar el tamaño del archivo, haga clic con el botón derecho en la sección Archivo en el panel derecho y seleccione Propiedades del archivo de datos. Aquí haga clic en el Botón avanzado para abrir el archivo de datos de Outlook. Ahora todo lo que necesita hacer es hacer clic en el Compacto ahora para reducir el tamaño del archivo comprimido.

Conclusión

Así que eso era prácticamente todo lo que uno necesita saber sobre cómo archivar correos electrónicos en Outlook 2010 y estoy bastante seguro de que también puede seguir estos pasos en Outlook 2013. Si tiene alguna duda adicional sobre cómo archivar correos electrónicos, simplemente deje un comentario y estaremos encantados de ayudarle.

Crédito de imagen superior: David Boyle