Explicación de los permisos para compartir de Google Drive: una guía detallada

Google Drive, el servicio de almacenamiento en la nube, es una herramienta bastante excepcional. Le permite guardar varios tipos de archivos en la nube y también compartir estos archivos y carpetas con otros. Eso significa que puede colaborar fácilmente con otras personas mediante Drive.

Sin embargo, Drive aloja varios tipos de archivos, como documentos, formularios, hojas de cálculo, etc., y la forma en que compartimos estos archivos también varía. Por ejemplo, uno le daría permisos de edición de un archivo a un amigo, pero lo pensaría dos veces antes de dárselo a una persona desconocida.

Para facilitarle un poco el proceso de uso compartido, aquí presentamos una guía detallada sobre el proceso de uso compartido de Google Drive y sus permisos. Vamos a ver.

Tipos de uso compartido de archivos y carpetas en Google Drive

Hay tres formas de compartir archivos y carpetas en Drive.

1. Compartir con contactos

Si la persona está en tu Contactos de Google, simplemente ingrese su nombre en la opción disponible, y serán notificados por correo electrónico. El método también funciona para contactos que no son de Google si están en su lista de contactos.

2. Compartir a través de un enlace

A veces, queremos compartir un archivo con una persona que no está en nuestra lista de contactos, como el nuevo cliente. En tales situaciones, puede generar el enlace y luego compartirlo con otros. Cualquiera que tenga el vínculo puede tener acceso al archivo compartido.

3. Publicar archivos en Internet

Los archivos de herramientas como Google Docs, Sheets, Slides & Forms se pueden incrustado en los sitios web para que cualquiera pueda verlo. Ese es el tercer tipo de uso compartido permitido por Google Drive que se conoce con el nombre de Público en la web.

Nota: Todos los métodos se pueden utilizar para compartir archivos con cuentas que no sean de Google.

Tipo de permisos

Hay tres tipos de permisos que ofrece Drive.

1. Poder editar

Este permiso se establece de forma predeterminada cuando comparte archivos con sus contactos utilizando el primer método mencionado anteriormente. Con este permiso, otras personas que tienen acceso a los archivos pueden editarlos, es decir, realizar cambios en ellos. Además, es muy importante tener en cuenta que también pueden compartir el archivo con otros.

En el caso de las carpetas, encontrará el permiso "Puede organizar, agregar y editar". Es decir, otros pueden realizar todas las tareas de edición y organización de los archivos presentes dentro de la carpeta, como agregar, editar, eliminar y mover archivos.

Nota: Cuando se comparte con contactos que no son de Google, el permiso predeterminado se establece en Solo ver.

Utilice este permiso cuando desee colaborar con otros y cuando confíe en las personas con las que comparte los archivos. Por ejemplo, si está trabajando en un proyecto universitario con sus amigos.

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2. Puedo ver

Como es obvio, con este permiso, los demás no tendrán los derechos para editar ningún archivo individual. Solo pueden abrir y ver los archivos dentro de la carpeta y no realizar ningún cambio en ellos. Tampoco pueden compartir los archivos con otros.

Úselo cuando solo desee que otros vean los datos. Por ejemplo, se puede utilizar para compartiendo una carpeta tener imágenes en él. De esa manera, otros pueden ver las fotos fácilmente sin eliminarlas ni modificarlas de ninguna manera.

Nota: Cuando comparte carpetas con los permisos de visualización o edición, lo mismo se aplica a todos los archivos que contiene. Pero, si lo desea, puede cambiar los permisos para archivos individuales.

3. Puede comentar

Disponible solo para archivos, este permiso es una versión modificada del permiso Puede ver, ya que permite que otros agreguen comentarios y sugerencias. Sin embargo, no pueden editar el archivo ni compartirlo con otras personas. Puede decir que tiene más derechos que Puede ver pero menos que Puede editar.

Cómo compartir archivos de Google Drive en computadoras y aplicaciones móviles

Comencemos primero con el escritorio.

Computadora

Los pasos varían según los diferentes tipos de uso compartido.

Compartir con contactos

En el escritorio, abra Drive y haga clic con el botón derecho en el archivo que desea compartir. Luego, seleccione Compartir en el menú.

En el cuadro emergente, escriba las iniciales del contacto con el que desea compartir el archivo. Google mostrará automáticamente los contactos similares. Seleccione el uno. Encontrará el cuadro de permiso justo al lado del cuadro de correo electrónico. Haga clic en él para elegir el permiso requerido.

