10 mejores listas de Microsoft, consejos y trucos para usarlo de manera eficiente

Aparte de las aplicaciones de productividad como Teams, Una nota, y Office Suite, Microsoft también ofrece un software de base de datos/gestión de proyectos llamado Microsoft Lists. Inicialmente limitada a usuarios de Microsoft 365 Enterprise y Education, la empresa está aceptar usuarios generales para la aplicación así como. Si desea probarlo, estos son los principales consejos y trucos de las listas de Microsoft para diferentes actividades, como una lista de verificación para una experiencia de incorporación fácil.

1. Usar plantillas

Tiene dos opciones para crear listas en Microsoft Lists: comience desde cero o use una de las plantillas integradas. Desde el inicio de las Listas de Microsoft, haga clic en Nueva lista y elija una de las plantillas predeterminadas.

Según su uso o preferencia, puede seleccionar una plantilla como seguimiento de problemas, solicitudes de viaje, programa de contenido, etc. a diferencia de Noción, no hay forma de revisar las plantillas creadas por la comunidad en las listas de Microsoft.

Una vez que seleccione una plantilla, haga clic en Usar plantilla y estará listo para usarla dentro de su cuenta.

2. Personaliza tu lista

Cuando se trata de docenas de listas en Listas de Microsoft, es importante personalizarlas para que no tenga dificultades para encontrar una lista relevante.

Cuando crea una nueva lista, puede darle un nombre único, una descripción y elegir un color y un icono. Las opciones son limitadas, pero sigue siendo mejor que rivales como Trello.

3. Agregar nuevas listas de artículos

Según la plantilla seleccionada, tiene varias opciones para agregar una entrada a las Listas de Microsoft.

Presione el botón Agregar nuevo elemento en la parte superior y se abrirá un menú para agregar detalles de tareas/problemas como título, descripciones, estado, fecha de vencimiento, fecha de publicación, URL publicada y más.

4. Crear nueva vista

También puede ver las entradas añadidas en formato Calendario y Galería. Así es cómo.

Paso 1: Haga clic en el icono + en la parte superior y se abrirá el menú Crear vista.

Paso 2: Seleccione Calendario o Galería en el menú Mostrar como.

Presione el botón Crear en la parte inferior y podrá verificar la nueva vista desde el menú de tres puntos.

5. Editar entradas directamente

De forma predeterminada, Microsoft Lists deshabilita la edición en listas directamente. Debe seleccionar una lista y hacer clic en el icono de editar en la parte superior para realizar cambios. Puede llevar mucho tiempo. En su lugar, puede hacer clic en 'Salir de la vista de cuadrícula' y agregar directamente nuevas entradas y editar las existentes.

6. Agregar una nueva columna

Según la plantilla seleccionada, las listas vendrán con las columnas necesarias. Puede desplazarse horizontalmente y hacer clic en la opción Agregar columna para seleccionar el tipo de columna que desea agregar a las Listas.

Puede seleccionar una sola línea de texto, varias líneas de texto, número, encuesta Sí/No, Persona y más.

También puede seleccionar columnas existentes y hacer clic en el botón de flecha hacia abajo para eliminarlas.

7. Favorito una lista

Cuando se trabaja con varios proyectos, rastreadores de problemas y otras bases de datos, puede ser difícil buscar una lista que esté buscando.

Desde el inicio de las Listas de Microsoft, haga clic en el ícono de la pequeña estrella en la parte superior de la lista y el software lo agregará como favorito. Ahora puede acceder fácilmente a él desde el menú de Favoritos separado.

8. Editar una columna

¿Desea editar una columna existente con más detalles? Puede hacerlo fácilmente desde el menú Editar columna.

Tomemos la columna Estado como ejemplo y editémosla en la lista.

Paso 1: Haga clic en el icono de flecha hacia abajo junto a la columna Estado.

Paso 2: Vaya a Configuración de columna y seleccione Editar.

Paso 3: Puede agregar un nuevo nombre, descripción, cambiar el tipo de columna e incluso realizar cambios en las opciones existentes.

También puede expandir el menú de más opciones y permitir la selección de opciones múltiples para las columnas. Presione el botón Guardar para aplicar todos los cambios.

9. Compartir una lista

Mientras que Microsoft Lists es ideal para uso personal y se puede usar con miembros del equipo. Puede realizar un seguimiento de problemas, activos, rutinas, contactos, inventario y más con la colaboración de otros.

Desde el inicio de Listas, haga clic en el menú de tres puntos y seleccione Compartir. Puede compartir un enlace al proyecto e incluso acceder al menú de configuración del enlace para realizar cambios.

Desde el menú de configuración de enlaces, puede agregar elementos de edición, establecer fechas de vencimiento e incluso establecer una contraseña para evitar el acceso no autorizado a la lista.

10. Exportar a CSV

Si desea editar la lista existente en Microsoft Excel o compartir la lista completa en formato CSV, haga clic en Exportar a CSV y el navegador descargará la lista en un archivo CSV.

Crear y administrar base de datos en listas de Microsoft

A Microsoft Lists para consumidores todavía le faltan elementos valiosos como Reglas para crear automatización en la lista y el acceso a la aplicación móvil. Solo está disponible para usuarios de Education y Enterprise.

Las Listas de Microsoft llenan un vacío importante en Ecosistema de Microsoft 365. Ya no necesita confiar en aplicaciones como Trello o Notion para crear bases de datos o gestionar proyectos. Puede hacer todo en Listas usando su estrecha integración con las aplicaciones de Office. ¿Cómo piensa utilizar las listas de Microsoft? Comparta sus ideas en los comentarios a continuación.