Tietojen suodatustyökalun käyttäminen MS Excelissä

Asun ystävieni luona ja samasta syystä pidämme yllä excel-taulukkoa kotitalousmenoistamme. Jokaisen kuukauden lopussa istumme ja analysoimme kulujamme eri luokkien välillä erottaaksemme erääntyneen ja jo maksetun summan.

Koska dataa on paljon, meidän on vaikea skannata rivit ja sarakkeet erotellaksemme kaikki vaihtoehdot. Tämä jatkui, kunnes tutkin Suodattaa työkalu, joka MS Excel tarjouksia. Ja usko minua, sen jälkeen asiat ovat tulleet paljon helpommaksi. Juuri tästä aiomme puhua tänään.

Käyttämällä Suodattaa työkalulla on todella helppo analysoida ja laskea asioita. Katsotaanpa, mitä se voi tehdä. Aluksi sinulla on oltava Excel-taulukko tiedoilla. Sinun on myös selvitettävä kriteeri ja sarakkeen arvo jonka haluat suodattaa.

Minulla on esimerkiksi sarake B (Erääntyvä ja maksettu) tietojeni suodattamisen perustaksi. The Suodattaa työkalu sijaitsee alla Data -välilehti.

Kun olet siirtynyt mainittuun välilehteen, sinun on valittava suodatettava sarake. Voit valita useita sarakkeita tai jopa koko asiakirjan. Lyö Suodattaa -kuvaketta, kun olet tehnyt valintasi.

Huomaat, että suppilon kaltainen kuvake ilmestyy sarakkeen otsikkoon ja tarjoaa avattavan valikon tehdä valintoja. Laajenna tämä valikko ja poista valintaruudut, joita et halua nähdä tulosjoukossa. Toisin sanoen, valitse vain ne ruudut/arvot, jotka haluat nähdä ja paina Ok.

Esimerkissämme huomaat, että rivit, joilla on Erääntynyt sarakkeen B alla ovat osa tulosjoukkoa. Kaikki muut rivit on suodatettu pois. Näet myös, että rivillä 1 näkyy edelleen Maksettu ja syynä on se, että Excel pitää riviä 1 sarakeotsikoina eikä arvona.

Samalla tavalla voit käyttää useita suodattimia muiden sarakearvojen perusteella. Voit tyhjentää suodattimen napauttamalla työkalukuvaketta uudelleen tai napsauttamalla Asia selvä sen lisäksi.

On toinenkin tapa käyttää suodattimia, ja sitä voidaan käyttää valittua soluarvoa vastaan. Valitse solu ja napsauta hiiren kakkospainikkeella navigoidaksesi kohtaan Suodattaa. Voit tehdä täällä neljä erilaista vaihtoehtoa. Tutki kaikkia ymmärtääksesi, mitä ne tarkoittavat.

Johtopäätös

Jos sinun on ylläpidettävä Excel-taulukoita ja myös tulosten konsolidointia aika ajoin, suodatintyökalu on hyödyllinen. Se ei ole vaikea hallita. Mitä enemmän käytät sitä, sitä enemmän se saa sinut ajattelemaan, kuinka olet elänyt ilman sitä.

(ylimmän kuvan luotto: Microsoft Ruotsi)