Los 30 mejores consejos y trucos de Google Docs

Lanzado en 2006, Google Docs es el componente de procesador de texto gratuito basado en navegador de la suite ofimática en línea de Google, que se utiliza principalmente para crear, editar, compartir y guardar documentos. La plataforma productiva basada en la nube también incluye Google Slides, Google Sheets, Google Forms y muchas más aplicaciones web productivas y gratuitas en su conjunto. Además, la mayor ventaja de Google Docs es la accesibilidad a través de cualquier dispositivo que haya iniciado sesión con la misma cuenta de Google en el disco en el que se guardan los archivos. En este artículo, aprenderemos sobre los consejos y trucos de Google Docs para mejorar su experiencia al usar esta aplicación al máximo de su potencial. Además, también discutiremos los mejores consejos y trucos de Google Docs y los trucos de Google Docs que mejorarían la comodidad para facilitar su trabajo y ahorrarle tiempo.

Los 30 mejores consejos y trucos de Google Docs

Conocerá los mejores consejos y trucos de Google Docs más adelante en este artículo. Sigue leyendo para conocer más al respecto en detalle.

1. Acceso rápido a nuevo documento

El proceso habitual de creación de un nuevo documento de Google requiere unos pocos pasos. Sin embargo, Google Docs tiene la atajo justo en un solo paso. Si ha iniciado sesión en una cuenta de Google, escriba docs.nuevo en su navegador Google Chrome para crear y redirigirlo a un nuevo documento.

2. dictar texto

La conversión de voz a texto de Google es uno de sus desarrollos más confiables y precisos. Puede convertir voz de más de 125 idiomas y variantes en texto utilizando el aprendizaje automático de Google. Esto puede ayudar fácilmente a los usuarios a escribir párrafos largos en poco tiempo. Aunque esta función puede no ser absolutamente fructífera para todos, probarla no es perjudicial. Todo lo que se necesita es dictar. Para usar el dictado por voz:

1. Abre tu Documento de Google y haga clic en Herramientas.

2. Clickea en el Escritura de voz opción.

3. Clickea en el micrófono y hable para convertirlo en texto.

• Acceso directo para usuarios de Windows: Ctrl + Mayús + S
• Acceso directo para macOS: Cmd + Mayús + S

3. Establecer sustituciones

Las sustituciones son reemplazos y combinaciones de caracteres que permiten a Google formatear y reemplazar/sustituir automáticamente un carácter por otro. Esto es útil para errores repetidos similares cometidos durante la documentación.

1. En tu Documento de Google, clickea en el Herramientas opción.

2. Seleccionar preferencias.

3. Desde la ventana emergente, cambie a la sustituciones pestaña.

4. elegir/añadir su sustituciones y haga clic en DE ACUERDO.

Leer también: Cómo agregar flechas, superíndices y símbolos en Google Docs

4. Esquema para organizar

No es solo MS Word lo que simplifica la navegación a través del artículo, Google Docs también lo simplifica con su función Mostrar esquema para navegar a través de los encabezados creados en un documento.

1. Clickea en el Vista opción de la barra de herramientas.

2. marca el Mostrar esquema opción del menú desplegable.

3. Clickea en el icono de contorno desde la barra lateral izquierda para navegar.

• Acceso directo para Windows: Ctrl + Alt + A o Ctrl + Alt + H
• Acceso directo para usuarios de Mac: Cmd + Opción + A o Cmd + Opción + H

5. Generar resumen automatizado

Si te gusta escribir documentos largos como historias, artículos, etc., y buscas una versión breve resumida para tu borrador, la función de resumen de Google Docs utiliza IA y crea un resumen rápido. Para usar estos consejos y trucos de Google Docs y ver el resumen 

1. Asegurarse de que Ver esquema es activado en su documento.

2. Clickea en el icono de contorno.

3. Clickea en el + icono desde el RESUMEN sección.

6. Función sin conexión de Documentos de Google

Como discutimos anteriormente, para acceder a Google Docs, uno debe estar registrado con una cuenta de Google. Sin embargo, el acceso no necesita una conexión a Internet. Aunque es una plataforma basada en navegador, se puede usar en modo fuera de línea y cualquier modificación realizada en el documento se sincroniza automáticamente cuando se conecta a Internet. Para seguir estos consejos de Google Docs para Windows, asegúrese de que su documento esté disponible sin conexión.

