Kuinka varmistaa, että Microsoft Teamsin kokoukseen kutsutut odottavat aulassa
Sekalaista / / March 17, 2022
Microsoft Teams yrittää kopioida ja parantaa käyttäjien virtuaalista kokouskokemusta. Se auttaa varmistamaan, että virtuaalinen kokouskokemus käyttäjillä on vain vähän tai ei ollenkaan eroa fyysisiin kokouksiin. Esimerkki tällaisesta on Microsoft Teamsin aulaominaisuus.
Yleensä ovella oleva hoitaja valvoo pääsyä kokoushuoneeseen. Tämä estää kutsumattomia vieraita tunkeutumasta sisään tai varmistaa, että kokouksen isännät saavat riittävästi aikaa asettua sisään ennen kuin muut vieraat liittyvät. Microsoft Teamsin aulatoiminto toimii aivan kuten fyysinen odotushuone. Tässä on kaksi tapaa aktivoida se virtuaalisia kokouksiasi varten.
Huomioitavaa, kun hallitset Microsoft Teams -aulaasi
Nämä asiat on hyvä pitää mielessä, kun yrität hallita kokoukseen kutsuttujen pääsyä:
- Joissakin organisaatioissa organisaation järjestelmänvalvoja hallitsee kokouksen osallistujien oletusasetuksia.
- Jos olet kokouksen järjestäjänä kutsunut osallistujia organisaatiostasi, he voivat oletusarvoisesti saada ohittaa kokoushuoneen.
Aulan käyttöönotto muokkaamalla kokousasetuksia
Jos organisaatiosi järjestelmänvalvoja hallitsee kokouksen oletusasetuksiasi, voit silti hallita pääsyä kokoukseesi. Ennen kokouksen alkamista voit tehdä sen kokousvaihtoehdoilla. Näin se toimii:
Vaihe 1: Käynnistä Microsoft Teams -sovellus.
Vaihe 2: Napsauta Kalenteri-kuvaketta vasemmassa sarakkeessa.
Vaihe 3: Napsauta Uusi kokous -kuvaketta ajoittaaksesi kokouksen oikeassa kulmassa.
Vaihe 4: Lisää tarvittavat osallistujat ja muut kokouksen tiedot ja lähetä kutsu.
Vaihe 5: Palaa kalenterinäkymään ja avaa juuri suunnittelemasi kokous.
Vaihe 6: Napsauta ponnahdusikkunaa avataksesi kokousasetukset.
Vaihe 7: Siirry Microsoft Teamsin yläreunassa oleviin asetuksiin ja valitse Kokousasetukset. Tämä käynnistää sivun verkkoselaimessasi.
Vaihe 8: Uuden kokouksen vaihtoehdoista. Napsauta "Kuka voi ohittaa aulan?" -vaihtoehdon vieressä olevaa avattavaa valikkoa.
Vaihe 9: Napsauta avattavan valikon nuolta nähdäksesi luettelon vaihtoehdoista ja valitse luettelon alareunasta Vain minä.
Vaihe 10: Napsauta Tallenna-painiketta.
Vaihe 11: Liity kokoukseen ja odota kokouksen osallistujia. Kun joku heistä liittyy kokoukseen, sinun pitäisi saada ilmoitus aulassa olevista osallistujista.
Vaihe 12: Voit lisätä minkä tahansa heistä kokoukseen napsauttamalla Hyväksy. Toisaalta voit napsauttaa Näytä aula nähdäksesi kaikki aulassa olevat.
Vaihe 13: Siirry oikealla olevaan ruutuun nähdäksesi kaikki aulassa olevat ihmiset. Voit hyväksyä tai hylätä osallistujat napsauttamalla √ (valintaruutu) tai × (rasti).
Voit valita muita asetuksia valitessasi, kuka pääsee ohittamaan aulan. Jos esimerkiksi valitset Kutsumani ihmiset, vain nämä ihmiset voivat ohittaa kokouksen aulan.
Aulan käyttöönotto muuttamalla osallistujaasetuksia
Jos unohdat säätää kokouksen asetuksia ennen kokouksen aloittamista, älä huoli. Voit silti rajoittaa muiden kutsuttujen pääsyä. Sinun tarvitsee vain muuttaa osallistujan asetuksia kokouksen aikana. Näin se toimii:
Vaihe 1: Siirrä osoitin Teams-kokousikkunassa oikealle ja napsauta kolmen ellipsin painiketta, joka tunnetaan myös nimellä Lisää toimintoja.
Vaihe 2: Napsauta Kokousasetukset ja tämän pitäisi avata uusi ruutu kokousikkunassasi.
Vaihe 3: Uuden kokouksen vaihtoehdoista. Napsauta avattavaa valikkoa Kuka voi ohittaa aulan?
Vaihe 4: Napsauta avattavan valikon nuolta nähdäksesi luettelon vaihtoehdoista ja valitse Vain minä.
Vaihe 5: Napsauta Tallenna.
Vaihe 6: Palaa kokoukseen, ja uudet osallistujat odottavat nyt aulassa. Kun joku heistä liittyy kokoukseen, sinun tulee saada nopea ilmoitus aulassa olevista osallistujista.
Vaihe 7: Voit lisätä minkä tahansa heistä kokoukseen napsauttamalla Hyväksy. Toisaalta voit napsauttaa Näytä aula nähdäksesi kaikki aulassa olevat.
Vaihe 8: Siirry oikealla olevaan ruutuun nähdäksesi kaikki aulassa olevat ihmiset. Voit hyväksyä tai hylätä kaikki osallistujat napsauttamalla √ (valinta) tai × (risti).
Teams Meeting Attending -tietojen lataaminen
Jos kokouksen kutsuluettelossasi on useita henkilöitä, voi olla vaikea seurata, ketkä olivat läsnä. Voit säästää itsesi muistiinpanojen tekemisen vaivalta lataa Teams Meeting Attendance kokouksen aikana ja sen jälkeen.
Päivitetty viimeksi 8. maaliskuuta 2022
Yllä oleva artikkeli saattaa sisältää kumppanilinkkejä, jotka auttavat tukemaan Guiding Techiä. Se ei kuitenkaan vaikuta toimitukselliseen eheyteemme. Sisältö pysyy puolueettomana ja autenttisena.