Dropbox Paper vs Google Keep: comparación en profundidad

Una de las características principales de un teléfono inteligente es tomar notas. Anteriormente, los usuarios tenían que confiar en un bloc de notas y un bolígrafo para anotar pensamientos, ideas e inspiraciones al azar. Con la llegada de los teléfonos inteligentes, las aplicaciones como Google Keep, Dropbox Paper e incluso aplicaciones para tomar notas de voz están reemplazando el buen papel viejo.

Si bien todas las aplicaciones para tomar notas tienen un propósito, la forma en que funcionan y las características que brindan difieren ampliamente. Tome Google Keep, por ejemplo. Moví mis notas de Evernote a Google Keep porque es gratis, fácil de usar, ofrece solo las funciones esenciales (sin desorden) y se integra profundamente con otras aplicaciones de Google.

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Recientemente comencé a prestar más atención a Dropbox Paper después de que un compañero bloguero de tecnología no dejara de entusiasmarme con él. Dropbox Paper también es gratuito, se integra con Dropbox, ofrece un formato enriquecido y te permite mostrar prácticamente todo en la web.

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Veamos en qué se diferencian estas dos potencias que toman notas y cuál es su público objetivo. ¿Cuál debería usar y por qué?

Vamos a empezar.

1. Crear notas

Google Keep te ayuda a tomar notas rápidamente. Como tal, cuando abra la aplicación por primera vez, verá el cursor dentro de la nueva sección de notas. Empiece a escribir lo que tenga en mente, etiquete la nota, codifique con colores y olvídese. No hay forma de crear carpetas.

Dropbox Paper sigue un sistema de jerarquía en el que puedes crear carpetas y notas dentro de ellas. Muy parecido al funcionamiento de Google Docs. Como tal, no es la aplicación para tomar notas más rápida, pero le permite organizar las notas de manera diferente y, para algunos usuarios, de una mejor manera.

Puede exportar las notas creadas en Paper en formato PDF y rebajado. Sin duda, muchos usuarios lo apreciarán.

2. Dar formato a las notas

Crear notas y anotar ideas es una cosa, pero las notas digitales son mucho más que eso. Tanto Keep como Paper adoptan un enfoque diferente aquí.

Keep no tiene opciones de formato. No puede utilizar negrita, cursiva o incluso sangría. Simplemente ingrese un título, tome notas y agregue enlaces o imágenes. Las notas pueden ser de dos tipos: con o sin casillas de verificación. No puede tener párrafos con recuadros en la misma nota.

Por otro lado, Paper lleva las cosas al siguiente nivel. Puede usar opciones de formato como negrita, cursiva, sangría y agregar casillas de verificación al mismo documento. El periódico los llama documentos en lugar de notas y puedo ver por qué. También funcionan como uno.

Pero la verdadera fortaleza de Paper, y donde deja a Keep, es su capacidad para trabajar con muchos tipos de archivos. Puede agregar videos de YouTube, imágenes en vivo e incluso galerías completas, fragmentos de código, archivos de audio en vivo de muchas plataformas, incluido SoundCloud, e incluso más.

La capacidad de Paper para trabajar sin problemas con tantos servicios mediante API lo convierte en una potencia, algo mucho más que una simple aplicación para tomar notas. Todo lo que necesita hacer es copiar y pegar el enlace. Puede incrustar prácticamente cualquier cosa e incluso usar la función de arrastrar y soltar para extraer y mostrar cosas.

Paper también proporciona algunas plantillas gratuitas para trabajar. Cada plantilla ha sido diseñada para ayudarlo a comenzar con reuniones o intercambiar ideas lo más rápido posible. Encontrará tablas, viñetas, listas de verificación, puntos principales y más en cada plantilla, listas para que las complete y amplíe. Una característica impresionante es la capacidad de crear plantillas personalizadas usando la opción Templatize.

Keep nunca estuvo destinado a ser lo que es Paper. Su fuerza radica en su sencillez y su profunda integración con Google Drive. Google Docs ofrecerle opciones de formato y un sistema de jerarquía de carpetas que vimos anteriormente en Paper. Puede convertir un documento de Google en una nota de Keep o viceversa con solo hacer clic en un botón.

