Habilitar notificaciones por correo electrónico para hojas de cálculo de Google Docs compartidas

Documentos de Google son una excelente manera de compartir información con asociados o cualquier persona en general. Aunque compartir es genial, otra característica que debe implementar cuando dos o más trabajan juntos es notificaciones para cuando se hagan cambios. Con Google Docs, puede configurar alertas de notificación para que se envíen cuando un hoja de cálculo ha sido cambiado. Hay algunas opciones sobre cómo hacer esto, así que eche un vistazo a continuación y comience a compartir sus Documentos de Google.

Cómo compartir una hoja de cálculo de Google Docs

Debido a que la mayoría de los usuarios de Google Docs primero compartirán un documento y luego usarán las reglas de notificación para enviarles un correo electrónico sobre los cambios realizados, primero enumeraremos cómo compartir un documento en Google Docs.

Busque en la parte superior derecha de un documento el botón llamado Cuota. Si pasa el mouse sobre él, especifica el estado de uso compartido, que es Privado solo para mi de forma predeterminada, lo que significa que no se comparte con nadie.

Haga clic en este Cuota para abrir el cuadro de diálogo para compartir con otras personas.

Si aún tiene el nombre predeterminado de un documento sin título, se le pedirá que cambie el nombre antes de compartirlo.

Mira por debajo Quien tiene acceso y encontrará a cualquier persona con la que comparta el documento. Debido a que el valor predeterminado es no compartir, usted será la única persona que figura aquí.

Hacer clic Cambio al lado de Privado sección. Esta Compartiendo ajustes ventana es especificar cómo se debe compartir.

Público en la web: El documento se puede encontrar en los motores de búsqueda y cualquiera puede abrirlo y acceder a él en función de la Acceso regla.

Cualquiera con el link: Solo las personas que tienen el enlace al documento pueden acceder a él. El acceso se basa en el Acceso regla.

Privado: Nadie puede ver o cambiar este documento excepto el propietario.

Digamos que elegimos la segunda opción para Cualquiera con el link tener acceso para ver el documento.

Hacer clic Ahorrar para volver a lo regular Compartiendo ajustes ventana. Desde aquí, puede copiar el enlace para usarlo para compartir o usar cualquiera de los botones para compartir en redes sociales debajo del enlace.

Alternativamente, en lugar de usar las opciones anteriores, puede enviar un documento a alguien por correo electrónico directamente desde el Compartiendo ajustes ventana.

En la parte inferior, ingrese un correo electrónico en el Invitar a la gente sección y especifique un tipo de acceso a la derecha.

Ahora que compartimos un archivo, veamos cómo habilitar las notificaciones para saber cuándo un usuario realiza cambios.

Habilitar notificaciones para una hoja de cálculo de Google

Nota IMPORTANTE: Esta función solo está disponible en las hojas de cálculo de Google Docs y no en los documentos ni en las diapositivas.

Navegar a Herramientas -> Reglas de notificación.

Esto abrirá el Establecer reglas de notificación ventana. Es aquí donde realizaremos todos los cambios necesarios para las notificaciones por correo electrónico.

Seleccione cualquiera de las opciones sobre los eventos que deben tener lugar para recibir una notificación. Por ejemplo, elija Se realizan cambios para enviar un correo electrónico cuando se modifique algo en la hoja de cálculo. Alternativamente, seleccione celdas individuales u otra opción de esta lista.

Finalmente, elija cuándo enviar el correo electrónico en la parte inferior. Debajo Notificarme con, seleccione para recibir un resumen de correo electrónico que se enviará una vez al día con información sobre los cambios o elija Correo electrónico: de inmediato para recibir la notificación inmediatamente después de realizar el cambio.

Nota: Las notificaciones por correo electrónico se envían solo a la dirección vinculada con la cuenta de Google Docs. No se pueden incluir direcciones adicionales en los correos electrónicos de notificación.

Hacer clic Ahorrar para garantizar que se envíen todos los cambios.

Conclusión

Compartir una hoja de cálculo con un colega es una gran idea para colaboración. Cuando se realizan los cambios, es muy probable que deba volver a consultarlos y revisarlos. Configure fácilmente notificaciones por correo electrónico en hojas de cálculo compartidas con Google Docs.