Generar enlace para compartir

Para generar un enlace para compartir, existen dos métodos.

En el primer método, haga clic en la opción Obtener enlace para compartir en el cuadro emergente anterior.

En la siguiente pantalla, verá el enlace con la capacidad de establecer permisos. Copia el enlace y péguelo donde sea necesario. Haga clic en el cuadro de permiso para cambiar el permiso.

En el segundo método, haga clic con el botón derecho en el archivo en la unidad y seleccione Obtener enlace para compartir. Se abrirá una caja. Haga clic en Configuración de uso compartido para modificar los permisos.

Hacer públicos los archivos

Para incrustar archivos, siga cualquiera de los dos métodos mencionados anteriormente para generar un enlace para compartir. En el cuadro compartir con otros, haga clic en el cuadro de permiso y seleccione Más.

En la siguiente pantalla, elija la opción Público en la web.

Aplicaciones móviles

A continuación, se explica cómo compartir archivos en Android y iPhone.

Compartir con contactos

Paso 1: Abra el archivo que desea compartir y toque el ícono de tres puntos en la esquina superior derecha. Seleccione Compartir y exportar en el menú.

Paso 2: Toque Compartir y escriba el nombre del contacto. Luego presiona el botón de enviar en la parte superior.

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Obtener enlace para compartir

Para generar un enlace para compartir, siga el paso 1 y luego seleccione Compartir enlace en el menú. El enlace se copiará a el portapapeles. Una vez que tenga el enlace, péguelo donde sea necesario, como WhatsApp. Para copiar el enlace en el futuro, siga el paso 1 y seleccione Copiar enlace en el menú.

Alternativamente, toque el ícono de tres puntos presente debajo del nombre del archivo en la pantalla de inicio de la aplicación y seleccione la opción requerida.

Cambiar y revocar permisos para compartir

Una vez que haya compartido los archivos o carpetas con otras personas, no significa que no pueda cambiar su permiso.

A continuación, le indicamos cómo hacerlo.

Computadora

Paso 1: Haga clic con el botón derecho en el archivo o carpeta compartida y seleccione Compartir en el menú.

Paso 2: Para desactivar el uso compartido de enlaces o cambiar el permiso, haga clic en el cuadro "Cualquiera con el enlace". Ahora, cambie el permiso o desactive el uso compartido de enlaces.

Paso 3: Para revocar el permiso de una persona, haga clic en Avanzado en el cuadro emergente anterior.

Paso 4: Utilice las opciones disponibles para revocar o cambiar el permiso.

Aplicaciones móviles

Paso 1: Abra el archivo compartido y toque el ícono de tres puntos en la parte superior. Seleccione Compartir y exportar en el menú.

Paso 2: Si desea desactivar el uso compartido de enlaces, toque el botón junto a Compartir enlaces. Para ver quién tiene acceso a los archivos y cambiar el permiso, toque Compartir.

Paso 3: Toque los íconos disponibles en 'Quién tiene acceso' en la parte inferior.

¿Compartir un archivo o carpeta otorga acceso a todos los demás archivos y carpetas?

No. Otros pueden acceder solo al archivo o carpeta que comparte. En el caso de una carpeta, también se compartirán todos los archivos que contiene.

Identificar archivos compartidos

Si bien no hay una pantalla dedicada para ver todos los archivos que ha compartido con otros, puede identificar dichos archivos por el icono compartido visible junto a ellos.

Buscar archivos compartidos conmigo

Afortunadamente, dispone de un lugar exclusivo para ver todos los archivos compartidos con usted. En el escritorio, haga clic en la opción Compartido conmigo en el lado izquierdo.

En aplicaciones móviles, toque el icono Compartir en la parte inferior.

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El permiso correcto

Al combinar diferentes configuraciones y permisos para compartir, puede utilizar Google Drive de múltiples maneras. Sin embargo, tenga cuidado al otorgar permisos y compartir derechos, ya que cualquiera puede hacer un mal uso de los datos. Para reiterar, cualquier persona con permiso de edición puede compartir los archivos con otras personas. Por lo tanto, limítelo solo a personas de confianza.

A continuación: ¿Se pregunta qué usar para almacenar fotos: Google Drive o Photos? Encuentra la respuesta en la publicación comparativa.