Sí, esto significa usar dos aplicaciones en lugar de una. Pero tiene opciones y más flexibilidad sobre cuál desea usar y cómo. Aunque Google Docs es un potente procesador de texto con muchas opciones de formato, no puede reproducir videos en vivo y otros archivos multimedia como Paper.

Google Keep le permite codificar notas con colores y agregar etiquetas (etiquetas) para que pueda encontrarlas más rápido mediante las sólidas funciones de búsqueda de Google.

Otras características notables de Paper incluyen la capacidad de presentar cualquier documento como una presentación de diapositivas utilizando la opción Presentar. Dropbox también recuerda el historial de documentos para que todas sus ediciones anteriores se puedan encontrar y administrar de manera eficiente. Y puedes utilizar el modo oscuro a la hora de presentar el documento.

Keep es inteligente cuando se trata de tomar notas de voz. Puede grabar fácilmente sus pensamientos y Keep lo transcribirá a texto y adjuntará el archivo de audio a la misma nota, lo que resulta muy útil cuando desea editar algo. El papel carece de esta característica.

3. Colaborar en notas

Tanto Google Keep como Dropbox Paper te permitirán invitar a otros a colaborar y agregar notas y documentos respectivamente. El proceso es bastante sencillo.

En Keep, haga clic en el icono de Colaborador para enviar una invitación por correo electrónico con su ID de Gmail. Entonces, la persona podrá ver y editar notas. Útil para planificar viajes por carretera, crear y administrar listas de compras y generar ideas. Cuando marca un elemento de la lista, Keep lo mueve al final, lo que tiene mucho sentido.

En Dropbox Paper, haz clic en el botón azul Invitar para enviar invitaciones por correo electrónico. Notará que hay otra opción en la parte inferior. Puedes compartir el documento directamente en un canal de Slack. Otro ejemplo de cómo funciona Paper con diferentes soluciones comerciales y empresariales.

También puede controlar los permisos en Paper para que el invitado solo pueda comentar y compartir o también pueda editar. Puede restringir una invitación solo a aquellos que recibieron la invitación o cualquier persona con un enlace.

Paper admite comentarios sobre imágenes individuales, párrafos y otros elementos que pueda tener en su documento. Facilita la asignación de tareas y llamar a los colaboradores en tiempo real.

4. Integración

No me refiero a la integración con aplicaciones de terceros. Dropbox Paper ya ganó esa ronda. Por alguna extraña razón, Paper no se integra directamente con Dropbox. Sí, la estructura de carpetas de Paper estará separada de la de Dropbox, lo que significa que sus archivos y documentos (notas) tienen diferentes hogares.

Nota: Puede adjuntar archivos de Dropbox (y otros servicios de almacenamiento en la nube) con solo hacer clic en un botón.

Estoy hablando de documentos y estructura de carpetas aquí.

Google decidió hacer lo mismo con Keep y, aunque Keep funciona con todas las aplicaciones de Google como Docs, Slides, etc., es un producto separado y no parte de Google Drive.

Tanto Keep como Paper funcionan con Google Calendar. Además, Paper también funciona con el calendario de Office 365.

Google Keep te permitirá crear recordatorios basados ​​en la hora o la ubicación. El recordatorio basado en la ubicación es útil si tiene problemas para recordar los mandados que necesitan atención cuando pasa por un lugar específico, como una gasolinera o un cajero automático.

Dropbox Paper vs. Google Keep

Si está buscando una aplicación para tomar notas que sea rápida y funcione con las aplicaciones de Google, Google Keep es bastante potente. Si desea un tipo de solución empresarial en la que trabajará con varios colaboradores en proyectos y aplicaciones, Dropbox Paper es una mejor solución.

La capacidad de Paper para integrarse y jugar bien con tantas aplicaciones de terceros le hace ganar puntos. La verdadera pregunta es: ¿Cuál vas a usar? Quizás intente ambos.

A continuación: ¿estás usando Google Keep? ¿Quiere crear una lista anidada en una nota? Aquí tienes una forma sencilla y rápida de hacerlo.