1. Clickea en el Archivo pestaña en un documento de Google desde la parte superior, como se muestra.

2. Haga clic en Hacer disponible sin conexión.

7. Hipervínculo de texto

Los hipervínculos en Windows o en cualquier otra plataforma se trata de tener que hacer una búsqueda manual de un sitio web en particular y luego vincularlo a la palabra u oración en cuestión. Google Docs lleva esto a un nivel superior y permite a los usuarios buscar algo directamente dentro del muro y vincularlo al mismo.

1. Selecciona el palabra/frase deseada ser hipervinculado desde su Documento de Google.

2. Haga clic derecho en el texto seleccionado y seleccione el Insertar el link opción del menú contextual.

3. En el cuadro URL, ingrese el URL deseada y haga clic en Aplicar.

• Acceso directo para Windows: Control + K

Leer también: 5 formas de eliminar hipervínculos de documentos de Microsoft Word

8. Insertar imágenes directamente desde la web

Cuando se trata de conveniencia, Google Docs parece no coincidir con ciertas opciones, como insertar una imagen sin tener que descargarla o hacer una captura de pantalla inicialmente. ¿Cómo podríamos perderlo de la lista de los mejores consejos y trucos de Google Docs?

1. Clickea en el Insertar pestaña.

2. Clickea en el Imagen >Busca en la web opción.

3. En el barra de búsqueda, Escribe el palabra clave deseada por lo que buscas

4. Insertar la imagen.

Nota: los usuarios también pueden insertar imágenes directamente desde la unidad, hacer clic desde la cámara de un dispositivo o usar la URL directamente en Google Docs.

9. Videollamadas directas a través de Google Meet

Google Docs tiene un función de videollamada integrada con Google Meet en los documentos. Esto facilita que el usuario se una directamente a las reuniones o inicie una videollamada desde los documentos y comparta los documentos con ellos en tiempo real. Además, también se puede usar para compartir en vivo una hoja de cálculo o un blog y más.

10. Crear correo electrónico desde Google Docs

Cuando lea este encabezado, no asuma que estamos fuera de cordura. Google Docs tiene una función en la que un usuario puede escribir un correo electrónico normal directamente desde Google Docs. Permite aprovechar la corrector ortográfico y otras herramientas. Además, después de ser escrito, se puede enviar directamente desde allí.

1. Haga clic en Insertar de la barra de herramientas superior.

2. De la lista de opciones, haga clic en Bloques de construcción.

3. Clickea en el Borrador de correo electrónico opción.

4. En la página, complete el estructura de correo electrónico.

5. Clickea en el icono de gmail desde la izquierda para obtener una vista previa y Enviar él.

11. Agregar citas o bibliografías

Para evitar problemas de derechos de autor, es necesario dar el crédito adecuado a la fuente de información al escribir un trabajo de investigación o trabajar en un proyecto. Agregar citas en Google Docs mientras se cita un libro, artículo de periódico, sitio web o cualquier otra fuente es fácil y está disponible en diferentes estilos como MLA, APA o Chicago. Además, uno puede hacer referencia a las fuentes en cualquier idioma. Sin embargo, los elementos de campo de la herramienta siempre aparecen en inglés. Para agregar citas en Google Docs:

1. Clickea en el Herramientas pestaña.

2. Haga clic en Citas de la lista.

3. Elegir el estilo de cita deseado del menú desplegable.

4. Haga clic en Agregar una fuente de cita.

Nota: Puede ser un libro o un periódico, un artículo de revista o un episodio de televisión, un sitio web o cualquier cosa mencionada en la lista.

5. Seleccione el deseado Tipo de fuente y Accedido por campos.

Después de agregar, Google Docs generará citas para usted.

Al citar medios impresos o sitios web, el usuario puede ingresar el Número Estándar Internacional de Libros (ISBN) o Localizador Uniforme de Recursos (URL) en la herramienta, y Docs mostraría automáticamente la cita del Internet.

12. Verifique definiciones y encuentre sinónimos

Los documentos de Google hacen que sea más fácil evitar Google en realidad. Si desea buscar la definición, es decir, el significado de cualquier palabra o frase en particular, puede hacerlo directamente desde los documentos.

