Looge MS Outlookis sissetulevate kirjade jaoks kaustareeglid

Paljud teist peavad seda kasutama MS Outlook e-posti kliendina. Samuti on tõenäoline, et olete integreerunud mitu meilikontot kirjade teieni toimetamiseks lauaarvuti klient. Sellise stsenaariumi korral, kui saate palju kirju, on oluline teada, kuidas need eraldada ja esmalt kontrollida olulisi kirju.

Selle käsitsi tegemise asemel võiksite seda teha spetsiaalsed kaustad erinevat tüüpi meilide jaoks, nii et sissetulevad kirjad on virnastatud vastavatesse kaustadesse. Sellise automatiseerimise jaoks võimaldab Outlook luua reegleid ja rakendab sama iga sissetuleva meili puhul. Vastavalt sellele surub see kirjad nende määratud kausta. Kontseptsioon on sarnane filtrid ja sildid Gmailis.

Näiteks tahan, et kõik "Sandeep Agarwali" kirjad jõuaksid kausta nimega Ise. Siin on, kuidas ma selle reeglid määratlesin.

Meilireegli loomise sammud

Sama protsess kehtib igasuguste meilireeglite kohta. See on üksikasjalik näide, mis näitab mainitud protsessi. Teil tuleb valida/määratleda parameetrid vastavalt sellele, mida soovite.

Samm 1: Navigeerige lehele Tööriistad vahekaarti ja valige suvand Reeglid ja hoiatused.

2. samm: Keskenduge Meilireeglid vahekaarti ja vajuta nupule lugemist Uus reegel (Muuda reeglit kui muudate olemasolevat).

3. samm: Under Püsige organiseeritult jaotises tõstke esile oma põhinõue (valisin, Teisaldage sõnumid kelleltki kausta).

Märge: Sama dialoogi allservast leiate jaotise 2. samm. Peate klõpsama igal lingil, mis kuvatakse pärast "Rakendage seda reeglit pärast sõnumi saabumist” ja muutke oma nõudeid. Minu kontekstis oli see: -

Samm 3(a): Valige inimesed, kellele soovite reeglit rakendada (st valitud inimestelt tulevad meilid). Loendis kuvatakse ainult teie kontaktidesse lisatud inimesed. Seega peate enne alustamist veenduma, et olete soovitud kontakti lisanud.

Samm 3(b): Valige kaust, kuhu soovite kirjad teisaldada/toimetada. Siin saate luua ka uue kausta.

4. samm: Järgmisena saate oma reeglit täpsustada, lisades põhireeglile rohkem piiranguid või parameetreid. Näiteks sõnumid konkreetse Teema. Samuti peaksite reegli täpsustamiseks või kirjelduste lisamiseks märkima eelistatud valiku ja klõpsama selle lingil.

5. samm: Kui neid on erandid reeglile, mida te ülaltoodud sammudega konfigureerida ei saanud, saate seda teha siin.

6. samm: Nüüd olete lõpetanud ja võite seda teha Lõpetama. Siiski soovitan teil kontrollida Käivitage see reegel kohe… koos Lülitage see reegel sisse. See tagab reeglile vastavate uute ja olemasolevate kirjade teisaldamise vastavasse kausta.

Kiirem alternatiiv

Kui soovite protsessi lühendada (samas ei saa te sel viisil üksikasjalikku reeglit määrata), minge oma postkasti ja järgige alltoodud samme.

Samm 1: Paremklõpsake sõnumil (alates teie reegli isikust kuni kausta vastendamiseni) ja valige Loo reegel.

2. samm: Märkige ruudud parameetrite jaoks, mida soovite rakendada, valige oma kaust ja klõpsake nuppu Okei.

Järeldus

See on lihtne viis hoida oma meilid Outlookis paremini organiseeritud. Samuti saate hõlpsalt keskenduda olulistele kirjadele. Alustage ja saate teada eelistest!