Cómo crear un grupo de correo electrónico en Outlook

El correo electrónico sigue siendo la principal fuente de comunicación entre empresas, pequeñas empresas, consumidores y comercializadores. Hay ocasiones en las que es necesario enviar el mismo correo electrónico a un grupo de personas con frecuencia. En lugar de agregar contactos cada vez en el menú de redacción de correo, puede crear un grupo de correo electrónico en panorama y ahórrese la molestia.

Después de configurar un grupo, puede colocarlo en el correo electrónico y enviar un solo mensaje a varias personas a la vez. Para ser claros, todos los términos como Grupo de contactos, Lista de contactos, Grupo de correo electrónico o Lista de distribución son iguales. Entonces, no se confunda entre ellos.

Es importante para cada usuario de Outlook cuando planea enviar un correo electrónico masivo a un grupo de destinatarios, incluidos empleados, compañeros de trabajo o amigos. Un correo electrónico grupal ayuda a cada usuario a enviar un solo correo electrónico a varios destinatarios de una sola vez en lugar de una tediosa actividad de copiar y pegar.

Después de todo, casi 400 millones de usuarios de correo electrónico dependen activamente de Outlook como su medio de correo electrónico principal y enfrentan este problema con mucha frecuencia. Esta publicación le mostrará cómo crear un correo electrónico grupal en Outlook usando el método predeterminado. Empecemos.

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¿Qué es un grupo de correo electrónico?

Un grupo de correo electrónico (grupo de contacto) es una colección de ID de correo electrónico para enviar correos electrónicos con frecuencia. Cuando un administrador envía un correo electrónico a un grupo de correo electrónico, todos los contactos de esa etiqueta de grupo reciben el mismo correo electrónico.

Es similar a la transmisión de WhatsApp, donde un administrador envía un mensaje a la lista de transmisión y todos los miembros del grupo reciben el mensaje.

Utilice los contactos de Outlook para crear un grupo de correo electrónico

En el siguiente ejemplo, usaremos la web de Outlook para crear un grupo de contactos. El truco funcionará en todas las plataformas, como Chrome OS, Windows, Mac e incluso Linux.

Aquí hay una guía paso a paso sobre cómo crear un grupo de Outlook para enviar correos electrónicos masivos.

Paso 1: Abra Outlook en la web e inicie sesión con las credenciales de la cuenta de Microsoft.

Paso 2: Outlook web está recopilando pequeñas aplicaciones como el calendario de Outlook, los contactos de Outlook, Microsoft To-Doy notas adhesivas. Toque el icono de Contactos de Outlook.

Paso 3: La siguiente pantalla mostrará todos los contactos de Outlook que ha almacenado en Outlook.

Paso 4: Desplácese sobre el contacto que desea agregar a la lista de correo y luego haga clic en la casilla de verificación para seleccionarlo. Repita para cada contacto que desee incluir en la lista.

Paso 5: Asegúrese de que cada contacto que agregue tenga un correo electrónico asociado. De lo contrario, no aparecerán en la etiqueta cuando los envíe por correo electrónico más tarde.

Paso 6: Después de seleccionar todos los contactos, haga clic en Agregar a la lista y luego seleccione Nueva lista de contactos.

Paso 7: Dale a la lista un nombre relevante y presiona Enter.

Puede crear tantas etiquetas como desee en Outlook. No olvide darles un nombre relevante como Familia, Oficina, Empresa, Clientes y más.

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Enviar un correo electrónico usando un grupo de correo electrónico en Outlook

Ahora que ha creado una lista con Outlook, es hora de enviar el correo electrónico con Outlook. Siga los pasos a lo largo de la lista de contactos en Outlook.

Paso 1: Abra Outlook en la web.

Paso 2: Toque el botón Redactar en la esquina superior izquierda.

Paso 3: Desde la ventana New Mail, comience a escribir el nombre que le dio a la lista de contactos y luego haga clic en la sugerencia cuando aparezca debajo del campo de texto.

Paso 4: Después de seleccionar la lista de contactos, complete el correo electrónico y luego haga clic en el botón Enviar para enviarlo a todos en la lista de grupos.

A diferencia de Gmail, Outlook Web no muestra las direcciones de correo electrónico agregadas en el menú de redacción de correo. Simplemente muestra el nombre del grupo de contactos. Eso es un fastidio, ya que es posible que deba verificar los nombres de los contactos y las ID de correo electrónico antes de presionar el botón Enviar.

Editar un grupo de correo electrónico en Outlook

Si recientemente expandió su grupo familiar o grupo de oficina con nuevos miembros, le gustaría agregarlos al grupo Contactos de Outlook. Siga los pasos que se encuentran debajo del grupo de edición de correo electrónico.

Paso 1: Abra el contacto de Outlook en la web.

Paso 2: Seleccione Todas las listas de contactos en el menú de hamburguesas.

Paso 3: Seleccione la lista de contactos que desea editar.

Paso 4: Toque el botón Editar en la Lista de contactos.

Paso 5: Aquí, puede escribir el nombre o la dirección de correo electrónico del contacto para agregarlo al grupo de contactos de correo electrónico.

Paso 6: Si desea eliminar cualquier contacto existente, toque la marca x junto a él.

Consejo profesional: Si desea tener menos confusión entre los grupos creados, agregue una descripción para el grupo de correo electrónico.

Limitaciones del grupo de Outlook

Antes de continuar y comenzar a crear grupos de correo electrónico de Outlook, debe comprender algunas de las limitaciones de este método.

• Si bien puede enviar fácilmente correos electrónicos grupales en Outlook, la creación de un grupo de correo electrónico es un proceso manual y que requiere mucho tiempo. Además, debe asegurarse de haber agregado los ID de correo electrónico de cada contacto que desea agregar en ese grupo.
• Los seguimientos por correo electrónico son difíciles. Supongamos que envió un correo electrónico a un grupo de personas. Algunos de ellos respondieron mientras que otros no. Tendrá que redactar un correo electrónico de seguimiento individual para cada dirección de correo electrónico y enviar varios correos electrónicos manualmente.
• Un grupo de Outlook carece personalización. No puede personalizar sus correos electrónicos grupales para destinatarios individuales. Recuerde, está redactando un correo electrónico para un grupo y no para una sola persona. Un correo electrónico genérico no causará una buena impresión en comparación con uno detallado y personalizado.

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Envíe un correo electrónico masivo sobre la marcha

Los grupos de correo electrónico pueden ser una bendición para alguien que envía el mismo correo electrónico a un grupo de personas. También es una adición imprescindible para las pequeñas y medianas empresas. A nivel individual, ordena el proceso de correo electrónico y le ahorra recursos y tiempo.