Mejores prácticas de SharePoint para la gestión de documentos – TechCult

SharePoint es una de las mejores herramientas para que las empresas se comuniquen con sus empleados y administren sus datos. Entonces, si usted es propietario de una pequeña empresa o una de las compañías Fortune 500, ¡esta herramienta puede ser de gran ayuda! También debemos tener en cuenta que Microsoft SharePoint tiene muchas características y si se usa correctamente podemos hacer que nuestro trabajo diario sea eficiente. Entonces, en este artículo, compartiremos con usted las mejores prácticas de SharePoint para la administración de documentos para usar las herramientas en todo su potencial. ¿Le emociona conocer las prácticas recomendadas de administración del conocimiento de SharePoint? En caso afirmativo, este sentimiento es mutuo, ya que también estamos emocionados de compartir este conocimiento.

Mejores prácticas de SharePoint para la gestión de documentos

Este artículo contiene algunas de las mejores prácticas que puede utilizar para una administración más eficiente en SharePoint. Entonces, si usted es un principiante que todavía está tratando de orientarse, siga leyendo hasta el final para conocer más cosas útiles sobre SharePoint mejores prácticas para la gestión de documentos.

¿Qué es SharePoint?

Antes de pasar a las mejores prácticas de SharePoint para la administración de documentos, leamos un poco sobre SharePoint. SharePoint se utiliza principalmente para crear sitios. Es una de las mejores herramientas jamás creadas por Microsoft para compartir, administrar y acceder a información con múltiples dispositivos. Fue desarrollado en el año 2001 y tiene como más de 200millónusuarios activos. Aunque SharePoint no recibe actualizaciones con frecuencia. Pero aun así, es una de las herramientas más famosas de Microsoft 365.

Una cosa más que debes recordar es que no es una aplicación sino una plataforma. La principal diferencia entre una aplicación y una plataforma es que una aplicación realiza tareas específicas, mientras que una plataforma es donde se puede construir una aplicación o un sitio web. Para simplificar, una aplicación o sitio web es el producto, y la plataforma es la fábrica donde se fabrica el producto.

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Mejores prácticas de SharePoint

Esta plataforma de Microsoft se utiliza principalmente para almacenar, analizar y compartir datos. Por lo tanto, debe comprender las mejores prácticas que puede seguir para hacerlo de manera más eficiente. Para brindarle una explicación más clara, dividimos los consejos en dos secciones diferentes, las mejores prácticas de SharePoint para la administración de documentos y las mejores prácticas de la biblioteca de documentos grandes de SharePoint. Entonces, conozcamos cada uno de ellos en detalle.

Mejor SharePoint Prácticas para Conocimiento administrativo 

Entonces, primero, compartiremos algunas de las mejores prácticas recomendadas de administración del conocimiento de SharePoint que se deben implementar.

1. Colaborando con otros

Para el crecimiento de una empresa, es necesario colaborar con otros. Sin colaboración, no es posible tener una cultura de trabajo saludable, por lo que provocará estancamiento. Así que no olvide que SharePoint no solo es un excelente sitio de administración de información, sino que también tiene herramientas para colaborar con el equipo. Utilícelos y manténgase conectado. Por lo tanto, resolvió su consulta sobre las mejores prácticas de estructura de carpetas de SharePoint.

2. Uso de metaetiquetas

Muchos usuarios tienen preguntas como las mejores prácticas de estructura de carpetas de SharePoint. Pero le recomendamos que use etiquetas meta en lugar de carpetas. Es muy importante usar etiquetas para clasificar información diferente de manera efectiva. Mucha gente todavía usa carpetas para las clasificaciones, pero en la mayoría de los casos, usar etiquetas meta es más eficiente. Si no está utilizando SharePoint en línea, es posible que no esté familiarizado con las etiquetas meta y está bien. Pero ahora que sabe esto, le pediremos que use esta función. Porque al usar solo las carpetas te estás restringiendo de tener más flexibilidad.

No estamos diciendo que deba usar carpetas en absoluto, pero las etiquetas brindan un mejor acceso a la información y puede acceder a ellas rápidamente. Este es el primer punto que debe seguir para las mejores prácticas de estructura de SharePoint.

3. Asignación de permisos

Esta es otra excelente práctica recomendada de SharePoint para la administración de documentos. Como decíamos es importante colaborar. Entonces, si desea seguir este consejo, una cosa que debe hacer es asignar permisos. Sin otorgar el permiso adecuado, está impidiendo que el equipo realice ciertas tareas, lo que retrasa muchos procesos en el camino. Por eso hay que tener esto en cuenta; trabaje en equipo y asigne los permisos correctos a las personas adecuadas, para que no tenga que hacer todas las tareas solo. Sin embargo, también es importante tener en cuenta que uno no debe otorgar autoridad a todos y restringirse a permitir que cada miembro use todas las herramientas y edite todo. Puede crear confusión.

