Una guía para usar los permisos para compartir de Dropbox de manera óptima

Una de las bellezas de usar un servicio de intercambio de archivos como Dropbox es que le permite compartir archivos y carpetas específicos con otros de forma segura y privada. Esto es posible al compartir permisos, lo que le permite un control total en cada paso del camino. Pero, ¿cómo funcionan exactamente los permisos para compartir de Dropbox? Eso es lo que cubriremos en esta guía.

En esta guía, aprenderá cómo compartir archivos y carpetas y cómo evitar que otros realicen cambios no deseados o compartan con usuarios no autorizados. Así que tómate un café y relájate.

Vamos a empezar.

Cómo compartir archivos en Dropbox

Primero entendamos el proceso de compartir. Cómo ubicar los archivos que desea compartir y luego compartirlos.

Paso 1: Hay una barra de búsqueda en la esquina superior derecha que puede usar para ubicar rápidamente el archivo que desea compartir con alguien. Si sabe en qué carpeta buscar, haga doble clic para ingresar a la carpeta.

Paso 2: Desplácese sobre el archivo que desea compartir y verá algunos botones a la derecha. Haga clic en el botón Compartir.

Paso 3: Eso revelará un menú emergente con algunas configuraciones y opciones. Ingrese la ID de correo electrónico de las personas con las que le gustaría compartir el archivo y haga clic en el botón Compartir archivo.

Paso 4: De forma predeterminada, la persona con la que está compartiendo el archivo podrá editarlo. Pero puede cambiar eso rápidamente seleccionando 'puede ver' en el menú desplegable junto a 'Cualquiera con este enlace'.

Paso 5: Finalmente, en lugar de ingresar una ID de correo electrónico para enviar una invitación, también tiene la opción de compartir un enlace al archivo a través de aplicaciones de mensajería social. Haga clic en la opción 'Crear y luego copiar enlace' para hacerlo.

Paso 6: Ahora, haga clic en el botón Configuración.

Paso 7: Si ha creado un enlace para compartir con solo permisos de visualización, seleccione la pestaña Enlace para visualización. Aquí puede elegir si cualquier persona con un enlace puede acceder al archivo o solo aquellos a quienes envió una invitación, establecer una publicación con fecha de vencimiento cuyo enlace dejaría de funcionar y deshabilitar las descargas.

Paso 8: Si ha creado un enlace para compartir con permisos de edición, haga clic en la pestaña Enlace para editar, donde encontrará permisos adicionales. Puede establecer una contraseña para proteger aún más el archivo de ediciones y accesos no autorizados.

Los usuarios de planes profesionales o comerciales también tienen la opción de compartir archivos logo de la marca.

También en Guiding Tech

Cómo eliminar el enlace para compartir o dejar de compartir archivos en Dropbox

Si ya no desea compartir el archivo con otras personas o eliminar el enlace, es fácil de hacer. Vuelva al mismo menú que en el punto anterior (menú para compartir archivos) y haga clic en Dejar de compartir archivo o Eliminar enlace en Enlace para editar.

Confirme la decisión cuando se le solicite.

Cómo administrar los permisos después de compartir archivos en Dropbox

Tienes el control total incluso después de que un archivo se haya compartido, ya sea por invitación o por enlace. Los permisos se pueden actualizar o revocar en cualquier momento que elija.

Paso 1: Haga clic en el botón Compartir junto al archivo cuyos permisos desea administrar.

Paso 2: Justo debajo del nombre del documento en el menú emergente, verá la cantidad de personas que tienen acceso al archivo. Haga clic en eso.

Paso 3: Todos los que tengan acceso al archivo aparecerán aquí. Haga clic en el menú desplegable junto al nombre para cambiar la vista o editar los permisos o 'Eliminarlos' o revocar el acceso.

Paso 4: Del mismo modo, también puede cambiar otras configuraciones como la contraseña, la capacidad de descarga y establecer fechas de vencimiento para los enlaces.

También en Guiding Tech

Cómo crear y compartir carpetas en Dropbox

Al igual que los archivos, también puede compartir carpetas en Dropbox. Nuevamente, obtiene algunas opciones diferentes para administrar carpetas que discutiremos a continuación, además de lo que vimos en los permisos para compartir archivos anteriormente.

Paso 1: Puede crear una carpeta sin conexión en su computadora y agregarla a Dropbox o crear una directamente dentro. Dropbox también te permite crear una carpeta compartida directamente. Haga clic en el botón Crear para encontrar esa opción.

Paso 2: Aparecerá una ventana emergente para preguntarle si desea crear y compartir una carpeta nueva o compartir una carpeta existente. Creemos y compartamos uno nuevo. Haga clic en Siguiente.

Paso 3: Asigne un nombre a la carpeta, agregue las ID de correo electrónico de las personas que desea agregar a la carpeta, agregue notas, si las hay, y establezca permisos de carpeta como 'puede ver' o 'puede editar'.

Paso 4: Ahora, cuando regrese al menú Compartir de la carpeta, puede elegir quién puede agregar nuevos miembros a la carpeta compartida en Configuración> Configuración de carpeta. Solo el propietario o alguien que se haya agregado a la carpeta.

También en Guiding Tech

Acceso autorizado

Si desea dar acceso a un archivo o carpeta a alguien, pero no desea que él / ella haga cambios o edite el archivo, comparta un enlace al archivo o invítelo por correo electrónico con la opción 'puede ver' seleccionada. Establezca una contraseña para que solo aquellos que tengan la contraseña puedan acceder al archivo. Y finalmente, establezca una fecha después de la cual el enlace caducará si desea un enlace para compartir para configurar y olvidar.

Dropbox ofrece muchas formas de compartir archivos y carpetas con otras personas, lo que le brinda a usted, el propietario, un control total sobre los permisos. Así que tienes el control total. Pero Dropbox no es el único proveedor de servicios de almacenamiento en la nube. Google Drive ofrece una experiencia igualmente buena debería estar interesado.