Löydä nopeasti vanhat sähköpostit MS Outlookissa sähköpostiryhmien avulla

Kun olemme töissä, sähköpostit vievät yleensä paljon aikaa. Ja yksi syy on se, että emme tiedä sähköpostien nopean katselun temppuja. Kuten, kun on kyse vanhan sähköpostin poistamisesta, aloitamme yleensä vierityksen ensin. Tuskin tehokas tapa löytää vanhoja sähköposteja. Puhun lähinnä käytöstä MS Outlook (koska useimmat meistä käyttävät sitä töissä) ja niihin liittyvät ominaisuudet.

Aiemmin kerroimme sinulle liitteiden katselu lukuruudussa. No, se on yksi tapa tarttua sähköpostit heidän kaulaansa. Mutta tänään puhumme sähköpostien katselemisesta ryhmissä ja katsomme, kuinka se voi auttaa sinua löytämään vanhoja sähköposteja nopeasti.

Hieno vinkki: Haluat ehkä oppia aktivoimaan ja mukauttamaan lukuruudun, siirtymisruudun ja tehtäväpalkin. Tässä GT: n ohje siinä.

Vaiheet sähköpostien katseluun ryhmissä

Tämän tempun seuraamisen suurin etu on, että se todella auttaa ja nopeuttaa vanhojen sähköpostien poistamista tarpeen tullen.

Vaihe 1: Ensinnäkin sinun on varmistettava se Näytä ryhmissä ominaisuus on aktivoitu käyttöliittymässäsi. Joten navigoi kohteeseen

Näytä -> Järjestä ja tarkista sama.

Kun valitset Näytä ryhmissä kuten päällä, sähköpostit on oletuksena järjestetty ryhmiin Päivämäärä (Tänään, eilen, viime viikolla ja niin edelleen). Tämä järjestely toimii kunnollisena rajauksena.

Vaihe 2: Jos et pidä oletusasetuksesta tai haluat muuttaa ryhmittelysääntöä, napsauta hiiren kakkospainikkeella viestiruudun otsikkoa, jossa se lukee Järjestäjä… Sitten voit valita kriteerit uudet kriteerit ryhmittelyä varten.

Huomaa, että sääntö koskee vain valittua kansiota. Ryhmään yleensä From lauseke, kun tarvitsen edellisen viestin.

Vaihe 3: Jos sinulla on pitkä luettelo yhteyshenkilöistä ja useita viestejä jokaiselle, tarvitset nopean tavan tavoittaa se. Tällä kertaa napsauta hiiren kakkospainikkeella ryhmän otsikkoa ja sano Kutista kaikki.

Vaihe 4: Kun teet tämän, kaikki ryhmät kutistavat hallussaan olevien viestien luettelon. Napsauta plusmerkkiä vaaditun säikeen kohdalla, niin kaikki kyseisen ryhmän viestit ovat saatavilla yhdellä silmäyksellä.

Muita hyödyllisiä ja usein tarvitsemiani ryhmittelyvaihtoehtoja ovat Vastaanottaja, Aihe, Luokat ja Tärkeys. Voit löytää omia tai luoda mukautetun näkymän siirtymällä kohtaan Näytä -> Järjestä -> Mukautettu.

Johtopäätös

Yllä kuvatut vaiheet ovat vain yritys käyttää ja hyödyntää MS Outlookin käytettävissä olevia ominaisuuksia. Seuraan näitä jokapäiväisessä elämässäni. Kokeile sitä, niin voit saada muutaman sekunnin joka päivä. Jopa se tekee työelämästäsi parempaa, eikö niin?