Kommenttityökalun käyttäminen MS Excelissä muistiinpanojen lisäämiseen

Aiemmin olemme puhuneet tehdä yhteistyötä jaettujen asiakirjojen parissa. Ilmeinen etu on, että kaikki käyttäjät ovat samalla sivulla ja he ymmärtävät yhtäläisesti muiden asiakirjaan tekemiä muutoksia. Sitten me keskittynyt MS Wordiin ja katsoin kahta työkalua- Kommentit ja Jäljitä muutokset. Tänään keskustelemme ja tutkimme Comments-työkalua MS Excelissä, joka tekee enemmän tai vähemmän saman työn.

Hieno vinkki: Saatat myös haluta oppia kuinka luo avattava luettelo (validointiluettelo) MS Excel Workbooksissa.

No, sen lisäksi, että käytät kommentteja yhteiskäyttäjän muistiinpaneina, saatat löytää sen käyttöä sivuhuomautuksen tekemisessä, solurajoitusten määrittämisessä jne. On täysin sinun päätettävissäsi, kuinka teet tästä ominaisuudesta hyödyllisen. Ja kun käsittelemme tätä, saatat haluta kokeilla muutamia asioita. Joten avaa MS Excel -työkalu ja siirry kohtaan Arvostelu -välilehti. Tutustu Kommentit osio sen alla.

Aina kun haluat määrittää kommentin mille tahansa solulle, valitse se. Napsauta sitten sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse vaihtoehto Lisää kommentti.

Kun teet sen, pieni tekstiruutu tulee näkyviin ja osoittaa valittua solua kohti. Voit täyttää kommentit tähän ruutuun.

Jos olet huomannut, kommenttilaatikko määrittää myös kommentin luojan/editorin nimen (joka toimii tunnisteena). Myös kommentoitu solu merkitään punaisella kolmiolla solun oikeassa yläkulmassa.

Kun kommentti on luotu, hiiren kakkospainikkeen valinta kasvaa kyseisessä solussa. Uudet avautuvat ovat Muokkaa kommenttia, Poista kommentti ja Näytä/piilota kommentti; joista kahdella ensimmäisellä on ilmeiset merkitykset.

Näytä/piilota kommentti voidaan käyttää kommentin kiinnittämiseen/irrotukseen pysyäksesi aina kärjessä. Kommenttiruutu näytetään aina, vaikka työskentelet eri solun kanssa. Kun se on piilotettu, se siirtyy taustalle. Kuvassa on sekoitettu (päällä ja pois päältä) esimerkki kommenteista Näytä ja Piilottaa valtioita.

Halutessasi voit käyttää nauhatyökalua Näytä/piilota kaikki kommentit suorittaakseen kollektiivisen toiminnan tässä asiassa. Tämä tarkoittaa, että kaikki kommentoidut solut olisivat joko sisällä Näytä tai Piilottaa valtio kollektiivisesti.

Huomautus: Kommentteja voidaan luoda vain yhdelle solulle kerrallaan. Jos valitset useita soluja ja lisäät sitten kommentin, työkalu tuottaa sinulle pettymyksen. Sinua ei kuitenkaan estetä luomasta päällekkäistä kommenttia muualle.

Johtopäätös

Henkilökohtaisesti huomaan tämän ominaisuuden käytön monissa paikoissa päivittäisissä asiakirjoissani. Ja olen varma, että löydät siitä myös jossain mielessä apua. Joten kun seuraavan kerran haluat lisätä ohjeita laskentataulukkoon, tiedät mitä tehdä.