5 prácticas recomendadas para seguir utilizando Microsoft Office 365 de forma segura
Miscelánea / / November 29, 2021
Microsoft Office se considera la opción preferida en el espacio de la suite de productividad. El popular software es utilizado por millones de consumidores y empresas alrededor del mundo. También tiene un fuerte control sobre el sector empresarial. Por eso es cada vez más necesario utilizar de forma segura Office 365, las versiones en línea para facilitar la colaboración.
La empresa ofrece una amplia gama de Personal, Negocioy planes Enterprise. Con cada plan, obtiene acceso a las aplicaciones de Office, OneDrive y más, junto con algunas condiciones. Por supuesto, va a crear, editar y almacenar información personal y confidencial utilizando Microsoft Word, Excel y OneDrive.
Por eso es fundamental reforzar la seguridad durante el proceso de edición, visualización y uso compartido.
En esta publicación, lo guiaré a las cinco prácticas principales para seguir usando Office 365 de forma segura. Aplique estas medidas y no se preocupe por el robo de datos o cualquier uso indebido. Empecemos.
Obtener Office 365
1. Use una contraseña segura y habilite 2FA
Esta es una obviedad. Al crear una cuenta de Microsoft, use la contraseña segura con una combinación de letras, números y caracteres especiales.
Si le preocupa recordarlos, le aconsejo que invierta en un administrador de contraseñas. Hay muchas ofertas capaces como LastPass, Enpass, 1 contraseña, SafeInCloud y más.
Puede usar su generador de contraseñas incorporado y el inicio de sesión automático tanto en iOS como en Android para una experiencia de inicio de sesión sin problemas.
La elección de una contraseña segura es una parte del proceso. Le recomiendo encarecidamente que refuerce la seguridad mediante la autenticación de dos factores.
No opte solo por la verificación del número de teléfono móvil. Ha habido muchos casos en los que los piratas informáticos pudieron acceder a la cuenta de una persona mediante un intercambio de SIM y luego leer la OTP de los mensajes. El CEO de Twitter, Jack Dorsey, es la víctima reciente de tales prácticas.
Usar Aplicaciones 2FA (autenticación de dos factores) que generan códigos aleatorios en un período determinado. Ingrese ese código después de la pantalla de contraseña. Authy sería mi elección preferida para soporte multiplataforma y capacidades de sincronización.
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2. Documentos confidenciales protegidos con contraseña
Para evitar que personas desconocidas abran y accedan a documentos confidenciales, siempre puede proteger los documentos con contraseña utilizando la herramienta de contraseña incorporada.
Haga clic en el menú Revisar de la barra de la cinta, toque Proteger documento y el cuadro de diálogo le permitirá agregar contraseñas y algunas reglas al respecto.
Hablando de reglas, puede agregar una contraseña para ver un documento, establecer otra contraseña para permitir que otros realicen modificaciones en un documento. También se puede evitar que los colegas agreguen comentarios utilizando opciones adicionales.
Puede habilitar esa pequeña palanca en la sección de privacidad para ocultar información personal del archivo.
3. Agregar fecha de vencimiento al vínculo para compartir de OneDrive
Las aplicaciones de Office 365 integran estrechamente la plataforma en la nube de Microsoft OneDrive. Bueno, también puede usar Box y Dropbox, pero recomendaré OneDrive ya que está integrado de forma predeterminada en Windows 10 y también viene con 1 TB de almacenamiento para los suscriptores de Office 365.
Cada archivo de Word, PowerPoint y Excel se guarda automáticamente en la plataforma en la nube de Microsoft.
Ahora, al compartir un archivo o carpeta desde la aplicación OneDrive, Microsoft ofrece una forma sencilla de agregar fecha y hora de vencimiento a ese enlace compartido.
En OneDrive Web, al compartir una carpeta, puede tocar Compartir y elegir una fecha de vencimiento establecida. Desde allí, seleccione la fecha y la hora para que el enlace caduque.
Sin embargo, las cosas son un poco complicadas en los dispositivos móviles. Siga los pasos a continuación para realizar la misma acción en las aplicaciones de iOS y Android.
Paso 1: Descargue OneDrive e inicie sesión con credenciales y código 2FA.
Paso 2: Navegue hasta la carpeta que desea compartir y toque el menú de tres puntos.
Paso 3: Seleccione compartir y elija la configuración del enlace.
Paso 4: Agregue la hora y la fecha para vincular y activar el interruptor.
Como la función mencionada anteriormente está relacionada con OneDrive, también puede usar la misma técnica para agregar caducidad a imágenes y videos.
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4. Agregar contraseña a enlaces de OneDrive
La opción dos mencionada anteriormente es la más utilizada cuando desea proteger con contraseña solo un archivo a la vez. Pero si desea compartir de 8 a 10 documentos de una sola vez, es mejor que proteger los enlaces de OneDrive con una contraseña.
En tales casos, puede cargar todos los documentos en una sola carpeta en OneDrive.
Ahora, abra la web de OneDrive, seleccione la carpeta y toque en el menú de compartir. En el cuadro de diálogo, seleccione agregar contraseña y luego comparta el enlace de la carpeta.
La persona receptora deberá ingresar una contraseña antes de acceder a los archivos que contiene.
Sé que la solución no es tan personalizable como la opción de sección que te permite bloquear ciertos permisos y ocultar detalles personales. Sin embargo, en general, la forma de OneDrive hace el trabajo en términos de una capa de seguridad adicional.
Desafortunadamente, no puede usar la función en aplicaciones móviles. Solo está disponible en la web de OneDrive.
5. Usar datos biométricos en OneDrive
Como habrás adivinado, OneDrive juega un papel central en la experiencia de Office 365.
Ya sea OneNote, Word o Excel, cada uno de ellos guarda el archivo en OneDrive. Por eso es importante mantenerlo seguro mediante el uso de datos biométricos en aplicaciones móviles.
Vaya a Configuración> Seguridad y active FaceID o protección de huellas dactilares para iOS y Android.
Descarga OneDrive para iOS
Descarga OneDrive para Android
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Disfrute de una experiencia segura de Office 365
Microsoft comprende las necesidades de los consumidores y las empresas para mantener sus datos seguros. Es por eso que la compañía ha introducido varias medidas de seguridad en la suite Office 365.
Recientemente, la empresa anunció Personal Vault para OneDrive, que le permite agregar documentos personales con una capa adicional de seguridad.
A continuación: ¿Se pregunta qué es Personal Vault y desea obtener más información al respecto? Lea la publicación a continuación para ver más detalles.