Cómo guardar fácilmente las respuestas de los formularios de Google en diferentes hojas

Google Forms es quizás uno de los servicios más populares para recopilar encuestas, y es fácil ver por qué. De agregando lógica condicional para subiendo archivos, Forms es una bendición tanto para los topógrafos como para los profesores. Pero como debe saber el usuario avanzado, es un fastidio clasificar y analizar cada respuesta en la hoja, especialmente si tiene una horda de respuestas.

¿No sería más fácil si pudiera guardar cada respuesta de Formulario de Google en hojas diferentes automáticamente según la respuesta?

Bueno, es casi 2020, y sería un fastidio si tuviera que ordenar y analizar manualmente. Gracias a las sencillas fórmulas y funciones de Google Sheets, guardar todas las respuestas de Formularios en hojas individuales es una tarea sencilla.

Todo lo que necesita hacer es averiguar cómo le gustaría separar las respuestas. Una vez que haya descubierto las condiciones (condición única o condiciones múltiples), los siguientes pasos son bastante sencillos.

Empecemos.

Método 1: usar Query

Este método utiliza la función de consulta de Google Sheets. Para aquellos que no lo saben, esta función utiliza consultas simples similares a SQL para clasificar los datos de la tabla según sus preferencias.

Desde fórmulas matemáticas como Sum y Avg hasta el uso de cláusulas como Contiene y Me gusta, puedes experimentar con muchas cosas. Y, por supuesto, puede seleccionar el rango de datos donde desea que se cumplan estas condiciones.

Una vez hecho esto, puede poner las respuestas en diferentes hojas.

Entonces, si tenemos que encontrar el promedio de la columna A, la consulta se verá así,

= Consulta (A1: A12, "seleccionar prom (A)")

A continuación, se presentan algunas de las condiciones que deben cumplirse,

• La consulta debe estar entre comillas.
• De lo contrario, la consulta debe contener una referencia a los valores de la celda.
• Los valores de la columna deben ser booleanos, de cadena o numéricos.

Este método solo requiere una configuración inicial basada en los valores de su formulario. Una vez que esté satisfecho con los resultados iniciales de sus pruebas, puede compartir el formulario con el público.

Cómo utilizar la función de consulta de Sheets para guardar respuestas de formularios de Google

Paso 1: Abra Google Forms y cree su formulario. En nuestro caso, hemos creado un formulario con preguntas de opción múltiple (MCQ) ya que queremos separar los datos según el nombre de la ciudad.

Una vez hecho esto, diríjase a la pestaña Respuestas y haga clic en el menú de tres puntos junto al pequeño icono de Hojas de cálculo.

Elija Seleccionar destino de respuesta en el menú y haga clic en Crear una nueva hoja de cálculo. Dale a la hoja un nombre fácil de recordar.

Una vez que se haya establecido el enlace a dicha hoja de cálculo, ábralo a través de Google Sheets. En este punto, notará que el nombre de la primera hoja ha cambiado a Formulario de respuestas 1.

Paso 2: Ahora, abra una segunda hoja y pegue la siguiente fórmula en la primera celda,

= consulta ('Formular respuestas 1'! A: E, "Seleccionar * Donde D = 'Mumbai'")

Como puede ver, el nombre de la hoja va primero, luego el rango de celdas y luego su consulta condicional. Habiendo cambiado la condición en la consulta, repita lo mismo para todas las demás pestañas.

En nuestro caso, la tercera y cuarta hoja parecían,

= consulta ('Formular respuestas 1'! A: E, "Seleccionar * Donde D = 'Delhi'")

= consulta ('Formular respuestas 1'! A: E, "Seleccionar * Donde D = 'Calcuta'")

Paso 4: Ahora, todo lo que tiene que hacer es enviar un par de respuestas de prueba y ver cómo se desarrolla la magia.

Consejo profesional: Si solo desea elegir el valor de una columna, reemplace * por el nombre de la columna.

Ajustar aún más la consulta

Lo bueno es que la hoja se encarga de nombrar los encabezados y no tienes que preocuparte por ellos.

También puede modificar la consulta para que se adapte a las condiciones de su formulario. Por ejemplo, si desea hacer coincidir la respuesta de un encuestado con un valor de cadena, la cláusula "Dónde" se reemplazará por la cláusula "Contiene" o "Me gusta". Y si está comparando valores de cadena, siempre es aconsejable convertir la cadena usando la función Upper.

= consulta ('Formulario de respuestas 1'! A: E, "Seleccione * Donde E contiene 'bueno'") = consulta ('Formulario de respuestas 1'! A: E, "Seleccione * Donde E como 'bueno'")

Además, las consultas de Google Sheet no son tan avanzadas como las declaraciones SQL. Por un lado, no puede usar el parámetro '%' para hacer coincidir las respuestas con el valor de cadena dado. Solo funciona para una coincidencia exacta. Por lo tanto, incluso si alguien ha respondido "bueno" en la respuesta, la consulta anterior no la recogerá.

Del mismo modo, también puedes jugar con las fechas.

Nota: Tendrá que desplazarse hacia la derecha para ver o seleccionar la fórmula completa que se ofrece a continuación.

Sheets solo comprende el formato de fecha 'aaaa-mm-dd', por lo que es posible que deba establecer el formato de la columna inicialmente para obtener mejores resultados.

= consulta (Respuestas de formulario 1 '! A: D, "seleccione C, B donde B> fecha'" & TEXT (DATEVALUE ("1/1/2000"), "aaaa-mm-dd") & "'", 1 )

También puede agregar más de una condición en sus hojas. Todo lo que tienes que recordar es separar las dos condiciones con 'O' o 'Y'.

Método 2: filtro

Otra función alternativa que puede utilizar es Filtro, por condición simple y se puede utilizar para obtener resultados específicos.

Por ejemplo, lo siguiente se filtrará a través de la fila 1 a la fila 7 cuando el valor de la columna D1 a la D2 tenga el nombre Mumbai.

= filter ('Formular respuestas 1'! A1: E7, 'Formular respuestas 1'! D1: D7 = "Mumbai")

Sin embargo, esta fórmula puede fallar si está buscando un envío automático de formularios donde el número de filas puede exceder sus expectativas.

Trabajo inteligente

Entonces, así es como puede separar fácilmente las respuestas de Google Forms en diferentes hojas. Lo mejor es que los datos maestros siempre estarán en la primera hoja para que pueda consultarlos más adelante.

La única limitación es que no podrá copiar el contenido de una hoja a través de la función 'Copiar a' directamente. En este caso, Hojas de cálculo copia la fórmula en lugar del contenido en la nueva hoja de cálculo, lo que a su vez hace que la nueva hoja de cálculo sea inútil.

La buena noticia es que aún puede copiar y pegar el contenido manualmente.

A continuación: ¿Debería deshacerse de Google Forms por Jot Forms? Lea el siguiente artículo para saber qué servicio está diseñado para usted.