Cómo cargar archivos en formularios de Google

Ya sea una pequeña encuesta o una tarea escolar, Google Forms es el destino preferido cuando tiene que recopilar información de varias personas. Lo mejor de Forms es su simplicidad y su interfaz fácil de entender (¿no es así en todos los servicios de Google?). Básicamente, cualquier persona con una identificación de correo electrónico puede crear un formulario en minutos.

Hasta hace unos años, subiendo archivos a Google Forms requirió una gran cantidad de soluciones que incluían scripts complicados y otros métodos. Afortunadamente, ahora tenemos la opción tan necesaria para cargar archivos, gracias a la última actualización de Formularios.

De ahí que, en este artículo, veremos cómo subir archivos a Google Forms y otros trucos y consultas relacionadas con él.

Empecemos.

Paso 1: Cree un formulario como de costumbre e ingrese los detalles necesarios, como el nombre y la descripción.

Lo bueno de la nueva opción de Carga de archivos es que puede habilitarla desde el menú desplegable al igual que cualquiera de las otras opciones, como casillas de verificación, menús desplegables, etc.

Paso 2: Todo lo que tienes que hacer es seleccionar la opción del menú desplegable. Luego active el interruptor 'Permitir solo tipos de archivo específicos'.

En lo que respecta a los formatos y el tamaño de los archivos, Google te ofrece un montón de opciones para jugar.

Paso 3: Una vez hecho esto, seleccione el tamaño del archivo. Si no quieres abarrota tu Google Drive con archivos grandes, también puede especificar el tamaño de archivo acumulativo. Haga clic en el icono Configuración en la parte superior, desplácese hacia abajo y seleccione un tamaño en la opción 'Tamaño máximo de todos los archivos cargados'.

Agregue los otros elementos a su formulario, y eso es todo. Los remitentes de formularios podrán ver una opción Agregar archivo.

¿No estás seguro de cómo se ve el formulario? Haga clic en el icono de vista previa en forma de ojo en la esquina superior derecha.

Los archivos cargados serán almacenado en su Google Drive. Afortunadamente, se crea un enlace único que se puede compartir para todos los documentos cargados. Estos enlaces resultan bastante útiles para rastrearlos. Después de todo, no querrá seguir cambiando el nombre de los archivos según el nombre del remitente, ¿verdad?

Para crear la hoja de cálculo, vaya a la pestaña Respuestas y toque el icono de hojas en forma de más.

Dado que los usuarios también pueden cargar archivos desde su cuenta de Google Drive, la propiedad del archivo se transferirá al propietario del archivo.

Limitaciones de la carga de archivos

Aunque Forms le permite cargar varios archivos en un solo formulario, no está exento de limitaciones. Por un lado, no puede cargar una carpeta. Tendría que subir los archivos uno por uno. Y, por supuesto, los nombres de los archivos deben ser diferentes entre sí.

Nota: ¿Sabía que puede agregar saltos de página a sus formularios? Simplemente haga clic en el icono Agregar sección de la barra de herramientas flotante.

¿Por qué veo un mensaje de "Carpetas de carga de archivos faltantes"?

De forma predeterminada, Forms crea una carpeta en Google Drive para almacenar todos los archivos cargados. Por lo tanto, si esta carpeta en particular se elimina por accidente y alguien intenta cargar un archivo, recibirá el mensaje Carpetas de carga de archivos perdidos.

Para restablecer el formulario, todo lo que tiene que hacer es abrir el formulario y tocar Restaurar.

Además, asegúrese de vincular una hoja de cálculo cuando esté creando un formulario. Esta hoja tendrá todas las respuestas de los encuestados junto con un enlace a los archivos cargados. Además, se actualiza en tiempo real junto con la marca de tiempo, lo que facilita la visualización y el seguimiento de las respuestas.

Botón de carga atenuado

Aunque era un problema grave hasta el año pasado, ahora se ha abordado. Anteriormente, solo los usuarios de G Suite del mismo dominio podían cargar archivos o ver un botón Cargar archivo activo.

Sin embargo, si aún no lo ve, le recomiendo que intente actualizar la página o iniciar sesión una vez más.

¿Pueden las personas cargar archivos sin iniciar sesión?

Desafortunadamente, si su formulario tiene una opción de carga de archivos, los usuarios deberán iniciar sesión con su cuenta Google, lo que significa que los que no son de Google no podrán responder.

Esto se debe a que Forms usa Google Drive para almacenar archivos. Afortunadamente, la misma regla no se aplica a otros tipos de opciones.

Y oye, antes de que el formulario esté listo para enviar, no olvides animarlo usando temas, colores e imágenes. Toque el icono de la paleta y observe cómo se desarrolla la magia.

Encarpetar

Ya sea que esté elaborando un cuestionario simple o recopilando respuestas para encuestas de marketing, Google Forms proporciona un conjunto infinito de funciones. Y con la nueva opción de subir archivos, el alcance se amplía.

¿Cuáles son sus funciones favoritas de Formularios de Google? Háganos saber en la sección de comentarios a continuación.