5 excelentes consejos para manejar diferentes versiones de MS Office
Miscelánea / / February 11, 2022
La suite MS Office ha madurado a lo largo de los años en cuanto a sus características y funcionalidades. Sin embargo, lo que siempre ha sido una preocupación con las sucesivas actualizaciones es la compatibilidad de las nuevas versiones con las antiguas.
Ahora, si está usando diferentes versiones de MS Office o colaborando con personas que usan una versión de Office diferente a la suya, entonces está lidiando con este problema a diario. Sin embargo, le alegrará saber que puede reducir el riesgo de encontrarse con preocupaciones simplemente recordando y practicando algunas cosas.
Veamos cuáles son.
Ver también: Aprender y comprender las diferencias entre Microsoft Office 2013 y Office 365 aquí mismo.
1. Conozca los formatos de archivo
Office 2007-2013 usa diferentes extensiones de archivos en comparación con Office 97-2003. Tienen una 'x' añadida al final, que es una indicación del uso del lenguaje de marcado extensivo (XML).
Herramienta MS Office | 97-2003 | 2007-2013 |
MS Word | Doc | docx |
ms excel | xls | xlsx |
MS PowerPoint | ppt | pptx |
2. Trabajar en modo de compatibilidad
Cuando abre un archivo 97-2003 en un producto 2007-2013, el archivo se abre en modo de compatibilidad. Puede continuar trabajando en ese modo para no introducir cosas/características que no son compatibles.
Nota: En el modo de compatibilidad, no podrá usar las funciones de 2007-2013 aunque esté usando la versión del software.
Idealmente, si vas a compartir tu documento con alguien que usa 97-2003, deberías seguir trabajando en modo compatibilidad.
3. Convertir para nuevas características
Si no va a compartir la versión inferior del archivo y está en la versión superior del software, debe convertir el archivo. De esa manera, podrá aprovechar las nuevas funciones.
Para convertir su documento, vaya a Archivo -> Información -> Convertir como se muestra en el siguiente diagrama. De esa forma, el archivo original será convertido y reemplazado.
4. Comprobar problemas
Suponga que ha estado trabajando en 2007-2013 y al final de su trabajo se da cuenta de que necesita compartir el documento con alguien que tiene 97-2003. Mientras trabajaba, es posible que haya utilizado funciones que no son compatibles con las versiones anteriores.
En tales casos, antes de compartir es recomendable comprobar si hay problemas. De esa manera mitigará los riesgos potenciales de perder datos y formato en compartir Haga clic en Archivo -> Información -> Buscar problemas y luego rectificar las cosas que solicita el software.
5. Guardar como 97-2003
Si opta por guardar el documento como un documento 97-2003 a pesar de trabajar en la versión superior, el software comprobará la compatibilidad por sí mismo. Si encuentra alguno, le preguntará al usuario.
Entonces compartir nunca será una preocupación.
Consejo genial: ¿Eres alguien que no tiene MS Office en absoluto? ¿Alguna vez ha necesitado abrir uno de esos archivos? No te preocupes, puedes abrirlos. sin tener instalado MS Office.
Conclusión
Estas son las únicas cosas básicas que debe tener en cuenta si su trabajo exige la colaboración de personas que trabajan en diferentes versiones de MS Office. Solo unos pocos pasos adicionales y realmente puede ahorrar mucha confusión que puede surgir debido a problemas de compatibilidad.
Última actualización el 02 febrero, 2022
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