Encuentre rápidamente correos electrónicos antiguos en MS Outlook usando grupos de correo electrónico
Miscelánea / / December 02, 2021
Mientras estamos en el trabajo los correos electrónicos tienden a consumir mucho tiempo. Y una de las razones es que no conocemos los trucos para ver correos electrónicos rápidamente. Por ejemplo, cuando se trata de sacar un correo electrónico antiguo, generalmente comenzamos a desplazarnos primero. Difícilmente una forma eficiente de encontrar correos electrónicos antiguos. Estoy hablando principalmente de usar MS Outlook (porque eso es lo que la mayoría de nosotros usamos en el trabajo) y características asociadas.
Anteriormente te contamos sobre ver archivos adjuntos en el panel de lectura. Bueno, esa es una forma de agarrar los correos electrónicos por el cuello. Pero hoy, hablaremos sobre la visualización de correos electrónicos en grupos y veremos cómo puede ayudarlo aún más a encontrar correos electrónicos antiguos rápidamente.
Buen consejo: Es posible que desee aprender a activar y personalizar el panel de lectura, el panel de navegación y la barra de tareas pendientes. Aquí está la guía de GT en ese.
Pasos para ver correos electrónicos en grupos
La principal ventaja de seguir este truco es que realmente ayuda y acelera el proceso de extracción de correos electrónicos antiguos en el momento en que se necesita.
Paso 1: Primero, debes asegurarte de que Mostrar en grupos La función está activada en su interfaz. Entonces, navega a Ver -> Organizar por y comprobar lo mismo.
Cuando marca Mostrar en grupos como activado, los correos electrónicos se organizan de forma predeterminada en grupos de Fecha (Hoy, ayer, la semana pasada y así sucesivamente). Este arreglo sirve como una demarcación decente.
Paso 2: Si no le gusta el valor predeterminado o desea cambiar la regla de agrupación, debe hacer clic con el botón derecho en el encabezado del Panel de mensajes donde dice Organizado por… Luego puede seleccionar los criterios nuevos criterios para la agrupación.
Tenga en cuenta que la regla se aplica solo a la carpeta seleccionada actualmente. Generalmente agrupo por De cláusula cuando necesito un mensaje anterior.
Paso 3: Si tiene una lista larga de contactos y una cantidad de mensajes para cada uno, necesita una forma rápida de llegar a eso. Esta vez, haga clic con el botón derecho en el encabezado del grupo y diga Desplegar todo.
Paso 4: Cuando haga esto, todos los grupos contraerán la lista de mensajes que contienen. Haga clic en el signo más para el hilo requerido y todos los mensajes dentro de ese grupo estarán disponibles de un vistazo.
Las otras opciones de agrupación que encuentro útiles y necesito con frecuencia son Para, Asunto, Categorías e Importancia. Puede encontrar las suyas propias o crear una vista personalizada navegando a Ver -> Organizar por -> Personalizado.
Conclusión
Los pasos explicados anteriormente son solo un intento de utilizar y capitalizar las funciones disponibles de MS Outlook. Los sigo en mi vida diaria. Pruébelo y puede ganar unos segundos cada día. Incluso eso contribuye en gran medida a mejorar su vida laboral, ¿no es así?