8 mejores consejos y trucos de Dropbox para administrar mejor archivos y carpetas

Dropbox es una de las plataformas de almacenamiento en la nube más populares con seguidores leales y compite con la industria. pesos pesados ​​como Google y Microsoft. Es alabado por ofrecer capacidades estelares de administración de archivos y carpetas. En esta publicación, compartiré algunos consejos y trucos de Dropbox que lo ayudarán a administrar mejor los archivos / carpetas.

Otra parte de la gestión de archivos y carpetas son los permisos. Le permitirán controlar quién puede acceder a qué archivos / carpetas y cómo. Los discutiremos con más detalle a continuación.

Vamos a empezar.

1. Cómo eliminar archivos en Dropbox

Simplemente seleccione los archivos / carpetas que desea eliminar y presione la tecla Eliminar en su teclado en Windows y macOS para eliminarlo.

En el caso del navegador, haga clic en el menú de tres puntos junto al archivo / carpeta que desea eliminar y seleccione la opción Eliminar. Lo mismo ocurre con las aplicaciones móviles.

Para eliminar el archivo de forma permanente, haga clic en la opción Archivos eliminados en la barra lateral derecha, seleccione el archivo / carpeta que desea eliminar y haga clic en Eliminar permanentemente a la derecha. Tiene hasta 30 días para restaurar el archivo eliminado, pero ese número depende de su plan. No puede eliminar archivos de una carpeta compartida que haya agregado otra persona.

2. Cómo recuperar archivos borrados en Dropbox

Los archivos / carpetas eliminados en Dropbox se mueven al área Archivos eliminados, como vimos anteriormente. Hay una opción de búsqueda y filtro para ubicar el archivo que está tratando de recuperar a la derecha.

Puede buscar por fecha, nombre, correo electrónico y carpeta. Seleccione los archivos / carpetas que desea recuperar y haga clic en el botón Restaurar a la derecha. Será visible una vez que haya seleccionado algo.

El plan Professional ofrece hasta 180 días para restaurar o recuperar archivos eliminados en lugar de los 30 habituales que obtienes en el plan gratuito.

3. Cómo recuperar archivos borrados, perdidos o restaurar archivos editados

Dropbox viene con dos características muy importantes. Uno es Rebobinado de Dropbox donde puede restaurar toda su cuenta de Dropbox o una carpeta en particular a un estado o momento anterior. Útil en caso de un hackeo o ataque de ransomware.

La segunda característica es Historial de versiones que realiza un seguimiento de todos los cambios que ha realizado en un archivo. Puede usarlo para restaurar el archivo a la forma en que estaba antes de que se realizaran las ediciones. Útil cuando otra persona con acceso al archivo realiza algunos cambios que usted no aprueba.

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4. Cómo compartir archivos / enlaces en Dropbox

Dropbox permite a los usuarios compartir archivos y carpetas con otros, incluso si no tienen una cuenta de Dropbox. Ahí es donde entran los permisos. Desplácese sobre el archivo o carpeta que desea compartir y haga clic en el botón Compartir que debería estar visible ahora.

Es posible que vea opciones adicionales según las aplicaciones con las que haya conectado su cuenta de Dropbox. veo Trello (gestión de proyectos) y Slack (comunicación en equipo). Haga clic en Compartir con Dropbox.

Ingrese el nombre o la identificación de correo electrónico de la persona con la que desea compartirlo y elija si solo puede ver o editar los documentos. Puede agregar instrucciones o mensaje justo debajo.

Puede crear un enlace en la parte inferior de la ventana emergente que puede compartir a través de las redes sociales o aplicaciones de mensajería. Haga clic en Configuración de enlaces para la configuración de uso compartido de enlaces en Dropbox.

Puede elegir quién puede acceder al archivo, verlo o editarlo también, descargar el archivo (o no), necesitar una contraseña y establecer la fecha de caducidad. El último revocará automáticamente el acceso al archivo compartido a través del enlace una vez transcurrido el tiempo. Así que no más jugar con la configuración o dejar de compartir más tarde.

5. Cómo dejar de compartir archivos / carpetas en Dropbox

Desplácese sobre el archivo / carpeta que desea dejar de compartir en Dropbox y haga clic en el botón Compartir. Verá una lista de todos los miembros. Haga clic en el botón de permiso junto al miembro y seleccione Eliminarlo para dejar de compartir con él.

Verá una ventana emergente donde puede elegir permitir que el miembro continúe usando una copia de la carpeta si lo desea. La sincronización se detendrá inmediatamente, lo que significa que no se compartirá ni sincronizará contenido nuevo.

6. Cómo ver el tamaño de la carpeta / archivo en Dropbox

Haga clic en el icono de menú de tres puntos y seleccione Historial de versiones.

Sí, la información del tamaño del archivo está oculta allí.

En el caso de carpetas, seleccione la columna Modificado y ordénela por Tamaño.

Seleccione la carpeta de la que desea saber el tamaño, haga clic en el icono de menú junto a compartir en la barra lateral derecha y seleccione Calcular tamaño.

Puede que no sea la forma más fácil de usar, pero funciona.

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7. Cómo descargar archivos / carpetas en Dropbox

Seleccione el archivo o carpeta que desea descargar, haga clic en el icono de menú a la derecha y seleccione Descargar.

Eso es fácil.

8. Cómo habilitar la sincronización selectiva en Dropbox

Dropbox lo hará sincronizar todo en todos los dispositivos. Esa es la configuración predeterminada, pero no todos quieren que esto suceda. Las razones pueden ser el espacio o la seguridad o cualquier otra cosa. Haga clic con el botón derecho en el icono de Dropbox en la bandeja del sistema y seleccione Preferencias debajo de su icono de perfil.

Haga clic en el botón Sincronización selectiva en la pestaña Sincronización.

Ahora puede elegir las carpetas que desea sincronizar de forma selectiva en la siguiente ventana emergente.

Piensa fuera de la caja

Dropbox es una plataforma de almacenamiento en la nube muy robusta con algunas opciones útiles de administración de archivos y carpetas. Puede administrar fácilmente diferentes aspectos de estos archivos sin tener que preocuparse por perder o comprometer nada. Si bien la mayoría de las funciones están disponibles en el plan gratuito, algunos son pagados y por todas las razones correctas.