Kuidas varundada ja sünkroonida Zoho dokumente

Kui on vaja vahel valida Google Docs, Zoho Docs (kirjutaja) või MS Word Online, ja kõige olulisem mure, mis meelde tuleb, on platvormidevaheline kättesaadavus. Kõik, mida vajate, on a korralik internetiühendusja saate oma tööd jätkata peaaegu kõikjal. Ja koostööfunktsioon on kirss peal.

Te tunnete täiendavat turvatunnet, kui teate, et teil on varukoopia, mida kasutada, kui ettenägematute asjaolude tõttu ei pääse te põhifaili(de)le juurde. Kurb olukord, kuid nagu me kõik teame, juhtub seda meist parimatega.

Täna, võttes a võrguühenduseta failide pilvevarukoopia peetakse peaaegu normiks. Ja ütlematagi selge, et ka teine ​​viis on tõsi. Lõppude lõpuks ei tahaks te oma väärtuslikest andmetest ilma jääda.

Õnneks võimaldab Zoho Docs teil oma faile sünkroonida selliste teenustega nagu Dropbox või salvestada Writeri faili oma Google Drive'i kontole.

Vaatame, kuidas see käima lükata.

Sünkroonimine Dropboxiga

Zoho Docs võimaldab teil ka konfigureerige oma Dropboxi konto. Ainus probleem on see, et see on kahesuunaline sünkroonimine, mis tähendab, et kõik teie Dropboxi konto failid sünkroonitakse Zohoga ja vastupidi.

Dropboxi konto konfigureerimiseks järgige alltoodud samme.

Samm 1: Avage Zoho Docs ja klõpsake paremas ülanurgas Dropboxi ikooni. Klõpsake nuppu Konfigureerige oma Dropboxi konto.

Nüüd suunatakse teid uuele sisselogimislehele. Kõik, mida pead tegema, on sisestada oma Dropboxi konto andmed ja sisse logida.

2. samm: Kui konto on kinnitatud, näete oma Dropboxi kasutajanime. Klõpsake seda ja teid suunatakse sünkroonimise konfiguratsiooni lehele.

Kuvatakse nii Dropboxi kui ka Zoho Docsi kaustastruktuurid ning teil pole vaja muud teha, kui valida oma ülesande jaoks õige kaust. Kui olete valmis, vajutage nuppu Sünkrooni kaustad ja kõik. Sünkroonimine algab kohe.

Saate isegi valida sünkroonimise ajastused. Sõltuvalt teie prioriteedist saate valida Sünkrooni pidevalt. Kuid ma ütleksin, et kasutage valikut Sünkrooni üks kord, kuna see hoolitseb enamiku asjade eest.

Kas sa teadsid: Dropbox Paperil on teksti vormindamiseks hulk kiirklahve.

Asjad, mida meeles pidada

Zoho Docs lubab sünkroonida ainult ühte Dropboxi kausta. Praegu olen hoidnud oma Dropboxi kausta tühjana, kuna ma ei soovi neid faile Zohosse. Samuti ei luba Zoho sünkroonida alamkaustu ja nendes kaustades olevaid faile.

Samuti, kui kustutate mõnes teenuses faili, peate teisest teenusest failid käsitsi eemaldama. Selle põhjuseks on asjaolu, et Zoho Docsil pole kirjutamise ajal failide kustutamise sünkroonimist.

Sünkroonimine Google Drive'iga

Zoho Docs ei luba teil sünkroonida kaustad või dokumendid Google Drive'i, tehniliselt öeldes. Selle asemel saate faili otse Google Drive'i salvestada. Seda protsessi saate kasutada ka failide salvestamiseks oma Dropboxi kausta.

Kui olete dokumendiga töö lõpetanud (ja kõik käsitletud kommentaarid), klõpsake valikutel Fail > Salvesta teistele draividele ja valige loendist Google Drive.

Loomulikult peate sisse logima ja andma asjakohased load. Kui see on tehtud, peaksite väikeses aknas nägema kõiki oma Google Drive'i kaustu.

Nüüd saate faili salvestamiseks valida või luua uue kausta. Vajutage lihtsalt nuppu "Lisa sellesse kausta" ja teie dokument laaditakse kohe üles.

Selle protsessi hea asi on see, et saate valida oma faili vormingu. PDF-ist DOCX-i või ODT-ni saate vabalt valida korraliku valikute hulgast. Samuti saate lisada rohkem kui ühe Google Drive'i konto. Lisaks, kui olete privaatsus- ja turvaprobleemide suhtes pisut paranoiline, saate pärast töö lõpetamist konto isegi eemaldada.

Mõlema jaoks klõpsake aknas Salvesta teistele draividele suvandeid > Eemalda.

Kahjuks pole sama funktsioon Zoho Presentationi ega Zoho Spreadsheeti jaoks lubatud.

Aga võrguühenduseta varundamine

Kuigi Zoho Docs ei paku algset võimalust failide arvutisse varundamiseks, on selle jaoks väike lahendus. Seda kasutades saate saavutada peaaegu sarnaseid tulemusi. Ma ütlesin, et sarnane ja mitte täpne.

Kui olete tavaline Zoho Docsi kasutaja, peate juba teadma, et see võimaldab teil faile arvutisse alla laadida. Hea on see, et Zoho Docs pakub teile palju valikuvõimalusi. Seega, kas soovite faili salvestada PDF- või lihttekstifailina, on teie valik.

Selleks avage fail, klõpsake nuppu Laadi alla ja valige üks suvanditest. Samuti saate valida oma failide parooliga kaitsmise juhuks, kui kasutate jagatud arvutit.

Pro näpunäide: Zoho Writer pakub häireteta kirjutamisrežiimi nimega Focus Typing. Sellele juurdepääsemiseks klõpsake valikutel Tööriistad > Paigutusvalikud ja lülitage fookuse sisestamise lüliti sisse.

Tere tulemast Rahu!

Moodsa puudutuse ja lahedate redigeerimistööriistadega Zoho Docs on sobiv tööriist kõigi teie tekstitöötlusülesannete või arvutustabelite jaoks. Lisaks on ülaosas kirsiks kenad koostööfunktsioonid. Ja kui olete välja mõelnud õige viisi kõigi oma oluliste dokumentide varundamiseks, siis ma ütlen, et teid sorteeritakse.

Järgmisena: Rääkides koostööst, kas teadsite, et Zoho Writer võimaldab teil koostöö ajal oma dokumendid lukustada? Kõigi peidetud näpunäidete ja nippide teadasaamiseks lugege järgmist postitust.