Cómo crear, editar y eliminar una lista desplegable en Hojas de cálculo de Google

Google Sheets es una aplicación de hoja de cálculo popular con varias funciones útiles. Uno de ellos es la capacidad de crear listas desplegables dentro de cualquier celda o rango de celdas. Una vez que haya agregado una lista desplegable, compartir ese documento de Google Sheets es fácil en Google Drive.

Una razón para agregar una lista podría ser hacer preguntas de opción múltiple a los usuarios, permitiéndoles elegir una respuesta según sus preferencias. Esto también se puede utilizar para recopilar comentarios, por ejemplo. Cualquiera que sea su caso de uso, crear una lista desplegable y editarla más tarde es muy fácil tanto en el navegador web como en la versión móvil de Google Sheets.

Vamos a empezar.

Crear una lista desplegable en Google Sheets en la aplicación web

Probamos el navegador Edge en una máquina con Windows y puede usarlo en cualquier navegador tanto en Windows como en Mac. Dicho esto, Google recomienda el navegador Chrome para obtener mejores resultados.

Paso 1: Escribe sábanas.nuevo

Paso 2: Seleccione Validación de datos en el menú Datos.

Paso 3: En la ventana emergente que aparece a continuación, seleccione los criterios que pueden ser 'Lista de elementos' o 'Lista de un rango'. La primera opción significa que los usuarios pueden elegir un elemento de una lista predefinida de elementos. La segunda opción significa que los usuarios pueden elegir una lista de elementos de otras celdas en la misma hoja o incluso otras hojas dentro del mismo documento. Iremos con Lista de artículos para que sea sencillo.

Paso 4: A continuación, ingrese todos los elementos que desea que aparezcan en la lista separados solo por una coma en el segundo cuadro junto a Criterios.

Paso 5: Habilite 'Mostrar lista desplegable en una celda' para mostrar la lista desplegable en la celda elegida con un flecha hacia abajo, lo que facilita que los usuarios se den cuenta de que hay una lista desplegable en el celda marcada.

Paso 6: Seleccione Mostrar advertencia junto a 'Sobre datos no válidos' si desea permitir que los usuarios ingresen datos no válidos (algo que no está predefinido) pero marcará el elemento escrito para resaltarlo. Seleccione Rechazar entrada para no permitir elegir nada que no esté predefinido.

Paso 7: Marque "Mostrar texto de ayuda de validación" si desea agregar una nota personalizada para ayudar a los usuarios a comprender lo que se supone que deben hacer con la lista desplegable. Aparecerá un cuadro de texto cuando seleccione la opción para ingresar una nota.

Paso 8: Haga clic en el botón Guardar para finalizar y verifique la lista desplegable en vivo en la celda elegida.

Así es como se ve cuando hace clic en la flecha que apunta hacia abajo.

Ahora puede elegir un elemento predefinido de la lista desplegable haciendo clic en la flecha y seleccionando un elemento.

Además, puede ingresar (escribir) algo que no esté predefinido.

La celda se marcará inmediatamente con un símbolo rojo y un mensaje que aparecerá cuando mueva el puntero del mouse sobre ella.

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Crear una lista desplegable en Google Sheets en la aplicación móvil

Los pasos para las versiones de Android e iOS son los mismos. Usaremos Android en el siguiente ejemplo.

Paso 1: Abra la aplicación Hojas de cálculo de Google y abra / cree un nuevo documento de Hojas de cálculo. Seleccione la celda donde desea agregar una lista desplegable. Ahora toque el ícono de menú de tres puntos en la esquina superior derecha y seleccione Validación de datos.

Paso 2: Elija un criterio para la lista desplegable. Puede ser 'Lista de elementos' o 'Lista de un rango'. Luego toque el botón Agregar para ingresar elementos separados por comas que desea que aparezcan en la lista desplegable.

Paso 3: Habilite 'Mostrar menú desplegable en la celda' para mostrar una flecha para que los usuarios sepan que la celda contiene un menú desplegable. Habilite "Mostrar texto de ayuda de validación" para mostrar un mensaje personalizado que ayude a los usuarios a comprender lo que deben hacer. Cuando habilite eso, aparecerá un botón Editar. Toque en eso para agregar un mensaje.

Paso 4: Debajo del encabezado 'Sobre datos no válidos', elija Mostrar advertencia si desea que otros ingresen algo que no está predefinido. Seleccione Rechazar entrada si desea obligar a los usuarios a seleccionar uno de los elementos de la lista. Toque el botón Guardar cuando haya terminado.

Notará una flecha en la esquina inferior de la pantalla al seleccionar la celda que contiene un menú desplegable. Tóquelo para elegir un elemento de la lista que se deslizará de abajo hacia arriba.

Si desea ingresar un valor diferente en lugar del predefinido, toque el ícono del teclado y escriba su respuesta.

Al igual que la aplicación web, ingresar una respuesta diferente a la predefinida marcará la celda para marcarla.

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Editar o eliminar listas desplegables en Google Sheets en la aplicación web

Los primeros pasos seguirán siendo los mismos. Seleccione la celda donde ha agregado la lista desplegable en Hojas y vaya al menú Datos> Validación de datos. Ahora puede editar los criterios, las celdas seleccionadas y todas las demás opciones o simplemente hacer clic en el botón Eliminar validación para eliminar la lista. Haga clic en el botón Guardar para guardar los cambios.

Tenga en cuenta que eliminar la lista desplegable eliminará la validación, pero no la entrada del usuario manualmente.

Edite o elimine listas desplegables en Hojas de cálculo de Google en la aplicación móvil

Los pasos para editar o eliminar las listas desplegables en las aplicaciones móviles de Google Sheets también siguen siendo los mismos. Seleccione la celda que contiene la lista desplegable y en el menú de tres puntos, seleccione Validación de datos. Toque Eliminar regla para eliminar la lista o editar la lista como mejor le parezca.

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Las listas desplegables son divertidas

Crear y administrar listas desplegables en Google Sheets es bastante fácil. Se necesitan menos de unos minutos para crear una lista, pero mucho también dependería de la cantidad de elementos. Y si ha establecido los criterios en 'Lista de un rango', eso puede requerir algo más de tiempo.

También puede colaborar con otros usuarios en el mismo documento de hoja de Google al permitir que varios usuarios editen el mismo documento. Esto le ahorrará un tiempo valioso, especialmente si hay algunas listas desplegables involucradas o hay demasiados datos para analizar.