4. Usando AAR

La revisión AAR o simplemente After Action es un sistema de revisión desarrollado por primera vez por el ejército de los EE. UU. Puede utilizar este sistema en su organización, especialmente en la plataforma de SharePoint. En la revisión de expertos de la materia AAR se les da a los empleados para mejorar su capacidad de toma de decisiones.

Los expertos dan su opinión sobre cómo y por qué se realiza una acción en particular y qué se puede hacer mejor. Ayudaron a los empleados a rectificar las fallas y corregir la deficiencia. Este sistema brinda a los equipos una mejor manera de tomar decisiones informadas y, a su vez, aumenta la productividad.

5. Creación de arquitectura de la información

Crear una arquitectura de información también es muy importante. Sin una visión clara, su clasificación de información importante puede ser bastante complicada. Es por eso que primero siéntese y piense en cómo desea compartir la información y luego solo agréguela al sitio.

Se puede hacer en SharePoint como archivos de listas y depende únicamente de su necesidad. Como dijimos anteriormente, esta es una herramienta bastante poderosa con muchas funciones, con un uso específico. También debe evitar usar todas las funciones, ya que esto puede complicar las cosas. Por lo tanto, es muy importante pensar en sus objetivos principales al compartir información y luego crear una arquitectura de información. Es otro punto muy importante de las mejores prácticas de estructura de SharePoint.

6. Protección de datos confidenciales

Es muy importante mantener segura la información confidencial crucial para que solo los miembros autorizados puedan acceder a ella. Sin hacer esto, corre el riesgo de sacrificar la privacidad y la seguridad de su organización.

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Mejor SharePoint Prácticas para Gran biblioteca de documentos 

Cuando maneja una gran organización, también puede enfrentar grandes archivos de datos. Por lo tanto, si desea saber cómo organizar esos documentos grandes de manera efectiva, estas son algunas de las mejores prácticas de la biblioteca de documentos grandes de SharePoint.

1. Uso de versiones de documentos

Cuando está editando o creando algo, en este caso, una biblioteca de documentos, pueden ocurrir errores. Especialmente cuando los archivos son bastante grandes. Es por eso que para abordar este problema, Microsoft introdujo la función de versiones de documentos. ¡Con su ayuda, puedes viajar fácilmente al pasado! Esta es una forma creativa de decir que puede restaurar los datos anteriores antes de editarlos.

Es por eso que le sugerimos que habilite la opción de versiones de documentos en SharePoint. De esta forma, puede recuperar la versión modificada de un archivo.

2. Uso de vistas

Ya le hemos dicho que use etiquetas meta, en lugar de archivos. Y una de las razones de este consejo es que si usa etiquetas meta, puede usar vistas para ubicar y encontrar un archivo más fácilmente. Como vistas le permiten acceder a grupos, filtros y funciones de clasificación. Entonces, para que su experiencia de búsqueda no tenga problemas, use etiquetas y vea la funcionalidad.

3. Evitar espacios

Esto puede parecer una cosa muy pequeña para considerar, pero no ignore este punto. Como las URL de SharePoint no le permiten incluir espacios. Mucha gente usa caracteres como &,* y # en lugar de espacios, pero eso también puede causar algunos problemas para encontrar un archivo determinado. Pero si no usa espacio, el nombre del archivo puede ser difícil de leer. Entonces, esto es lo que puede hacer, no nombre una biblioteca como Duck Duck Go. En su lugar, llámalo así, DuckDuckGo. Use letras mayúsculas para que el nombre sea legible.

4. Uso de tipo de contenido

Al igual que las etiquetas, también es importante utilizar tipos de contenido. Use un tipo de contenido por biblioteca de documentos y será más conveniente clasificar la información.

5. Habilitación de alertas

Cuando hay muchos usuarios en un sitio, es muy difícil rastrear cada cambio que hacen. Entonces, si hay muchos empleados en un sitio que tienen permiso para editar o mover información y desea saber cuándo lo hacen, active las alertas. Como SharePoint le enviará una notificación cada vez que alguien cambie algo. La mejor parte de esta función en particular es que no se limita solo a los administradores. En cambio, cualquier usuario puede configurar una alerta para saber sobre el cambio.

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