Los 6 mejores consejos y trucos del calendario de Microsoft Outlook para administrarlo mejor

El calendario de Microsoft Office es parte de los productos de Microsoft 365 y no es un programa independiente. Para acceder al Calendario de Microsoft Office, debe utilizar Microsoft Outlook.

La integración de ambas aplicaciones hace que sea conveniente administrar su horario tanto desde una perspectiva digital como física. Sin embargo, si desea administrar mejor su Calendario de Microsoft Outlook, debería probar algunos de los siguientes consejos.

1. Cómo configurar las horas de trabajo en el calendario de Outlook

Configurar sus horas de trabajo en Outlook garantiza que cualquier persona que vea su calendario conozca sus horas de trabajo disponibles. De esta manera, las citas y reuniones se establecen según los períodos disponibles.

Paso 1: Inicie la aplicación Outlook.

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Paso 2: Después de iniciar Outlook, haga clic en la pestaña Archivo.

Paso 3: Haga clic en el botón Opciones.

Paso 4: Seleccione Calendario.

Paso 5: En el menú de Hora de trabajo, ingrese los detalles de su Hora de inicio, Hora de finalización, Semana laboral, Primer día de la semana y Primer día del año.

Paso 6: Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

2. Recreando una reunión

Recrear una reunión es una forma de reservar una nueva reunión utilizando información de una reunión anterior. De esta manera, en lugar de ingresar manualmente los detalles de los asistentes a la reunión, la hora, la ubicación, etc., ahorra tiempo y esfuerzo al recrear una reunión anterior. A continuación, le indicamos cómo hacerlo.

Paso 1: Inicie la aplicación Outlook.

Paso 2: Seleccione el ícono de Calendario a la izquierda de su pantalla

Paso 3: Navega por tu calendario hasta la fecha de la reunión anterior.

Paso 4: Haga clic en la reunión en particular, mantenga presionada la tecla Ctrl y arrastre la reunión a la fecha u hora en la que desea que tenga lugar la nueva reunión.

Paso 5: Haga doble clic en la nueva reunión creada y todos los detalles relevantes se mostrarán como completados. Haga clic en Enviar para enviar la invitación.

3. Crear una reunión desde un correo electrónico

Cuando reciba un correo electrónico sobre un evento y desee programar una reunión con el remitente del correo electrónico, siga los pasos a continuación.

Paso 1: Haga doble clic en el correo electrónico que utilizará para programar la cita para que se abra una nueva ventana.

Paso 2: Haga clic en el botón de puntos suspensivos (...) a la derecha de la pantalla junto al nombre del remitente del correo electrónico.

Paso 3: Seleccione la opción Reunión y esto debería abrir una nueva ventana de reunión.

Paso 4: El nombre o la dirección del remitente del correo electrónico ya deberían aparecer automáticamente en el campo Obligatorio. Sin embargo, deberá completar otros detalles, como el lugar y la hora de la reunión.

Paso 5: Haga clic en el botón Enviar.

4. Navegador de fechas

Si desea obtener una vista de sus citas o reuniones durante una semana o un mes, el navegador de fechas en el Calendario puede proporcionarlo.

Paso 1: Seleccione el icono de Calendario a la izquierda de la pantalla de Outlook.

Paso 2: En la parte superior de la pantalla, debería haber opciones para ver su Calendario para Hoy, Próximos 7 días, Semana laboral o Mes. Elija su vista preferida.

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5. Uso del lenguaje natural para reservar horarios de inicio de reuniones

Al reservar una reunión o cita, puede optar por utilizar el navegador de fechas para ver su calendario para el período. Una alternativa al uso de la opción Navegador de fechas en Outlook es Natural Language. A continuación, le indicamos cómo utilizarlo.

Paso 1: En la pestaña Inicio en Outlook, seleccione Nuevos elementos.

Paso 2: Seleccione Reunión o Cita según sus preferencias.

Paso 3: En el campo de Hora de inicio en lugar de elegir una fecha del calendario, simplemente escriba una hora propuesta en palabras. p.ej. 7 semanas, Navidad, Acción de Gracias, etc. Outlook debería mostrar una fecha.

6. Visualización de varios calendarios

Si desea programar una reunión con personas en Outlook, puede ver sus calendarios para verificar el horario adecuado para programar una reunión o un chat. Sin embargo, esto depende de si se le ha otorgado permiso para hacerlo en Exchange o si la persona es parte de su organización. Así es como funciona.

Paso 1: Seleccione el icono de Calendario a la izquierda de la pantalla de Outlook.

Paso 2: En la parte superior de la pantalla, haga clic en la opción Abrir calendario.

Paso 3: Si se le ha concedido permiso para ver el calendario a través de Exchange, seleccione Abrir calendario compartido. Sin embargo, si la persona pertenece a su organización, seleccione Desde la libreta de direcciones. Si tiene un enlace a un calendario en Internet, también puede seleccionar Desde Internet.

Paso 4: Ingrese el nombre o enlace (según la opción elegida) de la persona y seleccione Aceptar. Debería obtener una vista del calendario de la persona.

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Establecer respuestas fuera de la oficina

Los consejos anteriores deberían ayudarlo a administrar mejor su Calendario de Outlook. Sin embargo, no son exhaustivos, ya que hay otros trucos que puede realizar en Outlook, como configurar Respuestas fuera de la oficina y Recordatorios en serie.