5 consejos prácticos para potenciar su flujo de trabajo PDF

Si es propietario de una pequeña empresa o autónomo, probablemente procese muchos Archivos PDF. Ya sean facturas, presupuestos o incluso documentos contractuales, casi todo se envía en PDF en estos días.

A medida que aumenta la cantidad de archivos PDF, administrarlos se convierte en una molestia. A continuación, se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a potenciar su flujo de trabajo.

1. Documentos OCR con FreeOCR

OCR es una gran tecnología que procesa sus archivos PDF escaneados o descargados y hace que el texto sea reconocible. Esto puede resultar especialmente útil para indexar las páginas que escanea con el escáner. FreeOCR es una utilidad gratuita para Windows que hace precisamente eso.

Es una aplicación liviana que revisa sus archivos PDF, analiza su contenido y convierte el texto no seleccionable en el formulario de imagen / PDF en texto normal en el que puede trabajar.

2. Cree y edite archivos PDF con Foxit Reader

Lector Foxit es un lector de PDF gratuito para Windows, pero puede hacer mucho más que leer archivos PDF. La interfaz de Foxit se ve peligrosamente cerca de la suite de Microsoft Office, pero si miramos el lado positivo, los usuarios de Office se sentirán en casa. Puede crear un documento en MS Word / Excel tal como lo hace ahora, pero en lugar de usar la herramienta de exportación incorporada de MS, puede usar la opción mucho mejorada de Foxit.

Nota IMPORTANTE: Foxit Reader ha estado agrupando adware (leer barras de herramientas molestas) de forma intermitente con su producto. Así que esté atento a los pasos de instalación y asegúrese de seleccionar el instalación personalizada modo en lugar del predeterminado.

Si tiene Foxit Reader instalado, debería ver las opciones de PDF en su Oficina programas convenientemente ubicados en el menú de cinta. Si está buscando un enfoque más nativo para crear archivos PDF, debe probar Foxit. También puede utilizar Foxit para anotar y resaltar archivos PDF.

3. Guardar archivos PDF en Google Drive

Google Drive le ofrece 15 GB de almacenamiento de forma gratuita, que puede ampliar pagando una tarifa anual. 15 GB serán suficientes para la mayoría de nosotros. ¿Por qué querrías subir tus archivos PDF a Google Drive? Bueno, la misma razón por la que haces copias de seguridad de cosas en la nube. Tener una copia en línea siempre tiene sentido.

Y con Drive, puede hacer mucho más que realizar copias de seguridad de archivos PDF. Gestión de carpetas de Google Drive sistema significa que todos sus archivos PDF se pueden archivar de manera sistemática, lo que reducirá el tiempo de recuperación posterior sobre. Tu también podrías adjúntelos rápidamente a su correo electrónico en Gmail cuando necesite enviar un PDF por correo electrónico a alguien. La excelente función de archivos adjuntos de Gmail garantiza que un destinatario nunca tenga que abandonar el navegador si solo quiere echar un vistazo a un archivo adjunto.

4. Activar OCR en Google Drive

Google Drive es compatible con OCR. Lo que significa que guardará sus archivos PDF con OCR y le permitirá buscar directamente en ellos.

Para habilitar esta función, haga clic en el Ajustes ícono de su página de Google Drive, luego ingrese Cargar configuración y marque la opción que dice Convertir texto de archivos PDF e imágenes cargados. Ahora, todos los archivos PDF que cargue se escanearán y convertirán a un formato de búsqueda.

5. Buscar archivos PDF con Google Drive (o Evernote)

Ahora que todos sus archivos PDF escaneados tienen OCR y se cargan en una ubicación central, se le puede dar un buen uso. Puede usar Google Drive no solo para buscar archivos PDF por el título, sino también por el texto que contienen.

Entonces, si no recuerda el nombre del archivo PDF que está buscando, pero recuerda vagamente su contenido, Google Drive seguramente puede ayudarlo.

Alternativa:Evernote proporciona una funcionalidad similar (y mejorada) pero solo está disponible para usuarios de Evernote Premium. Si es uno de ellos, no puedo recomendar el uso Evernote para ahorrar e indexando sus archivos PDF lo suficientemente alto. Como Evernote es una aplicación de escritorio, la búsqueda lleva mucho menos tiempo y las actualizaciones recientes de la búsqueda de Evernote la han hecho realmente poderosa. Si está dispuesto a pagar por un servicio para administrar sus archivos PDF, definitivamente debería buscar en Evernote.