Täielik juhend Gmaili korraldamiseks selle tõhusaks kasutamiseks
Miscellanea / / November 29, 2021
Gmail on endiselt väga asjakohane ja oluline, kuigi rakendustele meeldib Lõõgastav ja Meeskonnad oleme vähendanud meie sõltuvust meilidest. Vastavalt a McKinsey aruanne, kulutab keskmine inimene ikka kuni 28% töönädalast meilidele. Seetõttu on mõttekas Gmaili korraldada, et vähendada segadust ja parandada tootlikkust.
Saadud meilide arv võib olla hämmastav, eriti allikatest, mille tellimist me isegi ei mäleta. Siis on vanad, kuid olulised kirjad, mis kaovad värskete kirjade merre. Siin on mõned kiired näpunäited Gmaili meilide korraldamiseks ja mõistuse toomiseks oma tööellu.
Alustagem.
1. Gmaili postkasti korraldamine
Enamik kirju jõuab postkasti, mis on peamine põhjus, miks see on korraga nii segane ja üle jõu käiv. Üks viis oluliste meilide kiireks leidmiseks on muuta sisendkausta tüüpi, et kuvada olulised meilid ülaosas.
Samm 1: Klõpsake nuppu Seaded ja valige Kõik sätted.
2. samm: Minge vahekaardile Postkast, kus saate valida sisendkausta tüübi kõrval vaikevaate.
Soovitan teil proovida mõnda alternatiivi ja kontrollida, milline neist sobib teie vajadustega:
- Vaikimisi: kuvab meile kuupäeva ja kellaaja järgi
- Kõigepealt oluline: Gmail kasutab AI-d, et otsustada, millised meilid on teie jaoks olulised
- Kõigepealt lugemata: korraldage Gmail nii, et lugemata meilid kuvatakse esimesena
- Tärniga esmalt: teie poolt tärniga tähistatud meilid kuvatakse esimesena. Kasutage tähte, et märkida olulised meilid/ID-d
- Olulised kirjad: Google pöörab tähelepanu meilidele, millega kõige rohkem suhtlete, ja kasutab seda teavet asjakohaste meilide esmaseks kuvamiseks
On ka teisi seadeid, mida peaksite kontrollima.
Samuti teemal Guiding Tech
2. Gmaili korraldamine kaustade/siltide järgi
Gmail nimetab seda siltideks, kuid see tähendab sama asja. Koht oma meilide filtreerimiseks ja salvestamiseks, et see ei risustaks postkasti. Soovitan siltide koguarvu madalal hoida ja nendega mitte hulluks minna. Samuti saate luua pesastatud silte Gmailis, mis tähendab silte sildi sees. See töötab peaaegu nagu alamkaust.
Loome filtri, mis käsib Gmailil saata teatud e-kiri või salvestada see sellele sildile.
Samm 1: Avage meil, mille jaoks soovite filtri luua. Olemasolevate siltide loendi kuvamiseks klõpsake ülaosas siltide ikooni. Näeb välja nagu nool, mis osutab paremale.
2. samm: Saate valida olemasoleva siltide loendi hulgast või luua uue, tippides nime otse ülaossa. Siit saate hallata ka siltide seadeid.
Näiteks looge silt Reading Digest kõigile Meediumilt või Quoralt saadetud meilidele või tellitud uudiskirjadele. Neid e-kirju ei kuvata praegu teie postkastis ja need suunatakse otse aadressile silt või kaust. Kui te ei soovi selle paaritu meili jaoks uut silti luua, saate sellest menüüst ka meilid siltidele teisaldada.
Saate ka värvikoodiga silte. Sirvige külgribal olevate siltide loendit ja klõpsake värvi valimiseks selle kõrval olevat kolme punktiga menüüikooni.
3. Korraldage Gmaili suuruse järgi
Google pakub 15 GB vaba ruumi kõigile Google'i rakendustele, sealhulgas Gmailile. Kas ruum on otsas või soovite kodukoristustööd teha? Sorteerige e-kirjad suuruse järgi, et leida ja kustutada e-kirju, mis võtavad ruumi, kuid millel pole praegu mingit eesmärki.
Otsinguoperaator on suurus: baiti. See tähendab, et kui soovite otsida e-kirju, mis võtavad rohkem kui 15 MB ruumi, sisestate selle suurus: 15728640. Käsk suurus: mb töötab ka.
Siin saate olla loominguline ja lisada täiendavaid otsinguparameetreid tulemuste täiendavaks filtreerimiseks, näiteks:
- suurus: mb on: manus
- suurus: 10 mb sisaldab: manuse failinimi: doc
- suurus: 10 MB suurem_kui: 5 m väiksem_ kui: 8M
Proovige mõnda kombinatsiooni, et näha, milliseid tulemusi saate, ja seejärel võtke see sealt edasi. Gmail pakub otse otsinguriba all täiendavaid otsinguparameetreid, nagu kuupäev ja kellaaeg, et aidata teil otsitavat leida.
Pro näpunäide: Teate, kuidas saame luua silte filtreerida e-kirju. Kas teadsite, et saate kasutada silti #GoogleDrive, et salvestada manuseid otse Drive'i kausta? Pärast meili kustutamist ei kustutata ka Drive'is salvestatud faili.
Samuti teemal Guiding Tech
4. Vahekaartide haldamine
Gmailis on palju vahekaarte, mis on vaikimisi aktiivsed. Te ei vaja või ei pruugi kõiki neid vahekaarte vajada.
Minge tagasi seadetesse ja vahekaardil Postkast näete kategooriaid. Seal saate need vahelehed hõlpsalt sisse/välja lülitada. Uusi vahekaarte ei saa luua ega vahekaardiks silti määrata. See oleks siiski nii lahe olnud.
5. Gmaili korraldamine saatja järgi
Otsin leida kõiki konkreetselt saatjalt pärit e-kirju. See on lihtne ja selle toimimiseks ei pea te isegi meili avama.
Paremklõpsake meilil ja valige otsingu alustamiseks "Otsi e-kirju nimest". Peaksite mõne sekundi jooksul nägema kõiki e-kirju.
Google Mail Rocks
Gmail on üks parima disainiga meiliteenuse pakkujaid maailmas. Selle kohandamiseks just nii, nagu soovite, on mitu võimalust. Samuti on peidetud funktsioone, klaviatuuri otseteedja otsinguoperaatorid, mida saate kasutada otsitava leidmiseks. Loodan, et ülaltoodud näpunäited aitasid teil postkasti paremini korraldada. Võib-olla jõuate isegi postkasti nullini? Pöidlad pihus.
Järgmisena: Kas kaotasite oma Gmaili meilid? Siin on mõned viisid kaotatud Gmaili meilide taastamiseks ja tulevasteks õnnetusteks valmistumiseks. Te ei kaota kunagi ühtegi meili.