5 parimat tava Microsoft Office 365 turvaliseks kasutamiseks

Microsoft Office'i peetakse tootlikkuse komplekti ruumi lemmikvalikuks. Populaarset tarkvara kasutab miljonid tarbijad ja ettevõtted ümber maailma. Samuti hoiab see tugevat haaret ettevõtlussektoris. Seetõttu on üha enam vaja turvaliselt kasutada Office 365 – veebiversioone, mis hõlbustavad koostööd.

Ettevõte pakub laia valikut isiklikke, Ärija ettevõtte plaanid. Iga plaaniga saate teatud tingimustega juurdepääsu Office'i rakendustele, OneDrive'ile ja muule. Loomulikult loote, redigeerite ja salvestate isiklikku ja konfidentsiaalset teavet Microsoft Wordi, Exceli ja OneDrive'i abil.

Seetõttu on redigeerimise, vaatamise ja jagamise ajal turvalisust oluline tugevdada.

Selles postituses juhendan teid viis peamist praktikat Office 365 turvalise kasutamise jätkamiseks. Rakendage neid mõõtmisi ja ärge muretsege andmete varguse või mis tahes väärkasutuse eest. Alustame.

Hankige Office 365

1. Kasutage tugevat parooli ja lubage 2FA

See üks on mõttetu. Microsofti konto loomisel kasutage tugevat parooli koos tähtede, numbrite ja erimärkide kombinatsiooniga.

Kui olete mures nende meeldejätmise pärast, siis soovitan teil investeerida paroolihaldurisse. Seal on palju võimekaid pakkumisi, näiteks LastPass, Enpass, 1 Parool, SafeInCloud ja palju muud.

Probleemivabaks sisselogimiskogemuseks saate kasutada nende sisseehitatud parooligeneraatorit ja automaatset sisselogimist nii iOS-is kui ka Androidis.

Tugeva parooli valimine on üks osa protsessist. Soovitan teil tungivalt tugevdada turvalisust kahefaktorilise autentimise abil.

Ärge valige ainult mobiiltelefoninumbri kinnitamist. On olnud palju juhtumeid, kus häkkerid pääsesid SIM-kaardi vahetuse abil ligi inimese kontole ja lugesid seejärel sõnumitest OTP-d. Twitteri tegevjuht Jack Dorsey on hiljutine ohver sellistest tavadest.

Kasuta 2FA (kahefaktoriline autentimine) rakendused mis genereerivad teatud aja jooksul juhuslikke koode. Sisestage see kood pärast parooliekraani. Authy oleks minu eelistatud valik mitme platvormi toe ja sünkroonimisvõimaluste jaoks.

Samuti teemal Guiding Tech

2. Kaitske tundlikke dokumente parooliga

Tundlike dokumentide avamise ja neile juurde pääsemise vältimiseks saate dokumente alati parooliga kaitsta, kasutades sisseehitatud paroolitööriista.

Klõpsake lindiribal menüül Ülevaatus, puudutage käsku Kaitsta dokumenti ja dialoogiboks võimaldab teil lisada paroole ja mõningaid sellega seotud reegleid.

Reeglitest rääkides saate lisada parooli dokumendi vaatamiseks, määrata teise parooli, et teised saaksid dokumendis muudatusi teha. Samuti saab täiendavaid valikuid kasutades takistada kolleegidel kommentaare lisamast.

Saate selle väikese lüliti privaatsuse jaotises lubada, et peita failist isiklik teave.

3. Lisage OneDrive'i jagamislingile aegumiskuupäev

Office 365 rakendused integreerivad tihedalt Microsoft OneDrive'i pilveplatvormi. Noh, saate kasutada ka Boxi ja Dropboxi, kuid ma soovitan OneDrive'i vaikimisi Windows 10-sse integreerituna ja Office 365 tellijatele on kaasas ka 1 TB salvestusruumi.

Iga Wordi, PowerPointi ja Exceli fail salvestatakse automaatselt Microsofti pilveplatvormile.

Nüüd pakub Microsoft OneDrive'i rakendusest faili või kausta jagamisel korralikku viisi sellele jagatud lingile aegumiskuupäeva ja -kellaaja lisamiseks.

OneDrive Web'is saate kausta jagades puudutada valikut Jaga ja valida määratud aegumiskuupäeva. Sealt valige lingi aegumise aeg ja kuupäev.

Mobiilis on asjad siiski pisut keerulised. Järgige allolevaid samme, et teha sama toiming iOS-i ja Androidi rakendustes.

Samm 1: Laadige alla OneDrive ja logige sisse mandaatide ja 2FA-koodiga.

2. samm: Liikuge kausta, mida soovite jagada, ja puudutage kolme punktiga menüüd.

3. samm: Valige jagamine ja lingi seaded.

4. samm: Lisage linkimiseks kellaaeg ja kuupäev ning lülitage lüliti sisse.

Kuna ülalmainitud funktsioon on seotud OneDrive’iga, saate sama tehnikat kasutada ka piltidele ja videotele aegumise lisamiseks.

Samuti teemal Guiding Tech

4. Lisage OneDrive linkidele parool

Eespool mainitud kahte võimalust kasutatakse enim siis, kui soovite parooliga kaitsta ainult ühte faili korraga. Kuid kui soovite korraga jagada 8–10 dokumenti, on parem kaitsta OneDrive'i linke parooliga.

Sellistel juhtudel saate kõik dokumendid üles laadida ühte OneDrive'i kausta.

Nüüd avage OneDrive'i veeb, valige kaust ja puudutage jagamise menüüd. Valige dialoogiboksis parooli lisamine ja seejärel jagage kausta linki.

Vastuvõttev isik peab enne selles olevatele failidele juurde pääsemist sisestama parooli.

Tean, et lahendus ei ole nii kohandatav kui jaotise valik, mis võimaldab blokeerida teatud õigused ja peita isikuandmed. Kuid üldiselt saab OneDrive'i viis töö tehtud lisaturvakihi osas.

Kahjuks ei saa te seda funktsiooni mobiilirakendustes kasutada. See on saadaval ainult OneDrive'i veebis.

5. Kasutage OneDrive'is biomeetriat

Nagu võite arvata, mängib OneDrive Office 365 kasutuskogemuses keskset rolli.

Ükskõik, kas see on OneNote, Word või Excel, salvestab igaüks faili OneDrive’i. Seetõttu on oluline hoida seda turvalisena, kasutades mobiilirakendustes biomeetrilisi andmeid.

Avage Seaded > Turvalisus ja lülitage iOS-i ja Androidi jaoks sisse FaceID või sõrmejäljekaitse.

Laadige alla OneDrive iOS-i jaoks

Laadige alla OneDrive Androidile

Samuti teemal Guiding Tech

Nautige turvalist Office 365 kogemust

Microsoft mõistab tarbijate ja ettevõtete vajadusi oma andmete turvalisuse tagamiseks. Seetõttu on ettevõte Office 365 komplekti võtnud mitmeid turvameetmeid.

Hiljuti firma teatas Personal Vault for OneDrive, mis võimaldab lisada sellesse täiendava turvakihiga isiklikke dokumente.

Järgmisena: Kas soovite teada, mis on Personal Vault ja soovite selle kohta rohkem teada saada? Lisateabe saamiseks lugege allolevat postitust.