Outlook 365 veebimeili reeglite loomine ja haldamine

Meilide haldamine on vaevarikas ülesanne. Alates kirjadele õigeaegselt vastamisest ja lisamisest meeldetuletused olulistele meilidele, meie tähelepanu eest võistleb palju asju. Samuti lisab peavalu postkasti risustav rämpsposti hord. Lõpuks an korrastamata postkast raskendab oluliste meilide leidmist.

Jah, meilihaldus on raske äri, kuid õnneks saab seda reeglite abil lihtsamaks muuta. Outlook 365 veebimail toetab mitmesuguseid reegleid, mis võimaldavad meilisõnumeid teatud kausta edasi saata. Sa saad kustutage meilid kohe konkreetselt saatjalt. Kõlab lahedalt, eks?

Enne alustamist vaatame kiiresti läbi, kuidas meilireeglid töötavad.

Kuidas reeglid töötavad

Reeglid on viis puhta ja korrastatud postkasti saavutamiseks. Tüüpiline reegel koosneb päästikust, toimingust ja erandist. Kui reegel on käivitunud, käivitab see toimingu, näiteks kustutab meili, lisab selle kausta või edastab selle teisele kontole.

Reeglite osas on Outlook 365-l palju valikuid, nii toiminguid kui ka tingimusi. Saate sobitada teema või valida konkreetse aadressi või valida käsitsi saatja nime.

Ja parim osa on see, et saate lisada nii palju tingimusi, kui soovite. Kõik, mida pead tegema, on valida õiged tingimused.

Sama kehtib ka tegude kohta – valikuid on palju. Niisiis, kõik, mida pead tegema, on koostada reegel, valida tingimus, et rohkem reegleid töödelda, ja seejärel bingo!

Nüüd, kui oleme kindlaks teinud, kuidas reeglid töötavad, vaatame, kuidas neid luua.

Samuti teemal Guiding Tech

Kuidas luua reegleid rakenduses Outlook 365

Samm 1: avage Outlook ja klõpsake paremas ülanurgas ikooni Seaded. Järgmisena klõpsake allosas nuppu Kuva kõik Outlooki sätted.

2. samm: Valige vasakpoolsest paneelist E-post ja seejärel valige Reeglid. Nüüd puudutage valikut Lisa uued reeglid ja andke uuele reeglile nimi.

Kui valite tingimused Inimesed, peate sisestama õiged aadressid. Mis puudutab aineid, siis peate lisama täpsed märksõnad.

3. samm: Kui olete tingimuse nullinud, on aeg toiming lisada. See toiming on see, mida soovite ülaltoodud tingimustele vastavate meilidega teha.

Praegu võimaldab Outlook 365 veebimeil meilisõnumeid edasi saata, kustutada, kinnitada ja palju muud.

4. samm: Kas soovite meilireeglit mitte aeg-ajalt käivitada? Kui jah, klõpsake nuppu Lisa erand ja sisestage nõutav tingimus.

Järgmisena klõpsake nuppu Salvesta. Siin olete loonud meilireegli.

Märge: erinevalt teistest meiliklientidest, nagu Gmail, kehtib pärast reegli loomist saadud kirjadele uus meilireegel. Vanade sõnumite puhul see ei tööta.

Samuti teemal Guiding Tech

Millal kasutada reeglit Peata rohkem töötlemine?

Kindlasti märkasite reeglite loomisel märkeruutu Lõpeta rohkemate reeglite töötlemine. See valik kehtib, kui teie postkastis on mitu reeglit, mis võivad kehtida ühele kirjale.

Oletame näiteks, et teil on reegel A, mis teisaldab kõik Guiding Techi uudiskirjad kausta nimega GT NL ja veel üks reegel B, mis edastab kõik märksõnaga „Android” meilid teie teisesele e-posti aadressile konto.

Selle stsenaariumi korral ei soovi te reeglit B pärast reegli A edukat täitmist käivitada. Siis tuleb pildile valik Stop Processing More Rules. Kui see vastab konkreetsele tingimusele, peatab see rohkemate reeglite täitmise.

Selleks peate veenduma, et reeglite prioriteetsus on vastavalt seatud, mida näeme järgmises punktis.

Reeglite redigeerimine ja haldamine rakenduses Outlook 365

Outlook 365-s käitatakse reegleid tabelis olevas järjekorras. Õnneks ei ole tellimus püsiv ja saate prioriteeti muuta.

Selleks klõpsake üles- ja allanoolt. Reegli muutmiseks klõpsake ikoonil Redigeeri ja tehke muudatused. Ärge unustage neid salvestada!

Boonusnõuanded: e-kirjade nutikas haldamine

1. E-kirjade pühkimine

Pühkimine on veel üks viis puhtama postkasti saavutamiseks. Sarnaselt reeglitele võimaldab see teil automaatselt kustutada kõik konkreetselt saatjalt pärit meilid.

See ei kustuta lihtsalt e-kirju. Saate valida, kas soovite meilid eemaldada või jätta ahelasse uusimad meilid.

Meili pühkimine on ülilihtne. Lihtsalt avage teid häiriv e-kiri ja puudutage ülaosas ikooni Pühkimine.

Järgmisena valige rippmenüüst suvandid. Teine on parim, kuna see loob reegli automaatselt. Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu Salvesta.

Märge: Pühkimise valik kaustades Saadetud, Mustandid, Rämpspost ja Kustutatud üksused.

Samuti teemal Guiding Tech

2. Blokeeri saatjad ja domeenid

Lisaks ülaltoodule saate blokeerida teatud saatjad ja domeenid üldse. Minge lihtsalt jaotisesse Rämpspost, klõpsake nuppu Lisa ja sisestage e-posti aadressid või domeeninimi.

Samal ajal saate lisada ka turvalisi saatjaid ja domeene. See valik tagab, et olulised meilid (või meilid olulistelt inimestelt) ei satuks prügikasti.

Puudutage lihtsalt nuppu Lisa ja lisage domeeninimi või e-posti aadressid.

Tere, targem postkast!

Noh, nii saate luua ja hallata reegleid ning hoida oma postkasti puhtana kogu mõttetust segadusest. Lõppude lõpuks ei saa me endale lubada olulistest e-kirjadest ilmajäämist, kas pole?

Kui kasutate mõnda huvitavat reeglit, mida soovite jagada, mainige neid allolevas kommentaaride jaotises.

Järgmisena: Kas soovite oma postkastist soovimatutest uudiskirjadest vabaneda? Järgmine postitus näitab teile, kuidas seda teha.