Cómo utilizar la comparación de hojas de cálculo de Microsoft para analizar versiones de archivos de Excel

Microsoft Excel tiene una función que permite a los usuarios realizar un seguimiento de los cambios realizados en un libro de trabajo. Sin embargo, una vez que se aceptan los cambios en el libro de trabajo, la ruta de cambios se pierde para siempre. Entonces, ¿qué sucede cuando necesita revertir o consultar la versión anterior del libro de trabajo?

Una opción que puede probar es la comparación de hojas de cálculo de Microsoft. Microsoft Spreadsheet Compare facilita a los usuarios comparar dos versiones de un archivo de Excel. Luego, la herramienta resalta las diferencias entre los dos archivos, lo que facilita la detección de cambios.

Requisitos para utilizar la comparación de hojas de cálculo de Microsoft

Puede acceder a la comparación de hojas de cálculo de Microsoft en Microsoft 365, Office Professional Plus 2013, Office Professional Plus 2016 y Office Professional Plus 2019. Se puede acceder a la herramienta desde el grupo de programas Herramientas de Microsoft Office.

Para que la comparación funcione, es necesario tener diferentes versiones de la hoja de cálculo. Luego, la herramienta analiza los archivos y resalta las diferencias utilizando ciertos criterios. Así es como funciona:

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Cómo analizar dos versiones de un libro con Microsoft Spreadsheet Compare

Para analizar diferentes versiones de un libro de trabajo, debe importar ambos libros en la herramienta de comparación de hojas de cálculo. He aquí cómo hacerlo:

Paso 1: En el menú Inicio, busque Comparación de hojas de cálculo y ejecútelo.

Paso 2: En la pestaña Inicio, en el grupo Comparar, seleccione Comparar archivos para abrir un cuadro de diálogo.

Paso 3: Dentro del cuadro de diálogo Comparar archivos, seleccione el icono Archivo junto a la opción Comparar (archivo más antiguo). Seleccione el archivo de Excel en el Explorador de archivos y haga clic en Abrir.

Paso 4: Seleccione el icono Archivo junto a la opción Para (archivo más reciente) dentro del cuadro de diálogo Comparar archivos. Seleccione el archivo de Excel en el Explorador de archivos y haga clic en Abrir.

Paso 5: Haga clic en Aceptar para comenzar el proceso de comparación.

Nota: Si encuentra que el orden de la comparación de archivos está mezclado, puede hacer clic en Cambiar para cambiar la posición de cada libro.

Paso 6: Puede optimizar lo que analiza la herramienta de comparación de hojas de cálculo marcando o desmarcando las casillas de verificación en la parte inferior izquierda de la herramienta. La función de algunas de las casillas de verificación se explica a continuación:

• Valores ingresados: destaca un cambio en la entrada de datos dentro de los libros de trabajo.
• Valores calculados: destaca la diferencia en los valores calculados dentro de los libros de trabajo.
• Fórmulas: destaca un cambio en las fórmulas dentro de los libros de trabajo.
• Nombres: destaca la diferencia en los nombres de las celdas dentro de los libros de trabajo.
• Macros: destaca la diferencia en el código VBA dentro de los libros de trabajo.

Un gráfico en la esquina inferior derecha de la herramienta clasifica los diferentes tipos de cambios en el libro de trabajo. Este gráfico se puede utilizar para identificar los cambios que más se producen en los libros de trabajo.

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Cómo exportar resultados de comparación desde Microsoft Spreadsheet Compare

Una vez que haga clic en Aceptar para comparar hojas de cálculo para analizar los cambios en sus hojas de trabajo, los cambios identificados se resaltan en diferentes colores de relleno de texto y celda. Los resultados de la comparación pueden usarse directamente en la herramienta o exportarse a otra plataforma. A continuación, le indicamos cómo hacerlo:

Exportar resultados de comparación a Microsoft Excel

Al exportar los resultados de la comparación a Microsoft Excel, puede realizar un análisis más detallado. A continuación, le indicamos cómo exportarlo:

Paso 1: En la cinta de la herramienta de comparación de hojas de cálculo, seleccione Exportar resultados, que inicia el Explorador de archivos.

Paso 2: Seleccione la ubicación en la que le gustaría guardar el archivo e ingrese un nombre para el archivo.

Paso 3: Seleccione Guardar.

El análisis de comparación ahora debería estar disponible en su ubicación guardada.

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Copiar los resultados de la comparación al portapapeles

Si desea utilizar los resultados de la comparación en cualquier otra plataforma que no sea Microsoft Excel, la mejor opción es copiarlos al portapapeles. A continuación, le indicamos cómo hacerlo:

Paso 1: En la cinta de la herramienta de comparación de hojas de cálculo, seleccione Copiar resultados al portapapeles.

Paso 2: Inicie una aplicación para pegar los datos copiados.

Paso 3: Seleccione Ctrl + V en su teclado para pegar.

Limitaciones de la comparación de hojas de cálculo

Eso es sobre cómo usar Microsoft Spreadsheet Compare para comparar diferentes versiones de un archivo de Excel. Sin embargo, la herramienta tiene una limitación importante en el sentido de que los cambios observados en los libros de trabajo comparados no se pueden aceptar ni rechazar. La herramienta solo muestra sobresalir hojas una al lado de la otra y destaca los cambios para que a los usuarios les resulte más fácil identificarlos.