1. Selecciona el palabra/frase deseada y haga clic derecho sobre él.

2. Haga clic en Definir 'palabra/frase seleccionada'.

• Acceso directo para Windows: Ctrl + Mayús + Y
• Acceso directo para macOS: Cmd + Mayús + Y

Alternativamente, el usuario también puede buscarlo desde el Diccionario disponible en la pestaña Herramientas.

Leer también: Cómo crear una sangría colgante en Word y Google Docs

13. Acceda al menú de búsqueda rápida con @

Muchas veces olvidamos cómo navegar por una opción o encontrar un archivo que guardamos en algún lugar de nuestro dispositivo u olvidamos el acceso directo para acceder a una función. Esto es útil en Google Docs en el que escribir cualquier cosa con una '@' en el artículo mostraría resultados como la herramienta o el archivo o una identificación de correo electrónico o eventos de calendario. El versátil menú de búsqueda desplegable lo tiene todo simplificado.

14. Vista sin página

Los desarrolladores agregaron la vista sin página a los documentos de Google para mejorar la experiencia y la funcionalidad de los usuarios mientras trabajaban en archivos con imágenes grandes o en general, para usuarios que quieren evitar el salto de página porque no lo necesitan. La página aparece en una franja sin fin con el color de fondo elegido por el usuario. Entonces, con una vista sin página, toda la página es tuya. Estos consejos de Google Docs para Windows se pueden seguir con los pasos que se indican a continuación.

1. En un documento de Google, haga clic en el Archivo pestaña de la barra de herramientas.

2. Haga clic en Configuración de página.

3. Cambiar a la Sin página pestaña.

4. Selecciona el color de fondo deseado y haga clic en DE ACUERDO.

15. Menús desplegables preestablecidos

Un menú desplegable es como un resumen instantáneo sobre el documento. Un usuario puede colocar un menú desplegable añadido previamente o crear uno propio y agregue o elimine cualquier opción. Los menús desplegables facilitan el seguimiento de proyectos o el estado de revisión y mucho más.

1. Clickea en el Insertar pestaña del documento de Google.

2. Haga clic en Desplegable.

3. Desde la ventana emergente, crear o agregar su estado a través del menú desplegable.

16. Crear listas de verificación para tareas

La lista de verificación sirve al usuario cuando busca crear una lista de tareas que debe realizar. Los elementos de la lista se pueden marcar y desmarcar en función de su finalización. Para crear una lista de verificación para tareas en Google Docs:

1. Clickea en el Formato pestaña.

2. Haga clic en Viñetas y numeración.

3. Haga clic en Lista de Verificación para agregar uno

Nota: También puede simplemente agregar una lista de verificación haciendo clic en el Icono de lista de verificación en el documento debajo de la barra de herramientas, como se muestra.

17. Documento de marca de agua

A veces es el escritor quien quiere presentar una obra publicada como propia, o quizás poner una marca de agua para reclamar el documento y evitar que se use sin consentimiento o derechos de autor. Una marca de agua conduce a un papel más alto en la propiedad de cualquier sustancia, especialmente para creadores o empresas. Agregar una marca de agua en un documento de Google es fácil.

Nota: asegúrese de que el documento en el que se va a insertar el marcador no esté configurado sin páginas.

1. Clickea en el Insertar pestaña.

2. Desplácese hacia abajo y haga clic en Filigrana.

Nota: Se puede agregar una marca de agua en forma de imagen o texto.

3. Personaliza tu marca de agua según su elección y necesidad de las personalizaciones disponibles.

4. Haga clic en Hecho ahorrar.

Leer también: Cómo quitar marcas de agua de documentos de Word

18. Agregar reacciones emoji

Agregar reacciones a los textos en forma de emojis no se limita solo a WhatsApp. Incluso en un Documento de Google, el lector puede agregar reacciones/emojis al texto e incluso en cualquier línea en particular.

Opción I: Usando el icono de Smiley

Para reaccionar a un texto:

1. Seleccione y resalte la texto deseado sobre el que desea reaccionar.

2. Clickea en el icono sonriente desde el lado derecho de la página, entre los iconos de comentarios y sugerencias, como se muestra.

