Mitä ovat MS Outlookin hakukansiot ja kuinka luoda mukautettu kansi

Olemme aiemmin käsitelleet, kuinka MS Outlook -käyttäjä voisi luoda sääntöjä tarkistaa saapuvat sähköpostit ja suodattaa tai ohjata ne tiettyihin kansioihin (muokattujen sääntöjen perusteella). Sinulla voi kuitenkin olla joitain erityisvaatimuksia, jotka eivät kata kansion säännöt. Tai et ehkä halua siirtää ryhmää (tai viestityyppiä) kokonaan eri kansioon, mutta haluat silti niille erillisen näkymän.

MS Outlook kattaa älykkäästi tällaiset vaatimukset ominaisuudella, joka tunnetaan nimellä Etsi kansiot. Tällaisia ​​kansioita ovat virtuaalisia kansioita eivätkä todellakaan sisällä tai tallenna sähköpostejasi. He vain luovat näkymän määritettyjen sääntöjen mukaisesti ja näyttävät viestit, jotka vastaavat kyseistä sääntöä.

Oletusarvoisesti hakukansio sisältää aina näkymiä, kuten Luokiteltu posti, Suuri posti ja Lukematon posti. Haluat ehkä luoda lisää, kuten seurantaan, liitteellä jne. Katsotaanpa, miten se tehdään.

Näkymän luomisen vaiheet Hakukansiossa

Voit valita näkymän vakiosääntöjen luettelosta tai jopa mukauttaa päästä päähän -sääntöjä tai käyttäjäpohjaisia ​​standardeja.

Vaihe 1: Napsauta hiiren kakkospainikkeella Etsi kansio mille tahansa sähköpostilaatikolle ja napsauta Uusi hakukansio.

Vaihe 2: Valitse luotavan hakukansion tyyppi. Kolmessa ensimmäisessä osiossa luetelluilla kansiotyypeillä on sisäiset standardisäännöt (niiden nimet määrittelevät ne).

Tässä oppaassa laajennamme mukautetun kansion luomista (viimeinen vaihtoehto). Joten valitse se ja napsauta Valita määrittääksesi säännöt ja tarkastelukriteerit.

Vaihe 3: Anna näkymälle sopiva nimi. Voit vaihtaa kansiota, josta sähköpostit tarkistetaan näkymään näkymässä. Napsauta sitten -painiketta Kriteeri määrittelemään valitsemasi säännöt.

Vaihe 4: Vuonna Viestit -välilehdellä voit kirjoittaa avainsanoja, joita järjestelmä etsii sähköposteista ja valitsemaasi kenttään. Kuten kuvasta (alla) näet, voit myös määrittää From ja Lähetetty kenttiä, määrittää aikajanat ja paljon muuta.

Vaihe 5: Voit nyt navigoida kohteeseen Lisää valintoja ja lisää sääntöjä, kuten luokka, luetut/lukemattomat sähköpostit, liitteineen tai ilman, tärkeys, koko ja paljon muuta.

Vaihe 6: Tarvitsetko lisää valintoja? Navigoida johonkin Pitkälle kehittynyt ja klikkaa Ala. Valitse kriteeri, määritä ehto ja arvo.

Napsauta lopuksi Lisätä listaan nähdäksesi merkintäsi. Voit lisätä useita tällaisia ​​merkintöjä.

Vaihe 7: Napsauta OK ja tallenna asetukset. Yritä lähettää testisähköposti ja tarkista, toimiiko se. Jos näin ei ole, olet varmaan sekaisin sääntöjen kanssa. Joten saatat joutua tutustumaan niihin uudelleen.

Huomautus: Muista, että jos poistat sähköpostit hakukansioista, ne poistetaan myös alkuperäisestä sijainnistaan. Mutta jos poistat hakukansion, niihin liittyvät sähköpostit ovat edelleen ennallaan alkuperäisissä paikoissaan.

Johtopäätös

Kuinka hyödyllisiä mielestäsi hakukansiot ovat sinulle? Aiotteko käyttää niitä yhdessä muiden jo olemassa olevien sääntöjen kanssa?

Olen itselleni luonut aika monta. He todella auttavat minua järjestämään asioita askeleen pidemmälle ja pitämään nopeasti muistiin erityyppiset sähköpostit, joihin minun on kiinnitettävä huomiota.