Notion vs OneNote: ¿Debería cambiarse a Notion?

Microsoft OneNote existe desde hace unos 15 años y es uno de los más poderosos aplicaciones para tomar notas. Dicho esto, la competencia ha ido perdiendo clientes gradualmente. Uno de ellos es Evernote, que fue el niño querido de Silicon Valley hasta la controversia llegó a los titulares. La historia esperaba repetirse. Evernote comenzó perdiendo clientes a un nuevo jugador en el mercado llamado Notion.

Últimamente, OneNote se ha reforzado con nuevas funciones y es especialmente preferido por aquellos que están arraigados en el ecosistema de Microsoft y usan Office 365.

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Notion pretende traer lo mejor de ambos mundos al ofrecer un nuevo diseño basado en bloques que se puede usar como una aplicación para tomar notas, una herramienta Kanban y una lista de tareas pendientes.

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Veamos si Notion es todo lo que dice ser y si puede reemplazar a OneNote para siempre.

1. Interfaz de usuario y diseño

Tanto OneNote como Notion vienen con un diseño ordenado donde las notas y otros elementos son fácilmente accesibles. OneNote adopta un enfoque de bloc de notas en el que puede crear notas que descansan en secciones que se almacenan aún más dentro de los blocs de notas. Una forma milenaria de tomar notas, digitalizada para el mundo moderno.

La noción adopta un enfoque diferente. En lugar de cuadernos y secciones, hay páginas en las que puede crear bloques (más sobre esto más adelante). Puede profundizar en las páginas desde la barra lateral, de forma similar a como funcionan la mayoría de las aplicaciones para tomar notas.

OneNote para dispositivos móviles carece de barra lateral. Por lo general, debe elegir un cuaderno y profundizar desde las secciones hasta las notas. Eso lo hace engorroso y lento.

Notion tiene una práctica barra lateral que hace que sea más fácil saltar entre páginas y notas sin demasiados toques para ir y venir. Por otro lado, la búsqueda y otras opciones se colocan en la parte superior en lugar de en la parte inferior, lo que dificulta su acceso.

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2. Tomando notas

OneNote le permitirá crear notas en una variedad de formatos como notas de texto, audio e imagen. Estas notas se pueden etiquetar y archivar en secciones y cuadernos y se pueden buscar en todos los dispositivos. Existen extensiones de navegador que puede utilizar para recortar páginas web o parte de ellas.

Notion adopta un nuevo enfoque para permitirle crear páginas dentro de las cuales luego puede crear bloques. Estos bloques pueden ser texto, audio, tabla, galería, tablero estilo Kanban, video, código, wikis y más. Eso abre tantas posibilidades y ofrece muchas formas de personalizar su flujo de trabajo. Además, no hay límite en cuanto a la profundidad a la que se puede llegar con páginas, como una página dentro de una página, etc.

Cada bloque de Notion se puede mover libremente dentro y fuera de la página. Luego hay plantillas para tomar notas como base de conocimientos, listas de tareas, proyectos e incluso una base de datos. Útil para los principiantes que pueden encontrar tantas opciones y flexibilidad abrumadoras y confusas. Cada bloque dentro de una página se puede vincular a otros bloques o páginas.

En lugar de bloques, OneNote tiene párrafos que se pueden vincular internamente a otros párrafos, notas, secciones y cuadernos. Sin embargo, no hay plantillas (todavía existe en la versión OneNote 2016) y la cantidad de opciones cuando se trata de crear diferentes tipos de notas es limitada en comparación con Notion.

3. Características poco comunes

OneNote viene con una calculadora incorporada. Simplemente escriba fórmulas matemáticas simples como 3 + 3-4 en cualquier lugar de la nota y OneNote la responderá. Con OneNote, solo puede ir a dos niveles de profundidad, lo que significa Cuadernos> Secciones> Notas. OneNote admite el reconocimiento de escritura a mano y puede convertirlas en notas que pueden ser divertidas y útiles, especialmente si eres del tipo creativo.

OneNote admite muchas fuentes, mientras que Notion admite iconos. Con Notion, no hay límite a la profundidad que puede llegar al crear páginas dentro de páginas. Esa forma de jerarquía es inaudita en ninguna otra aplicación para tomar notas.

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4. Privacidad y seguridad

Puede proteger con contraseña secciones en OneNote y todas las notas contenidas en esa sección se cifrarán. Notas de Microsoft que si pierde la contraseña, ni siquiera el Soporte de Microsoft podrá acceder a estas notas o ayudarle a recuperarla. Microsoft usa cifrado AES de 128 bits para proteger OneNote.

Hace algún tiempo, cuando estaba probando Notion para uso personal y estaba preocupado por cómo Notion maneja la seguridad, envié un tweet y obtuve una respuesta del equipo de Notion. Están cifrados en reposo y en tránsito, pero no de un extremo a otro y no ofrecen 2FA ni la capacidad de cifrar páginas o bloques en este momento. Eso no es bueno en mi opinión. Es posible que estas opciones aparezcan en el futuro.

5. Integraciones, plataformas y precios

Microsoft OneNote para Windows 10 es completamente gratuito y viene preinstalado con Windows 10. También puede usar la misma versión con Office 365 y la versión de Office 2019. OneNote se integra con todas las aplicaciones de Office como Word, Excel, Skype, etc., pero las aplicaciones de terceros se dejan por completo.

Tenga en cuenta que las suscripciones a Office 365 tienen la función Investigador en OneNote, de la que carece la versión gratuita. El investigador le permitirá buscar en Bing citas, referencias y otros materiales dentro de OneNote.

Tanto OneNote como Notion están disponibles para Windows, Mac, Android e iOS y tienen una extensión de Chrome. Notion deja fuera a Firefox por alguna razón, pero OneNote no.

Notion es gratuito para hasta 1000 bloques, lo que debería ser lo suficientemente bueno para un uso moderado. Después de eso, se le cobrará $ 4 / mes. Notion se integra con muchas aplicaciones como Slack, Unsplash, etc., pero no tiene una página dedicada con la lista de aplicaciones por alguna razón.

Tengo una idea

Notion se está posicionando como un cruce entre la aplicación para tomar notas (OneNote), las listas de tareas pendientes (Todoist), Kanban (Trello), el calendario (Google Calendar) y las aplicaciones de administración de bases de datos (Airtable). Es un buen concepto. Además, estoy cansado de saltar entre múltiples aplicaciones para rastrear mi trabajo y mi vida personal.

Notion es potente y adecuado para usuarios avanzados. Dicho esto, la seguridad todavía no está ahí, pero soy optimista. También creo que todo lo que quieras mantener en privado y oculto debe anotarse en una hoja de papel. Las políticas de privacidad pueden cambiar en cualquier momento.

OneNote sigue siendo sorprendente y ofrece la mayoría de las funciones que necesitaría de una aplicación para tomar notas. Como se señaló anteriormente, OneNote es imprescindible para aquellos que están profundamente en el ecosistema de Microsoft.

A continuación: ¿Has oído hablar de Dropbox Paper? Aquí hay una comparación en profundidad entre Paper y Notion.