Cómo utilizar la combinación de correspondencia en Google Docs

Cuando estaba en la escuela, la parte tecnológica de mi cerebro ya estaba floreciendo. Pero las clases de informática de la escuela con MS Office nunca encendieron mi pasión. Claro, era algo útil, algo que algún día nos daría trabajo. Aún así, lo detestaba. Lo peor de todo fue aprender a combinar correspondencia.

Lo probé en la escuela, la universidad y el poco tiempo que pasé en una empresa de contabilidad. Nunca funcionó como yo quería. Más importante aún, nunca "lo entendí". Ahora tengo un gran respeto por las personas que se ocupan de la suite de Office día tras día, porque créanme, no es fácil.

Por mucho que no me guste la implementación de la combinación de correspondencia de MS Office, entiendo su atractivo. Es mejor que simplemente enviar un correo electrónico masivo sin saludos personales, y para algunas personas, puede que no valga la pena crear un boletín informativo para un solo correo electrónico masivo. No hay ninguna razón por la que la combinación de correspondencia no deba ser parte de su flujo de trabajo / vida comercial, pero hay mejores formas de manejarla fuera del universo de MS Office.

Es por eso que me complace informarle sobre una alternativa que es intuitiva, fácil de usar y que realmente funciona. Funciona como un complemento de Google Docs (lo siento, amigos de MS Office, pero tal vez sea el momento de considerar Paquete de productividad en línea / fuera de línea de Google Drive). El complemento proviene de MailChimp, uno de los mejores y más sencillos servicios de boletines por correo electrónico que existen.

Paso 1: cree una hoja de cálculo con los detalles del destinatario

Antes de empezar, dirígete a Google.com/Sheets, cree una nueva hoja de cálculo e ingrese los detalles de sus destinatarios en filas debidamente etiquetadas. Empiece con Primer nombre, Apellido, y Correo electrónico. Puedes poner en campos como Dirección o cualquier otra cosa relacionada con su trabajo.

Una vez hecho esto, cierre la pestaña y empecemos a trabajar en el correo electrónico real.

Paso 2: Instale el complemento Merge By MailChimp

Ir a Google.com/Docs, crea un nuevo documento, dale el nombre que quieras, dirígete a Complementos -> Obtenga complementos, y buscar Fusionar por MailChimp. Descargue el complemento y espere unos segundos a que se instale.

Paso 3: crea el cuerpo del correo electrónico

Aquí es donde haces lo que tienes que hacer. Google Docs tiene muchas plantillas y complementos para crear diseños de página atractivos. Insertar gráficos, imágenes, y otros archivos multimedia también son bastante fáciles.

Paso 4: Fusionar el correo

Una vez que el cuerpo del correo electrónico esté listo, vaya a Complementos -> Fusionar por MailChimp -> Enviar correo electrónico. Esto activará una ventana emergente que explica los pasos que debe seguir antes de poder enviar el correo electrónico.

Ahora, desde el selector, seleccione la hoja de cálculo que creamos en el paso 1.

Verá una barra lateral emergente con los datos de su hoja de cálculo analizados y procesados.

Ya sabe cuáles son las filas de encabezado, cuáles son los encabezados y, lo que es más importante, qué fila contiene el correo electrónico. Por supuesto, puede cambiar los detalles si lo desea.

Paso 5: Personalización de la combinación de correspondencia

Como se trata de una "combinación de correspondencia" y no solo un correo masivo, puede hacer cosas como agregar los nombres de la parte receptora en la parte superior o en cualquier lugar del documento que desee.

Para hacer esto, haga clic en el Combinar etiquetas botón de la barra lateral. Esto generará una etiqueta para cada fila.

Ahora seleccione en qué parte del documento desea insertar los datos correspondientes y haga clic en el botón de etiqueta (por ejemplo, Primer nombre). Haga esto para todos los elementos necesarios.

Paso 6: ingrese la información del remitente y envíelo

En la pestaña de información del correo electrónico, ingrese el nombre del remitente, el correo electrónico del remitente, la línea de asunto del correo electrónico y el nombre y la dirección de la empresa en el pie de página.

Haga clic en el Enviar correo electrónico y su correo electrónico masivo personalizado está en camino. Fácil, ¿no?

Ahora que se ha enviado el correo electrónico, puede realizar un seguimiento del progreso y ver cuántos de ellos se abrieron desde el Informes opción en el Complementos sección. Con este complemento, puede enviar hasta 6000 correos electrónicos al mes. Además, como está utilizando los servicios de una empresa de boletines informativos establecida para enviar el correo electrónico, incluirá un enlace "Cancelar suscripción" y un logotipo de MailChimp en la parte inferior.