3. Desde la ventana emergente de Emojis, haga clic en el reacción deseada.

Opción II: Uso del comando de texto

Además, uno de los populares elegidos entre los mejores consejos y trucos de Google Docs es la capacidad de agregar un emoji al documento en sí:

1. Abra el menú escribiendo @ icono.

2. Escribe un colon (:) Seguido por el nombre del emoticón para filtrar la lista.

3. Utilizar el teclas de flecha para seleccionar su elección para colocarlo.

19. Colaborar y ver el historial de versiones

Google Docs, al igual que Google Sheets, tiene una función de colaboración. Se permite que hasta 100 personas trabajen en colaboración en un Documento de Google al mismo tiempo, aunque estén en diferentes dispositivos con diferentes sistemas operativos corriendo en ella.

A. Colaborar

1. Clickea en el Archivo pestaña y desplácese hacia abajo para seleccionar la Compartir opción.

2. Haga clic en compartir con otros y permita que las personas colaboren, al igual que Google Sheets.

B. Ver historial de versiones

Los usuarios que tienen privilegios de edición pueden editar el archivo. Para mantener una ficha y comprobar los socios de colaboración, es importante conocer los detalles de cualquier cambio realizado en el documento.

1. Clickea en el Archivo pestaña.

2. Clickea en el Historial de versiones opción.

3. Haga clic en Ver historial de versiones para ver la lista de cambios que se muestran en cuanto a quién hizo y cuándo se realizó un cambio.

Nota: Hacer clic en el nombre también mostraría el cambio exacto realizado.

• Acceso directo para Windows: Ctrl + Alt + Mayús + H

20. Administrar acceso compartido

Si no desea que todos tengan acceso para editar su archivo, Google Docs le permite compartir el documentos gestionando individualmente las preferencias y distribuyendo el poder a las personas que obtienen acceso a la documento. Permítanos mostrarle cómo.

1. En un documento de Google, haga clic en el Compartir opción de la esquina superior derecha.

2. Compártelo con usuarios deseados tú quieres.

3. Después de proporcionar el acceso, haga clic en Compartir de nuevo para ver el lista de perfiles con quien compartiste el documento.

4. Administre sus preferencias para compartir como:

• Espectador
• Editor
• Comentarista

También puede cambiar las preferencias en cualquier momento y transferir la propiedad también.

21. Ver recuento de palabras

A diferencia de Microsoft Word, Documentos de Google en pantalla no muestra el recuento de palabras en tiempo real de un documento. Sin embargo, esta es una característica importante para las personas que tienen limitaciones en su escritura, para los estudiantes y para cualquier persona que trabaje en un documento específico. Esto también se puede habilitar en Google Docs.

1. Clickea en el Herramientas pestaña.

2. Haga clic en El recuento de palabras. En la ventana emergente, vería el el recuento de palabras, Número de letras, y etc..

• Acceso directo para Windows: Ctrl + Mayús + C
• Acceso directo para macOS: Cmd + Mayús + C

3. marca el caja Para el Mostrar el recuento de palabras mientras escribe opción para habilitar el seguimiento en tiempo real del conteo.

22. Publicar archivo en la web

Compartir un documento en masa puede no ser lo más fácil de hacer, pero con Google Docs, esto mejora. La forma más sencilla es publicar un documento para que obtenga una URL que pueda compartir fácilmente.

1. Clickea en el Archivo pestaña > Compartir opción.

2. Haga clic en Publicar en la web.

Google crea un copia del documento y lo pone a disposición en línea, al que se puede acceder mediante el URL.

23. Usar complementos

La funcionalidad de Google Docs no está restringida ni limitada en ningún término. Sin embargo, la disponibilidad de complementos asegura que la demanda y las necesidades de cada usuario se satisfagan y que nada quede sin estar disponible. Las extensiones mejoran la funcionalidad de la aplicación. Para verificar y agregar una gran cantidad de complementos a Google Docs:

1. Clickea en el Extensiones pestaña de la barra de herramientas.

2. Haga clic en Complementos.

3. Selecciona el Obtener complementos opción.

4. De los complementos disponibles, elija el complemento deseado e instalarlo.

Un correo electrónico de verificación puede contribuir al agregar los complementos que confirmarían que el complemento obtuvo acceso a su cuenta.

Leer también: 4 formas de rotar una imagen en Google Docs

24. Agregar o dibujar firma

Google Docs es un software de aplicación ampliamente utilizado en organizaciones con fines oficiales. No hace falta decir que las firmas son inevitables en cualquier negocio. Con la reciente actualización de Chrome, Google agregó una función de firma electrónica a la lista de consejos y sugerencias de Google Docs. trucos Ahorra el ajetreo de obtener copias impresas de los archivos, firmarlos y convertirlos en archivos blandos una vez de nuevo.

