Cómo crear un formulario RSVP en Google Forms

Entonces, está planeando el cumpleaños de su hijo, la dedicación del bebé, la fiesta de revelación de género, la cena después del trabajo, una conferencia o cualquier evento y desea que sea un gran éxito, ¿no? Entonces es vital asegurarse de que los invitados confirmen su asistencia.

RSVP-ing le da al organizador del evento o al anfitrión una idea de cuántas personas asistirán y cómo planificar adecuadamente su presencia.

Hecho de la diversión: RSVP es un acrónimo de Répondez s'il vous plaît, una frase francesa que significa Por favor responde.

Cuando envía sus invitaciones a eventos, lo siguiente que puede esperar es la respuesta de sus invitados confirmando su disponibilidad (o no disponibilidad) para asistir. Cuando lo hacen, sabrá la cantidad de personas para las que necesita organizar alimentos, bebidas, etc.

Sin embargo, para asegurarse de que sus invitados confirmen su asistencia, debe facilitarles la tarea. Y una forma de lograrlo es mediante el uso de la popular herramienta de administración de Google, Google Forms. Hemos escrito un

montón de artículos en él ya, echa un vistazo.

Lo guiaremos a través de los pasos necesarios para crear fácilmente un formulario RSVP para sus invitados en Formularios de Google.

Creación de una invitación RSVP con formularios de Google

Visita Formularios de Google en tu PC o móvil.

Nota: Usaremos un navegador de PC para este tutorial.

Para utilizar Formularios de Google, debe tener una cuenta de Google. Si no tiene una cuenta de Google activa en su dispositivo / navegador, se le pedirá que inicie sesión o registre una nueva cuenta.

Una de las cosas hermosas de Google Forms es la presencia de plantillas preestablecidas. Toque la opción de plantilla RSVP en la página de inicio para comenzar a crear su formulario RSVP.

Puede crear su formulario personalizado, pero la plantilla preestablecida tiene las cosas básicas que querrá en su formulario RSVP. Los parámetros que le faltan se pueden agregar manualmente. Sin embargo, elegir la plantilla RSVP preestablecida le ahorra tiempo y molestias.

Personalización de su formulario RSVP

Aunque la plantilla RSVP preestablecida en Google Forms tiene algunas preguntas básicas de RSVP, también puede personalizar el formulario según sus preferencias personales o la naturaleza de su evento.

A continuación, le mostramos cómo realizar una personalización básica de formularios de Google que le resultará útil al crear un formulario de RSVP.

Consejo 1: Toca la sección etiquetada Evento RSVP para cambiar el nombre de su formulario RSVP. Un título ideal para darle a tu formulario sería el Nombre del evento + RSVP por ejemplo, RSVP de exhibición de perros, RSVP de cumpleaños de John, etc.

Consejo 2: Toque la sección debajo del título para editar la dirección y agregar canales de contacto relevantes (por ejemplo, número de teléfono, correo electrónico, identificador de redes sociales, etc.) donde sus invitados puedan comunicarse con usted.

Consejo 3: La plantilla RSVP en Google Forms viene con preguntas preestablecidas. Simplemente toque un campo de pregunta para editarlo.

Consejo 4: Si no desea ninguna de las preguntas preestablecidas en su formulario RSVP, simplemente seleccione el campo de pregunta para editarlo y toque el icono de la Papelera para eliminarlo.

Compartir su enlace de formulario RSVP

Cuando haya terminado de personalizar su formulario RSVP, es hora de compartirlo con las personas a las que invitaría a su evento. A continuación, le mostramos cómo enviar RSVP a sus invitados en Formularios de Google.

1. Vía correo electrónico

Puede enviar su formulario RSVP directamente a las direcciones de correo electrónico de las personas que ha invitado a su evento.

Paso 1: En la esquina superior derecha del formulario RSVP que acaba de crear, toque el botón Enviar.

Paso 2: En la nueva ventana emergente, ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas a las que desea enviar el formulario RSVP.

Consejo rapido: Separa las distintas direcciones de email con comas.

Paso 3: Aunque es opcional, puede escribir algunas palabras adicionales en la sección Mensaje.

Paso 4: Toque Enviar para reenviar el formulario RSVP a las direcciones de correo electrónico especificadas.

Consejo ingenioso: Marque la opción 'Incluir formulario en correo electrónico' para insertar el formulario en el correo electrónico del destinatario. Esto le brinda a sus invitados la conveniencia de poder completar directamente su formulario RSVP sin salir de su bandeja de entrada.

2. Vía URL (enlaces)

Además de enviar su formulario RSVP directamente a los invitados por correo electrónico, también puede crear un enlace donde se puede acceder a su formulario a través de la web.

Así es cómo.

Paso 1: Toque el botón Enviar en la esquina superior derecha de su formulario RSVP.

Paso 2: Vaya a la sección Vínculo de la ventana Enviar formulario.

Paso 3: Marque la casilla Acortar URL para crear una versión miniaturizada del enlace de la URL de su formulario.

Paso 4: Presione el botón Copiar para copiar el enlace al portapapeles de su dispositivo.

Ahora puede compartir el enlace RSVP con sus invitados como un mensaje de texto, SMS o mediante aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp, iMessage, Telegram, etc.

También puede incluir el enlace RSVP en la invitación física de su evento o, mejor aún, convertirlo en un código QR.

Nota: Debe informar a sus invitados que no compartan el enlace del formulario RSVP con nadie más. Esto es para evitar que personas no invitadas llenen el formulario.

3. A través de las redes sociales

También puede compartir el enlace de su formulario RSVP a sus canales de redes sociales. Debe utilizar esta función si está planificando un evento público y necesita tener una idea de los posibles asistentes.

Paso 1: Toque el botón Enviar en la esquina superior derecha del formulario.

Paso 2: Toque el ícono de Facebook para compartir su RSVP en su muro o página de Facebook o toque el ícono de Twitter para compartir en Twitter.

Comprobación de la respuesta de los formularios RSVP

También puede verificar manualmente el número total de invitados que han confirmado su asistencia a su evento.

Paso 1: Visita el Panel de Google Forms en tu ordenador.

Paso 2: Toque el formulario RSVP cuya respuesta desea ver.

Paso 3: Toque Respuestas para navegar a la sección de respuestas.

Paso 4: Se le presentará un resumen de todas las respuestas a su formulario RSVP.

Paso 5: Para permitir que Google le notifique automáticamente las nuevas respuestas a su formulario, toque el ícono de menú en la esquina superior derecha de la sección Respuestas.

Paso 6: Seleccione 'Recibir notificaciones por correo electrónico para nuevas respuestas'.

Ahora se le notificará por cada respuesta a su formulario RSVP.

Planifique sus eventos correctamente con Formularios de Google

Con una planificación adecuada, llega un evento exitoso. Para planificar correctamente, también debe hacer bien su RSVP. Configure la confirmación de asistencia de su evento con Google Forms y utilice las respuestas para planificar correctamente su evento.

A continuación: ¿Sabe que podría guardar cada respuesta de formulario de Google en diferentes hojas automáticamente en función de las respuestas de sus invitados? Consulte las diferentes formas de hacerlo en el artículo vinculado a continuación.