1. Colocar el cursor en el lugar donde desea insertar su firma.

2. Clickea en el Insertar pestaña de la barra de herramientas.

3. Haga clic en Dibujo.

4. Seleccionar Nuevo de las opciones. Ahora se abrirá un nuevo software de dibujo en una ventana emergente.

5. Clickea en el Ampliar icono al lado de la herramienta de línea como se muestra en la imagen.

6. Seleccionar Escribiendo.

7. Saca tu firma usando un mouse, un panel táctil o en la pantalla táctil.

8. Haga clic en Guardar y cerrar desde la esquina superior derecha para guardarlo.

Si no encuentra la opción de dibujar una firma, actualizar Google Chrome en su dispositivo.

25. Comparar Documentos

Este truco de documentos de Google permite a un usuario comparar dos documentos que él o ella presenta para que sean similares pero no exactamente idénticos. La opción Comparar documentos compara ambos y muestra las diferencias a través de ediciones sugeridas.

1. Abierto uno de los documentos que se van a comparar.

2. Clickea en el Herramientas pestaña.

3. Haga clic en Comparar documentos.

4. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione el segundo documento.

5. A medida que se agrega un nuevo documento, el comparación aparecería.

26. Traducir Documentos

Uno de los mejores consejos y trucos es que un documento en Google Docs se puede traducir a cualquier idioma. Cualquier documento en un idioma extranjero puede cargarse en Google Drive y abrirse como un documento de Google.

1. Clickea en el Herramientas pestaña.

2. Clickea en el Traducir documento opción.

Se mostrará un documento duplicado en el idioma preferido.

Leer también: Cómo usar Google Translate para traducir imágenes al instante

27. Envíe sus comentarios por correo

Se puede prestar atención a una respuesta de alta prioridad y más rápida que busca comentarios sobre el documento sin compartir el archivo de origen.

1. Selecciona el parte de texto deseada eso necesita ser comentado en el correo electrónico.

2. Clickea en el icono de comentario desde el lado derecho de la página.

3. En el cuadro de comentarios escriba el @ icono.

4. Un menú desplegable con un lista deidentificadores de correo electrónico de los colaboradores o contactos aparecería. Seleccione o escriba el Dirección de Correo Electrónico deseada del usuario al que quieres enviar el comentario y la parte.

5. Haga clic en Comentario.

28. Utilizar varias fuentes

Google Docs en su vista inicial puede parecer que carece de la colección de fuentes, a diferencia de Microsoft Word. Sin embargo, ese no es el caso. Además de las 25 fuentes predeterminadas en el menú, también hay cientos de otras fuentes disponibles.

1. En un Documento de Google, clickea en el Fuente opción desplegable.

2. En la lista desplegable, haga clic en Más fuentes.

29. Formato de pintura

Copiar y pegar en Google Docs se aplica incluso al formateo, por lo que uno no tendría que pasar por el mismo proceso de formateo una y otra vez para diferentes secciones del documento. El rodillo de formato de pintura lo hace fácil.

1. Resaltar el texto deseado que ha sido formateado.

2. Clickea en el Icono de formato de pintura, como se muestra.

3. Seleccione y haga clic en el sección deseada al que se va a aplicar este formato.

Con estos consejos de Google Docs para Windows, todo el formato, como fuente, tamaño de fuente, tipo, etc., también se aplicará a la nueva sección.

30. Insertar tabla de contenido

Crear una tabla de contenido es solo un par de clics. Una tabla de contenido es importante para cualquiera que escriba un libro o cualquier documento oficial o similar, etc. Para insertar una tabla de contenido en Google Docs:

1. Clickea en el Insertar pestaña en su documento de Google.

2. Desplácese hacia abajo y haga clic en Tabla de contenido.

3. Selecciona el apariencia deseada en el que desea que esté su tabla de contenido.

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Uno de los programas de documentación más eficaces desarrollados y diseñados por Google es Google Docs. Si sigue estos consejos y trucos, su experiencia de trabajo con Google Docs mejorará y su trabajo será más fácil. Esperamos que este documento pueda guiarlo en la mejor Consejos y trucos de Documentos de Google. No dude en comunicarse con nosotros con sus consultas y sugerencias a través de la sección de comentarios a continuación. Además, háganos saber lo que quiere aprender sobre el próximo.